Wednesday, October 28, 2020

SOP pelunasan piutang, atas pelaporan dan pencatatan pembayaran piutang

sop pelunasan piutang


SOP pelunasan piutang merupakan sebuah prosedur pelunasan piutang yang terdiri dari proses pelaporan, pencatatan pembayaran dan pelunasan di kartu piutang dan posting di sistem akuntansi. Proses terakhir dari pengelolaan piutang usaha yang digunakan untuk memeriksa dan memverifikasi transaksi pembayaran dan pelunasan piutang secara internal. Prosedur ini diperlukan agar pencatatan atas pengakuan pelunasan piutang dilakukan dengan cara benar dengan proses pemeriksaan silang yang dilakukan. 


Pertimbangan dalam pembuatan SOP pelunasan piutang

Dalam rangkaian pengelolaan piutang usaha proses terakhir berupa prosedur pelunasan piutang diperlukan. Hal ini untuk memastikan bahwa pengendalian internal piutang usaha dijalankan hingga proses terakhir dalam menjaga aset perusahaan termasuk data dan informasi piutang. Pelaporan dan pencatatan atas pelunasan piutang masih mungkin dilakukan manipulasi data. Kondisi tersebut memungkinkan untuk terjadi apabila dalam pelaporan dan pencatatan pengakuan pelunasan piutang diabaikan.

Kondisi – kondisi yang memungkinkan terjadinya manipulasi atas data piutang, terutama terhadap pengakuan pembayaran dan pelunasan piutang yaitu:

  • Tidak adanya pemisahan fungsi atas pencatatan di kartu piutang dan posting di sistem akuntansi. Dalam pemeriksaan atas piutang dilakukan cek silang data pada kartu piutang dengan data di buku besar piutang.
  • Akses terhadap kartu piutang tidak berdasarkan pengguna. Akses dalam sistem kartu piutang tidak dipisahkan berdasarkan pengguna atau penanggung jawab. Sehingga siapapun bisa melakukan akses dengan satu akses dan password. Hal ini tidak bisa dilakukan pelacakan terhadap data pengguna apabila terjadi manipulasi data.
Apabila kondisi tersebut terjadi dan masih ditunjang dengan tidak adanya pemisahan tanggung jawab penyimpanan, maka besar kemungkinan terjadinya kecurangan atas penerimaan piutang berupa kas, cheque / BG. Meskipun terjadinya pemisahan bagian piutang dengan penanggung jawab penyimpanan pembayaran piutang, tetap memungkinkan terjadinya kecurangan berupa kolusi. Untuk itu dibutuhkan SOP yang memperjelas proses dan pemeriksaan atas pelaporan dan pencatatan pelunasan piutang.


Kemungkinan penyalahgunaan karena tidak adanya SOP pelunasan piutang

Dalam flowchart piutang usaha digambarkan bagaimana prosedur dan dokumen dijalankan dari awal proses penagihan, penyimpanan, pelaporan hingga pencatatan. Visualisasi berupa flowchart tersebut bisa dilakukan secara manual maupun ditunjang oleh perangkat lunak akuntansi. Namun pada saat ini semua perusahaan sudah menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk digunakan menjaga data transaksi.

Namun kalau kita mengingat kembali bagaimana ancaman terhadap sistem informasi akuntansi, maka kita harus pahami bagaimana hal tersebut masih mungkin terjadi.  Dari pengendalian internal piutang usaha kita bisa memberi batasan atas tanggung jawab, fungsi, tugas dan dilakukannya pemeriksaan untuk meminimalkan ancaman. Terutama ancaman terhadap sistem informasi akuntansi hingga perlu diperjelas dalam sebuah prosedur pelunasan piutang.

Pada prinsipnya sebagian besar sistem akuntansi untuk kartu piutang merupakan data mengalir. Bagian piutang mengakui pembayaran dalam kartu piutang dengan memasukkan pembayaran berdasarkan nama pelanggan dan nomer invoice. Setelah data tersebut dimasukan dan diposting (bukan posting menjadi jurnal), maka data tersebut akan muncul dalam fitur kasir. Kasir akan melakukan pengakuan pembayaran berdasar data yang muncul dan memeriksa dengan dokumen pendukung. Kemudian kasir melakukan create post atas laporan harian kasir sehingga data muncul di fitur jurnal akuntansi. Disini bagian akuntansi melakukan posting jurnal dan buku besar dengan memastikan kebenarannya berdasarkan dokumen dari piutang dan kasir.

