Tuesday, October 27, 2020

SOP penagihan piutang, pedoman dalam penagihan piutang outstanding

sop penagihan piutang


SOP penagihan piutang merupakan sebuah prosedur penagihan piutang yang dimulai dari proses persiapan atas penagihan hingga diterimanya pembayaran piutang. Penagihan piutang merupakan bagian proses dari sebuah pengelolaan piutang usaha. Dimana pengelolaan piutang usaha dilakukan secara baik dengan memastikan proses berjalan dengan baik dengan cara yang benar. Dan tentunya juga menerapkan pengendalian internal yang sudah disusun untuk merancang sebuah Flowchart. Dari flowchart piutang usaha ini dijadikan dasar dalam merancang bangun sebuah SOP / prosedur standard yang salah satunya adalah SOP penagihan piutang.


Beberapa hal yang mendasari pembuatan SOP penagihan piutang

Seperti halnya membuat SOP atau prosedur standard dalam menjalankan proses atau aktivitas tertentu yang menjadi bagian dalam sebuah proses yang lebih besar. Maka perlunya kita melakukan prediksi atas kejadian – kejadian yang kemungkinan terjadi apabila tidak terdapat SOP atau standard operasional prosedur yang memberikan batasan atas proses, tanggung jawab dan pemakaian dokumen.

Sebelumnya perlu kita pahami bahwa perlunya kendali atas piutang usaha sebagai sebuah proses pengelolaan piutang usaha yang terdiri dari berbagai rangkaian aktivitas yang saling terkait dan tidak boleh dipisahkan. Dimana rangkaian aktivitas tersebut ditunjang oleh sistem informasi akuntansi dan formulir yang digunakan, yang salah satu fungsinya sebagai pengendalian internal piutang usaha. Alat penunjang ini yang akan membantu untuk meminimalkan kemungkinan dampak internal maupun eksternal berupa kecurangan yang mungkin terjadi.

Seperti halnya dalam membuat SOP, maka merancang SOP penagihan piutang ini kita juga perlu melakukan beberapa hal utama salah satunya yaitu:

  • Observasi. Hal ini dilakukan untuk membuat gambaran besar atas proses penagihan tersebut dilakukan. Observasi tersebut juga melibatkan bagian yang terkait atas proses penagihan piutang. Sehingga bisa menentukan bagian mana yang bertanggung jawab dan detail tugasnya. Selain itu kita memastikan metode pembayaran yang mungkin akan dilakukan oleh customer dan bagaimana pengamanannya.

  • Formulir. Setiap aktivitas yang akan dilakukan harus melibatkan formulir dalam sistem informasi akuntansi untuk merekam aktivitas dan memastikan aktivitas tersebut benar terjadi. Perlunya kita merancang dan menentukan formulir yang kita gunakan untuk merekam aktivitas dari awal penagihan hingga penyimpanan hasil penagihan.

  • Flowchart. Alur proses dan formulir ini tergambar dalam sebuah flowchart, sehingga dalam alur proses penagihan tersebut terlihat jelas bagian yang bertanggung jawab dan tugas dari masing – masing bagian. Serta alur formulir yang digunakan dalam merekam aktivitas dan siapa pelaksana maupun penanggung jawabnya.


Memprediksi kecurangan yang mungkin terjadi dalam SOP Penagihan Piutang

Dari beberapa pertimbangan diatas dan hal – hal mendasar yang perlu kita lakukan sebelum merancang SOP penagihan piutang. Ada satu hal yang sudah saya singgung yaitu terkait memprediksi kecurangan atau dampak internal maupun eksternal yang mungkin terjadi.

Bagaimana memprediksi terjadinya kecurangan? Tidak terlalu sulit meskipun kita belum pernah mengalaminya sendiri, dengan merancang pengendalian internal piutang usaha. Beberapa hal temuan kecurangan saya tuangkan dalam pengendalian internal piutang usaha dan pengelolaan piutang usaha, terutama dalam hal penagihan piutang.

Berikut beberapa kondisi yang saya rangkum dari pengalaman saya yang memungkinkan bisa terjadinya kecurangan:

  • Tidak adanya cek silang antar bagian. Setidaknya kita harus memastikan ada cek silang antar bagian dan tidak adanya tumpang tindih atas fungsi dan tanggung jawab. Dalam flowchart piutang usaha yang saya bahas sebelumnya terlihat adanya filter yang berjenjang dan saling cek antar bagian dan fungsi.

  • Terdapat tugas dan fungsi yang dirangkap. Apabila sampai terjadi adanya fungsi yang dirangkap, apalagi satu orang melakukan penagihan, penyimpanan dan pencatatan. Besar kemungkinan bisa dilakukan manipulasi atau setidaknya terjadi pengabaian karena load kerja / tidak adanya skala prioritas.

