Friday, December 18, 2020

SOP Invoice Opname, prosedur pemeriksaan fisik invoice dan bukti pendukung piutang oustanding

SOP Invoice Opname

SOP Invoice opname merupakan suatu prosedur dalam melaksanakan pemeriksaan fisik invoice / nota / faktur penjualan dan dokumen pendukungnya. Pemeriksaan fisik yang terfokus pada invoice atau faktur penjualan kredit yang dikelola bagian piutang usaha. Dilakukan sebagai verifikasi internal atas penerapan pengendalian internal piutang usaha dengan tujuan antara lain memastikan data dan informasi yang akurat, menjaga aset perusahaan dan kepatuhan atas prosedur piutang usaha.


Hal – hal yang mendasari perancangan SOP Invoice Opname

Seperti yang sudah diulas dalam tulisan saya sebelumnya mengenai Invoice Opname, bahwa invoice opname merupakan salah satu penerapan pengendalian internal terhadap piutang. Tujuan yang sama dengan pengendalian internal dengan lingkup yang lebih kecil pada piutang usaha.

Untuk itu perlunya dilakukan invoice opname untuk memastikan semua tujuan tersebut tercapai terutama dalam hal data yang akurat, kebenaran pengakuan harta milik perusahaan dan kepatuhan dalam menjalankan SOP penagihan piutang dan SOP pelunasan piutang.

Dalam merancang prosedur atau SOP invoice opname haru paham atas semua formulir yang terkait dengan piutang baik bukti transaksi maupun bukti pendukungnya. Sehingga prosedur atau SOP invoice opname bisa menjadi pedoman dalam pelaksanaan yang menjelaskan secara detail dokumen yang terkait untuk dilakukan pemeriksaan.

Perancangan prosedur atau SOP Invoice opname ini sebelumnya sudah ditetapkan bahwa pedoman dalam pelaksanaan invoice opname dilakukan dengan 2 kondisi yang berbeda yaitu:

  1. Pelaksanaan terjadwal setiap akhir bulan untuk memastikan akurasi dan kewajaran data asset perusaahan yang akan dilaporkan dalam laporan keuangan interim bulanan.
  2. Pelaksanaan mendadak tanpa pemberitahuan untuk memastikan tidak terjadinya penyalahgunaan dan kepatuhan menjalankan produser.
SOP invoice opname terfokus pada fisik invoice yang masih outstanding dan bukti pendukung yang terkait dan seluruh penerbitan invoice secara berurutan. Karena pembayaran atau pelunasan atas piutang outstanding / overdue berdasarkan SOP pelunasan piutang seharusnya langsung diserahkan ke kasir pada saat hari yang sama. Bagian piutang tidak difungsikan sebagai penyimpanan atas harta perusahaan berupa kas dan setara kas. Sehingga pemeriksaan atas pelunasan piutang sudah tercakup dalam SOP Cash Opname.


Membuat Prosedur atau SOP invoice opname

Seperti halnya pemeriksaan kas, prosedur atau SOP invoice opname perlu disiapkan terlebih dahulu formulir yang akan digunakan dalam pelaksanaan invoice opname. Terdapat 2 formulir yang akan digunakan yaitu :

  1. Lembar Kertas kerja invoice opname, kertas kerja ini digunakan sebagai alat bantu dalam melaksanakan pemeriksaan fisik invoice dan dokumen pendukungnya.
  2. Berita acara invoice opname, merupakan laporan hasil pemeriksaan fisik yang berdasarkan data dari lembar kertas kerja dan ditandatangani oleh pemeriksa, yang diperiksa dan disetujui atasan.
Setelah itu dalam prosedur atau SOP invoice opname juga dijabarkan bahwa pelaksana adalah internal departemen accounting yang ditunjuk dengan pertimbangan atas kemampuan dalam melakukan pemeriksaan atau sudah dilakukan pembekalan sebelumnya. Bagian piutang atau AR mendampingi sebagai yang diperiksa, kemudian didampingi oleh salah satu IT untuk membantu melakukan tracing atas histori di sistem dan kemungkinan terjadinya error sistem yang menyebabkan hambatan dalam pemeriksaan.

SOP invoice opname ini mencakup ruang lingkup yang cukup sempit hanya terfokus pada bagian piutang / AR. Prosedur ini mempunyai format yang sama dengan SOP pada tulisan saya sebelumnya, mempunyai 3 bagian yang memberikan informasi seperti berikut:

  1. Bagian 1: Header SOP Invoice Opname.
  2. Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP Invoice Opname.
  3. Bagian 3: Badan dokumen SOP Invoice Opname.