Kemungkinan terjadi penyalahgunaan:

  • Apabila alur sistem akuntansi diatas tidak diberikan batasan akses dan tanggung jawab, maka terjadinya kecurangan lebih besar berupa korupsi atau penggelapan atas aset perusahaan.
  • Apabila alur sistem tersebut diberikan batasan akses dan tanggung jawab namun tidak dilakukannya verifikasi dan pemeriksaan dokumen pendukung, maka kecurangan berupa kolusi masih bisa terjadi.

Membuat SOP pelunasan piutang

Dalam membuat SOP pelunasan piutang atau prosedur pelunasan piutang sebelumnya sudah kita rancang flowchart piutang usaha sebagai dasarnya. Digambarkan alur pelaporan, pencatatan pelunasan piutang dibuatkan batasan – batasan tugas dan tanggung jawab seperti berikut:

  • Bagian piutang memasukkan data pembayaran dan pelunasan piutang ke kartu piutang berdasarkan nama pelanggan, nomer invoice dan jumlah pembayaran yang diterima.
  • Bagian kasir melakukan pengakuan penerimaan pembayaran piutang berdasarkan data piutang yang mengalir ke fitur kasir dan memeriksa sesuai dokumen pendukung dan sejumlah pembayaran yang diserahkan.
  • Bagian akuntansi melakukan pemeriksaan silang dokumen dari piutang dan dokumen dari kasir serta melakukan posting ke jurnal berdasarkan data yang mengalir dari kasir ke akuntansi.
Selain dibuat batasan seperti diatas, perlu ditetapkan beberapa hal yang menunjukan terjadinya cek silang terkait pelaporan dan dokumen pendukung yaitu:

  • Daftar penagihan piutang harus sudah ditandatangani lengkap oleh bagian piutang, kolektor, kasir dan atasan. Sebagai tanda sudah dilakukan pemeriksaan, sebelum digunakan sebagai dokumen pendukung laporan.
  • Laporan penerimaan piutang dari bagian piutang harus dilampirkan daftar penagihan piutang, copy invoice dan fotocopy cheque / BG sebelum diserahkan ke atasan untuk diperiksa dan ditandatangani. Dan sebelum diserahkan ke bagian akuntansi untuk diperiksa ulang.
  • Laporan kas harian dari bagian kasir untuk penerimaan piutang harus dilampiri DPP copy yang sudah ditandatangani kolektor dan bagian piutang sebelum diserahkan ke atasan untuk diperiksa dan ditandatangani. Dan sebelum diserahkan ke bagian akuntansi untuk diperiksa ulang.
Setelah kita menetapkan batasan tugas, tanggung jawab dan penunjang lainnya divisualisasikan dalam flowchart piutang usaha. Maka kita sudah mempunyai dasar yang kuat dalam pembuatan SOP pelunasan piutang. Seperti SOP yang saya sudah bahas sebelumnya, maka SOP ini juga mempunyai 3 bagian yang memberikan informasi seperti berikut:

  • Bagian 1: Header SOP Pelunasan Piutang.
  • Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP Pelunasan Piutang.
  • Bagian 3: Badan dokumen SOP Pelunasan Piutang.

Bagian 1 Header SOP Pelunasan Piutang

Header SOP pelunasan piutang ini memberikan informasi yang lebih umum berupa:

  • Logo Perusahaan: kolom untuk menunjukan logo perusahaan. Sebagai sebuah pernyataan bahwa SOP pelunasan piutang dibuat dan digunakan untuk kepentingan dan milik perusahaan.
  • Judul: Pada kolom ini menginformasikan lebih detail dengan judul “Pelaporan dan pencatatan pembayaran dan pelunasan piutang”.
  • Nomer Dokumen: Menginformasikan nomer SOP berurutan dengan SOP yang sebelumnya dengan kategori yang sama.
  • Tanggal dibuat: tanggal SOP pelunasan piutang dibuat.
  • Tanggal berlaku: Tanggal SOP pelunasan piutang mulai diberlakukan.
  • Nama departemen: menginformasikan departemen accounting & finance yang menerbitkan dan berkepentingan atas SOP ini.
  • Revisi: Jumlah revisi SOP yang sudah pernah dilakukan, kalau belum diisi 0.
  • Halaman: Jumlah halaman dengan penulisan halaman ke berapa dari berapa halaman.
Kita harus memastikan bahwa bagian header dari prosedur pelunasan piutang ini menginformasikan secara detail dan muncul pada bagian atas setiap halaman.