  • Formulir yang sekedarnya. Dimana formulir hanya menampilkan data tanpa ada tanda tangan pelaksana, maupun yang memeriksa atau menyetujui.

Beberapa hal diatas masih terjadi di beberapa perusahaan karena alasan efisiensi namun mengorbankan pengamanan atas harta perusahaan berupa piutang.


Merancang SOP penagihan piutang atau prosedur penagihan piutang

Dalam merancang SOP penagihan piutang ini sudah kita tetapkan beberapa hal seperti tergambar dalam flowchart piutang usaha. Kita sudah menentukan batasan fungsi dan tanggung jawab ke beberapa bagian yaitu:

  • Bagian piutang sebagai penagihan dan pengelolaan piutang,

  • Bagian kasir sebagai penyimpan pembayaran piutang.

  • Bagian accounting sebagai pencatatan jurnal / posting (meskipun bagian piutang melakukan pencatatan di kartu piutang hingga menjadi jurnal secara sistem namun tidak punya akses melakukan posting).

Beberapa ketentuan yang perlu dilakukan terutama dalam penerimaan penagihan yaitu:

  • Data customer lama dan baru sudah terekam di kartu piutang, lengkap dengan nama alamat, metode pembayaran, jangka waktu kredit, dan no rekening customer. (nomer rekening ini diperlukan untuk melakukan pengecekan untuk customer yang melakukan metode pembayaran transfer. Dan pengembalian kelebihan bayar apabila tidak dapat dikompensasikan ke tagihan lainnya).
  • Customer sudah mengisi Cek / BG dengan nama perusahaan pada kolom “dibayarkan kepada” sebelum diserahkan ke kolektor.
  • Kolektor harus menyerahkan hasil penagihan pada hari yang sama ke bagian piutang.
  • Uang tunai / Cek / BG yang diterima harus disetorkan bagian piutang ke kasir pada hari yang sama sebelum jam kerja berakhir.
  • Cek / BG yang diterima harus di foto copy sebagai lampiran daftar penagihan piutang.
Setelah beberapa hal tersebut di atas barulah kita membuat SOP penagihan piutang yang terdiri beberapa bagian yang memberikan informasi yang berbeda seperti berikut:

  • Bagian 1 Header SOP Penagihan Piutang.
  • Bagian 2 Persetujuan Dokumen SOP Penagihan Piutang.
  • Bagian 3 Badan dokumen SOP Penagihan Piutang.

Bagian 1 Header SOP Penagihan Piutang

Pada bagian ini memberikan informasi berupa:

  • Logo Perusahaan: kolom untuk menampilkan logo perusahaan. Yang secara tidak langsung menyatakan bahwa SOP penagihan piutang ini dikeluarkan untuk kepentingan dan milik perusahaan.
  • Judul: Pada kolom ini saya tampilkan lebih detail dengan judul “Penagihan dan pembayaran piutang”. Karena ada penagihan dan pembayaran ditagihkan atau dikumpulkan oleh kolektor namun ada penagihan dan pembayaran dengan cara transfer bank (tanpa kolektor).
  • Nomer Dokumen: nomer berurutan dari SOP yang dibuat sebelumnya dengan indeks yang sudah dirancang.
  • Tanggal dibuat: tanggal SOP penagihan piutang dibuat.
  • Tanggal berlaku: Tanggal SOP penagihan piutang mulai diberlakukan.
  • Nama departemen: departemen accounting & finance yang mengeluarkan dan berkepentingan atas SOP ini.
  • Revisi: Jumlah revisi SOP yang sudah pernah dilakukan, kalau belum diisi 0.
  • Halaman: Jumlah halaman dengan penulisan halaman ke berapa dari berapa halaman.
Format pada bagian ini ada beberapa macam, terutama kalau kita menggunakan layanan jasa penyimpan dokumen maka kita mengikuti format yang ada pada pelayanan tersebut. Namun kalau kita membuat sendiri bisa mencontoh format seperti SOP yang umum berlaku. Meskipun beberapa perusahaan mungkin mempunyai format yang berbeda, tapi informasi yang ditampilkan sama seperti di atas.


Bagian 2 Persetujuan Dokumen SOP Penagihan Piutang

Pada bagian memberikan informasi tentang siapa yang mempunyai kewenangan dalam membuat SOP ini dan siapa yang punya kewenangan menyetujui. Informasi juga merekam jabatan yang membuat dan menyetujui, sehingga terdapat histori siapa yang membuat dan melakukan revisi. Untuk hal itu pada bagian terdapat kolom SOP dibuat dalam kondisi baru, revisi atau bahkan pembatalan.