Bagian 1 Header SOP invoice Opname

Header prosedur atau SOP invoice opname ini memberikan informasi yang lebih umum berupa:

  • Logo Perusahaan: kolom untuk menunjukan logo perusahaan. Sebagai sebuah pernyataan bahwa SOP dibuat dan digunakan untuk kepentingan dan milik perusahaan.
  • Judul: Pada kolom ini menginformasikan lebih detail dengan judul “Invoice Opname atas Account Receivables”.
  • Nomer Dokumen: Menginformasikan nomer SOP berurutan dengan SOP yang sebelumnya dengan kategori yang sama.
  • Tanggal dibuat: tanggal SOP dibuat.
  • Tanggal berlaku: Tanggal SOP mulai diberlakukan.
  • Nama departemen: menginformasikan departemen accounting & finance yang menerbitkan dan berkepentingan atas SOP ini.
  • Revisi: Jumlah revisi SOP yang sudah pernah dilakukan, kalau belum diisi 0.
  • Halaman: Jumlah halaman dengan penulisan halaman ke berapa dari berapa halaman.
Kita pastikan bagian header dari prosedur ini memberikan informasi secara detail dan muncul pada bagian atas setiap halaman.


Bagian 2 Persetujuan dokumen SOP Invoice Opname

Kolom persetujuan dan pembuat menginformasikan pejabat dalam departemen akuntansi dan keuangan yang mempunyai kewenangan menerbitkan SOP. Dengan menampilkan informasi bahwa SOP Invoice Opname ini diterbitkan sebagai SOP baru, koreksi / revisi atau bahkan pembatalan SOP.

Bagian pembuat dan persetujuan ini terdapat detail sebagai berikut:

  • Kolom Dibuat oleh: pada kolom ini diisi jabatan yang membuat SOP dan ditandatangani.
  • Kolom Disetujui oleh: berisi jabatan yang berwenang menyetujui SOP dan ditandatangani.
  • Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan: Diisi sesuai dengan kondisi SOP ini dibuat.

Bagian 3 Badan dokumen SOP Invoice Opname

Ini menjadi bagian pokok dari SOP Invoice Opname, di bagian ini memberikan informasi secara detail terkait tujuan pembuatan SOP, definisi, dokumen yang digunakan, detail prosedur hingga lampiran.

Berikut ini bagian badan dokumen SOP:

  • Bagian Tujuan:  Merupakan tujuan yang mendasari dibuatnya SOP ini. Contoh dari tujuan prosedur adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam dalam pelaksanaan pemeriksaan fisik Invoice (Invoice Opname) berupa dokumen fisik Invoice, Surat Pengiriman barang, Credit Note, Debit note, Faktur Pajak  atas Piutang dan memastikan kesesuaian dan kebenaran semua dokumen dengan pencatatan dan proses dijalankan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan.”.
  • Bagian Ruang lingkup: Merupakan lingkup bagian / departemen yang diikat dengan SOP, dalam hal ini adalah divisi / departemen akuntansi dan keuangan. Contohnya seperti berikut “Prosedur ini menjelaskan proses pemeriksaan fisik Invoice (Invoice Opname) Piutang yang berlaku bagi departemen accounting & finance”.
  • Bagian Definisi: Pemakaian Istilah dijelaskan pada kolom ini. Seperti Lembar kertas kerja dan Berita Acara Invoice Opname.
  • Bagian Acuan: Menginformasikan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur dan mengikat SOP.
  • Bagian Dokumen: Menginformasikan dokumen - dokumen yang digunakan untuk menjalankan prosedur pelunasan piutang. Yaitu lembar kertas kerja dan berita acara invoice opname.
  • Bagian Rincian Prosedur: Menjelaskan secara detail atas prosedur invoice opname, tiap - tiap langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab. Disertai narasi penggunaan dokumen pendukung yang menyertai.
  • Bagian Lampiran: Menginformasikan lampiran atas SOP ini, baik berupa contoh dokumen yang akan digunakan.
Contoh prosedur atau SOP invoice opname

SOP Invoice Opname
SOP Invoice Opname hal 1

 

SOP Invoice Opname
SOP Invoice Opname hal 2

SOP Invoice Opname
SOP Invoice Opname hal 3


SOP Invoice Opname
SOP Invoice Opname hal 4


Sosialisasi prosedur SOP Invoice Opname ke bagian terkait

Perlunya dilakukan sosialisasi terkait penerapan prosedur atau SOP invoice opname ini ke bagian terkait, dimana SOP ini digunakan hanya untuk internal departemen dalam aktivitas akuntansi keuangan perusahaan. Dan bukan bagian dari pelaksanaan internal auditor perusahaan apabila perusahaan mempunyai bagian internal auditor sendiri.

Untuk itu sosialisasi ini membutuhkan waktu tidak hanya dalam penyampaian atas prosedur atau SOP invoice opname, namun juga dapat dilakukan simulasi dan pembekalan bagi beberapa orang yang nantinya diberi tanggung jawab dalam pelaksanaannya. Pada prosedur atau SOP invoice opname ini saya mencontohkan rentang waktu 2 minggu antara tanggal dibuat dan tanggal ditetapkan. Dan waktu 2 minggu sudah lebih dari cukuup mengingat lingkup yang lebih kecil dalam penerapan SOP ini.