Bagian 2 Persetujuan dokumen SOP pelunasan piutang

Kolom persetujuan dan pembuat menginformasikan pejabat dalam departemen akuntansi dan keuangan yang mempunyai kewenangan menerbitkan SOP. Dengan menampilkan informasi bahwa SOP pelunasan piutang ini diterbitkan sebagai SOP baru, koreksi / revisi atau bahkan pembatalan SOP.

Bagian pembuat dan persetujuan ini terdapat detail sebagai berikut:

  • Kolom Dibuat oleh: pada kolom ini diisi jabatan yang membuat SOP dan ditandatangani.
  • Kolom Disetujui oleh: berisi jabatan yang berwenang menyetujui SOP dan ditandatangani.
  • Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan: Diisi sesuai dengan kondisi SOP ini dibuat.

Bagian 3 Badan dokumen SOP pelunasan piutang

Pada bagian ini menjadi pokok dokumen dalam pembuatan SOP pelunasan piutang, yang juga harus menginformasikan secara detail. Dalam badan dokumen diinformasikan apa tujuan pembuatan SOP, definisi, dokumen yang digunakan, detail prosedur hingga lampiran.

Berikut ini bagian badan dokumen sop pelunasan piutang:

  • Bagian Tujuan:  Merupakan tujuan yang mendasari dibuatnya SOP ini. Contoh dari tujuan prosedur pelunasan piutang adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam pelaksanaan pelaporan dan pencatatan pembayaran dan pelunasan piutang, serta memastikan semua proses dilakukan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan dan sejalan dengan tujuan perusahaan”.
  • Bagian Ruang lingkup: Merupakan lingkup bagian / departemen yang diikat dengan SOP, dalam hal ini adalah divisi / departemen akuntansi dan keuangan. Contohnya seperti berikut “Prosedur ini menjelaskan proses pengelolaan piutang berupa pencatatan pembayaran dan pelunasan piutang dan pelaporan pembayaran piutang, dengan memberikan tanggung jawab pada bagian tertentu sebagai pembuat laporan, pencatatan, otorisasi dan tanggung jawab dalam lingkup departemen akuntansi dan keuangan”.
  • Bagian Definisi: Pemakaian Istilah dijelaskan pada kolom ini.
  • Bagian Acuan: Menginformasikan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur dan mengikat SOP.
  • Bagian Dokumen: Menginformasikan dokumen - dokumen yang digunakan untuk menjalankan prosedur pelunasan piutang.
  • Bagian Rincian Prosedur: Menjelaskan secara detail atas prosedur pelunasan piutang, tiap - tiap langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab. Disertai narasi penggunaan dokumen pendukung yang menyertai.
  • Bagian Lampiran: Menginformasikan lampiran atas SOP ini, baik berupa flowchart maupun contoh dokumen yang akan digunakan.
Contoh SOP pelunasan piutang atau prosedur pelunasan piutang

sop pelunasan piutang
Contoh SOP pelunasan piutang hal 1



sop pelunasan piutang
contoh sop pelunasan piutang hal 2

Melakukan sosialisasi SOP pelunasan piutang

Merancang SOP pelunasan piutang hingga saat diterapkan membutuhkan sosialisasi. Seperti yang saya sampaikan pada tulisan tentang SOP sebelumnya, dimana rentang waktu sosialisasi tersebut bergantung dari luas lingkup dan sistem yang mendukung. Apabila memang ditunjang sistem akuntansi yang masih baru dan membutuhkan pelatihan maka rentang waktunya cukup lama. Seberapa lama rentang waktu dalam sosialisasi, hal utama adalah bagaimana setiap bagian paham akan tugas dan tanggung jawabnya. Dan perlu juga soasialisasi apa yang menjadi sanksi apabila terjadi penyalahgunaan atau kecerobohan yang dapat merugikan perusahaan.