Dibagian persetujuan ini terdapat detail sebagai berikut:

  • Kolom Dibuat oleh: pada kolom ini diisi jabatan yang membuat dengan jelas.
  • Kolom Disetujui oleh: diisi jabatan yang berwenang menyetujui SOP yang dibuat.
  • Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan: Diisi sesuai dengan kondisi SOP ini dibuat.

Bagian 3 Badan dokumen SOP Penagihan Piutang

Bagian ini menjelaskan secara detail apa yang menjadi tujuan dari pembuatan SOP penagihan piutang, dokumen yang digunakan serta definisinya. Dan apabila ada peraturan perusahaan yang lebih tinggi yang menjadi acuan wajib dicantumkan agar selaras dengan tujuan perusahaan.

Perlunya menginformasikan secara detail atas tujuan, definisi, dokumen hingga detail prosedur dan lampiran, agar memberi gambaran yang jelas bagi pelaksana prosedur. Gambaran yang tertulis dalam SOP penagihan piutang tersebut diharapkan dapat membuat pengelolaan piutang berjalan sebagaimana mestinya.

Berikut ini bagian badan dokumen sop penagihan piutang:

  • Bagian Tujuan:  Latar belakang yang mendasari dibuatnya SOP ini. Pada bagian ini saya mencontohkan bahwa tujuan prosedur adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam pelaksanaan penagihan piutang, penerimaan pembayaran piutang berupa uang tunai, cek, BG dan Transfer antar bank serta memastikan semua proses dilakukan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan dan sejalan dengan tujuan perusahaan”.
  • Bagian Ruang lingkup: Ruang lingkup yang diikat oleh SOP, dalam hal ini adalah divisi / departemen akuntansi dan keuangan. Dengan contoh “Prosedur ini menjelaskan proses pengelolaan piutang berupa penagihan piutang dan penyimpanan pembayaran piutang, dengan memberikan tanggung jawab pada bagian tertentu sebagai penagihan piutang, otorisasi dan tanggung jawab pengelolaan dan penyimpanan dalam lingkup departemen akuntansi dan keuangan”.
  • Bagian Definisi: Istilah – istilah yang digunakan wajib kita jelaskan pada kolom ini.
  • Bagian Acuan: Perlu kita isi dengan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur tentang pedoman pencatatan dan pengelolaan akuntansi dan keuangan.
  • Bagian Dokumen: Pada bagian ini kita menginformasikan nama – nama dokumen yang akan digunakan untuk menunjang prosedur penagihan piutang  ini dijalankan.
  • Bagian Rincian Prosedur: Hal yang paling penting dalam prosedur ini adalah detail prosedur. Bagian yang menjelaskan prosedur secara rinci detail langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab atas setiap tugas yang dilakukan.
  • Bagian Lampiran: Daftar lampiran atas dokumen atau formulir yang digunakan. Dilampirkan dokumen flowchart piutang usaha sebagai visualisasi alur proses dan dokumen serta contoh Formulir baku yang digunakan.
Contoh SOP penagihan piutang atau prosedur penagihan piutang

sop penagihan piutang
Contoh SOP Penagihan Piutang hal 1

sop penagihan piutang
Contoh SOP Penagihan Piutang Hal 2

sop penagihan piutang
contoh SOP penagihan piutang hal 3

sop penagihan piutang
Contoh SOP penagihan piutang hal 4


Masa Sosialisasi sebelum penerapan SOP Penagihan Piutang

Saat dirancangnya SOP penagihan piutang, perlu kita siapkan sosialisasi atas prosedur ini, bila perlu dilakukan simulasi dan penjelasan detail terhadap penggunaan sistem dan formulir. Perlunya sosialisasi ini untuk menyamakan persepsi dan visi dari prosedur penagihan piutang. Menghindari ketidak samaan pemahaman antara atasan dengan bawahan dan antara bagian – bagian yang terkait.

Sehingga sejak tanggal dibuat hingga tanggal diberlakukan terdapat jeda waktu yang digunakan untuk melakukan sosialisasi dan pemahaman prosedur. Saya umumnya menerapkan 1 – 2 minggu untuk masa sosialisasi tergantung lingkup SOP dan besarnya bagian yang terkait. Terutama apabila penerapan SOP baru bersamaan dengan penggunaan sistem penunjang yang diperbaharui. Sehingga membutuhkan waktu bagi pelaksana untuk benar – benar memahaminya terlebih dahulu sebelum diterapkan.

SOP penagihan piutang merupakan salah satu bagian dari rangkaian SOP yang terkait dengan pengelolaan piutang usaha. Maka akan ada SOP – SOP yang akan menjadi urutan rangkaian sebelum atau sesudahnya seperti SOP tanda terima tagihan ke customer dan SOP pelunasan piutang. Rangkaian SOP ini akan saya bahas pada tulisan selanjutnya.