Tuesday, December 22, 2020

Flowchart Pembelian, pengadaan barang persediaan secara kredit dan tunai

flowchart pembelian

Flowchart pembelian merupakan gambaran alur proses dan dokumen pembelian barang persediaan dan operasional perusahaan. Flowchart pembelian ini dapat menggambarkan dengan detail setiap langkah – langkah dan berjalannya dokumen dari awal dimulainya kebutuhan persediaan barang hingga akhir pemesanan barang ke supplier. Dari flowchart inilah nantinya akan menjadi detail prosedur yang akan menjadi kebijakan perusahaan untuk dijalankan.


Flowchart Pembelian bagian dari rantai pasokan dan persediaan

Pada saat kita membahas perihal persediaan, maka akan sangat berhubungan dengan pengadaan atau pembelian. Bagaimana kita melakukan pengelolaan persediaan dengan menerapkan metode pencatatan persediaan maupun metode estimasi persediaan, data tersebut berawal dan berdasar dari pembelian barang persediaan.

Pada saat dilakukan pembelian maka harga barang dan biaya yang melekat pada saat pembelian atau diperolehnya barang persediaan menjadi Harga perolehan barang persediaan. Untuk itu kita harus memastikan bahwa harga perolehan tersebut adalah nilai wajar yang didapatkan oleh perusahaan. Justru pada saat memastikan pemasok atau supplier maka sebisa mungkin mendapat harga murah atau kompetitif dengan kualitas barang yang sama.

Maka dari itu dibutuhkan flowchart untuk memberikan gambaran alir proses pembelian dan dokumen yang digunakan. Flowchart pembelian merupakan bagian dari Sistem informasi akuntansi, dimana ancaman terhadap sistem informasi akuntansi membutuhkan pengendalian internal.

Flowchart yang akan menjadi dasar dari sebuah prosedur, dapat berfungsi sebagai pengendalian internal. Yang memastikan tidak terjadinya penyalahgunaan tanggung jawab yang berdampak pada harta perusahaan. Sehingga pengakuan atas persediaan juga mempunyai nilai yang wajar dalam data yang disajikan.


Flowchart pembelian dengan kondisi struktur organisasi yang berbeda

Dalam merancang Flowchart pembelian sudah diterapkan pengendalian internal pembelian, terhadap penanggung jawab, tugas, fungsi hingga formulir dan pencatatan pembelian. Hal ini dilakukan untuk membuat batasan – batasan yang jelas dan proses yang harus dijalankan agar tidak menimbulkan resiko atas harta perusahaan yang akan diperoleh.

Ada penerapan yang berbeda pada bidang usaha tertentu terhadap tanggung jawab pembelian, hal ini saya dapat dari pengalaman saya selama ini. Contoh pada bidang usaha manufaktur, shipping dan distributor, dimana bagian pembelian dibawah divisi logistik atau operasional dan manager purchasing menjadi bertanggung jawab ke kepala logistik atau operasional.

Namun pada bidang usaha perhotelan dan rumah sakit, bagian pembelian berada didalam divisi akuntansi dan keuangan, dengan manajer purchasing bertanggung jawab pada FC / CFO atau direktur keuangan. Bahkan untuk struktur organisasi yang kecil, tanggung jawab purchasing menjadi tanggung jawab FC atau manajer keuangan, dengan hanya dibantu oleh staff purchasing.

Untuk itu dalam pembahasan flowchart pembelian ini saya mengkondisikan purchasing dalam struktur organisasi dibawah departemen atau divisi keuangan akuntansi. Dengan pertimbangan bahwa berperan sebagai penanggung jawab pengelolaan keuangan dan penanggung jawab pengadaan secara bersamaan tidak terdapat konflik. Dan tetap menjalankan tugas dan fungsi yang berbeda dengan control yang berjalan baik. Harapannya Flowchart ini nantinya dapat menjadikan batasan dan kendali yang jelas atas proses yang harus dijalankan.


Perancangan Flowchart pembelian kredit dan flowchart pembelian tunai

Setelah memastikan dan menerapkan pengendalian internal dalam flowchart. Sekali lagi saya ingatkan bahwa penerapan pengendalian internal pada flowchart dan prosedur sama halnya menerapkan pengendalian internal pada sistem informasi akuntansi. Untuk meminimalkan ancaman terhadap sistem informasi akuntansi.

Perancangan flowchart pembelian yang saya lakukan membedakannya berdasar cara memperoleh atau lebih pada metode pembayarannya.

2 Flowchart pembelian berdasar pada metode pembayaran terdiri dari :

  1. Flowchart pembelian kredit.
  2. Flowchart pembelian tunai.
Yang membedakan dengan jelas dari 2 flowchart ini yaitu flowchart pembelian tunai, dimana flowchart harus mengikuti prosedur atau SOP pengeluaran kas kecil. Karena diharapkan pembelian dengan jumlah dan nilai besar dapat dilakukan pembayaran secara kredit. Dengan dasar pertimbangannya terkait pengelolaan cashflow perusahaan.


1. Flowchart pembelian kredit

Flowchart pembelian kredit ini dimulai dari permintaan pengadaan barang dari user departemen lain atau gudang. Karena purchasing dari awal ditegaskan tidak diperkenankan membuat permintaan pembelian sendiri. Sehingga permintaan harus datang dari pengguna atau gudang melalui formulir Purchase Request (PR). PR yang diajukan ke cost controller sudah harus ditandatangani user dan atasan user departemen.

Cost controller memeriksa PR yang diterima dengan melakukan pengecekan atas inventory apabila permintaan dari gudang. Dan memeriksa budget yang sudah disetujui apabila permintaan dari departemen lain. Umumnya permintaan pengadaan diluar budget hanya untuk keadaan darurat.

Proses flowchart pembelian kredit berikutnya, dimana purchasing menerima PR yang sudah diperiksa dan disetujui oleh cost controller. Purchasing memastikan bahwa barang atau persediaan yang diminta dapat dipenuhi oleh pemasok atau supplier reguler yang sudah terdata pada sistem perusahaan. Sehingga terdapat 2 kondisi untuk flowchart pembelian kredit yaitu:

  • Apabila dapat dipenuhi oleh Supplier reguler, maka proses berlanjut dalam pembuatan Purchase Order (PO). Setelah PO dibuat harus melalui proses pemeriksaan dan catatan dari cost controller, kemudia baru mengajukan persetujuan ke Financial Controller dan General Manager / Direktur. Bisa juga ditetapkan Diskresi atas pengambil keputusan (Discretion Decision making) dengan nominal tertentu menjadi wewenang FC tanpa harus persetujuan GM. Atau semua nominal harus persetujuan FC dan GM.
  • Apabila tidak dapat dipenuhi oleh supplier reguler maka harus mencari supplier baru dengan meminta penawaran kepada minimal 3 supllier atas barang sejenis. Menentukan 1 supplier baru dengan pengajuan penawaran minimal 3 supliier sebagai pembanding. Dan proses ini harus diperiksa cost controller dan persetujuan FC dan GM. Setelah itu dapat berlanjut seperti proses PO supplier regular.
Receiving akan menerima copy PO yang sudah disetujui untuk memeriksa barang datang, dimana proses ini berlanjut berdasarkan flowchart penerimaan barang. Setelah itu purcahasing dapat mengirim PO ke Supplier untuk segera dikirimkan barang yang dipesan.


Flowchart pembelian
Flowchart pembelian kredit halaman 1


Flowchart pembelian
Flowchart pembelian kredit halaman 2


2. Flowchart pembelian Tunai

Sedangkan perancangan flowchart pembelian tunai ini jauh lebih sederhana. Pada umumnya pembelian tunai ini bukan beli tunai ke supplier namun pembelian tunai untuk kebutuhan operasional, rumah tangga kantor, perlengkapan kantor, perlengkapan operasional yang tidak dipasok oleh supplier atau dipasok dengan minimal pesananan yang jauh lebih besar daripada kebutuhan.

Atau seperti pengalaman saya di rumah sakit yang saya bahas dalam sistem kas kecil dan pengendalian internal kas kecil. Dimana ada pengadaan drugs anesthesi yang termasuk golongan narkotika hanya bisa dibeli secara tunai dengan surat rekomendasi ke apotek pemerintah.

Proses perancangan flowchart pembelian tunai dimulai dengan permintaan dari user departemen atau gudang. Kemudian PR diserahkan ke cost controller untuk diperiksa dan dibandingkan dengan catatan inventory (Min – Max) atau budget yang sudah disetujui.

Kemudian flowchart pembelian tunai berlanjut dengan diserahkannya PR ke purchasing untuk dibuatkan PO dan dimintakan persetujuan PO ke FC dan GM. Prosesnya sama persis  dengan flowchart pembelian kredit.

Yang membedakan flowchart pembelian tunai adalah pada saat PO sudah disetujui, maka purchasing menyiapkan cash advance atau bon sementara atau kas bon untuk permintaan dana. Cash advance atau CA diajukan persetujuan ke FC. Setelah disetujui melanjutkan proses pengeluaran kas kecil ke kasir kas kecil. Pada saat dana diterima dapat dilakukan baru dilakukan pembelian.


flowchart pembelian
Flowchart pembelian tunai hal 1




Flowchart Pembelian
Flowchart Pembelian Tunai halaman 2



Pembuatan prosedur berdasar flowchart pembelian

Setelah flowchart pembelian dirancang alir dokumen dan proses yang harus dijalankan, maka flowchart ini digunakan sebagai dasar untuk membuat SOP pembelian kredit dan SOP pembelian tunai secara detail. Pada prosedur nantinya akan menginformasikan tanggung jawab dan aktivitas yang harus dilakukan serta formulir yang akan digunakan.

Prosedur ini nanti juga mengatur 2 kondisi yang berbeda atas pengadaan atau pembelian berdasar metode pembayaran. Namun batasan – batasannya dapat dideskripsikan secara detail hingga batasan waktu proses tersebut dilakukan. Bagaimanapun dalam menjalankan proses pembelian dari pengajuan hingga persetujuan PO membutuhkan waktu untuk hal – hal administratif.

Perlunya  dipertimbangkan dalam proses pembuatan PO hingga barang yang dipesan datang nantinya tidak mengganggu ketersediaan stock atau inventory. Pengaruhnya jelas pada produksi atau operasional perusahaan. Perlu ditegaskan rentang waktu antara proses administrasi PO hingga barang kedatangan dengan batasan minimum persediaan masih tercukupi.