Wednesday, October 21, 2020

Flowchart Piutang usaha atas penagihan dan pembayaran piutang

flowchart piutang usaha

Flowchart piutang usaha menggambarkan alur proses dan dokumen atas penagihan dan pembayaran piutang dagang / jasa yang terjadi karena adanya penjualan barang / jasa secara kredit. Flowchart atau bagan alir piutang usaha ini mampu menjelaskan dengan baik langkah – langkah proses dimulai berjalan mengalir hingga proses akhir. Sehingga bisa menjadikan dasar dalam membuat prosedur piutang usaha sebagai kebijakan perusahaan secara tertulis.


Flowchart piutang usaha bagian dari pengawasan pengelolaan piutang usaha dengan baik

Bagan alir atau flowchart piutang usaha ini dirancang untuk mampu menggambarkan proses penagihan dan pembayaran piutang usaha sebagai bagian dari pengelolaan piutang usaha yang baik. Dengan memberikan batasan – batasan yang jelas pada setiap proses dan bagian yang menjalankan proses tersebut.

Merancang bagan alir atau flowchart ini tidak terlepas dari pengendalian internal piutang usaha yang sudah ditetapkan terlebih dahulu. Dimana perannya sebagai pengamanan atas harta perusahaan berupa kas dan yang setara dengan kas maupun pengakuan atas piutang usaha. Serta memastikan bahwa semua data yang disajikan akurat dan dapat dihandalkan.

Dimulai dari transaksi penjualan atas barang / jasa yang menimbulkan pengakuan atas piutang usaha, dimana piutang usaha merupakan piutang dagang atau piutang jasa. Sehingga pencatatan piutang usaha haruslah sudah dipastikan benar pengakuannya. Ini merupakan awal dari pengelolaan piutang usaha, karena apabila pencatatan piutang usaha sudah tidak sesuai maka proses selanjutnya atas pengelolaan piutang usaha akan terpengaruh dan berjalan tidak baik.

Dari pencatatan piutang usaha / jurnal piutang usaha akan menjadi dasar dalam membuat umur piutang usaha / account receivable aging. Umur piutang Usaha digunakan untuk memantau atas piutang usaha yang sudah harus ditagihkan atau piutang outstanding. Sehingga dengan data piutang outstanding yang benar maka penagihan juga dimungkinkan untuk bisa berjalan dengan baik.

Namun seperti yang sudah saya bahas dalam pengendalian internal piutang usaha terkait temuan – temuan fraud dalam penagihan piutang. Meskipun data awalnya benar namun tanpa adanya batasan tugas, fungsi dan tanggung jawab dalam pengelolaan piutang usaha, akan terdapat banyak celah yang dapat dimanfaatkan pihak yang tidak bertangung jawab. Flowchart piutang usaha ini berfungsi untuk menggambarkan secara jelas proses, batasan dan tanggung jawab sebelum dibuatkan prosedur atau SOP piutang usaha secara tertulis.


Perancangan flowchart piutang usaha atas penagihan dan pembayaran piutang

Perancangan flowchart piutang usaha ini sebelumnya sudah ditetapkan dalam menerapkan pengendalian internal piutang usaha. Apa saja tugas dan fungsi serta penanggung jawab dalam pengelolaan piutang usaha.

Pada perancangan piutang usaha yang akan dibahas saat ini terfokus pada proses penagihan, penyimpanan hasil penagihan, pencatatan hasil penagihan. Yang dapat melibatkan beberapa bagian diluar bagian piutang dan penagihan.

Keterlibatan bagian lain diluar bagian piutang dan penagihan biasa saya terapkan untuk memastikan cross check antar bagian untuk meminimalkan terjadinya manipulasi dan kecurangan. Meskipun ada kemungkinan kolusi antar bagian, namun kecil sekali kemungkinan terjadinya kalau kontrolnya sangat ketat. Pengendalian Internal tidak akan pernah bisa menghilangkan dampak lingkungan internal maupun eksternal, tapi kita bisa meminimalkan seminimal mungkin terjadinya hal tersebut.

Berikut ini flowchart piutang usaha yang akan saya bagi penjelasannya menjadi beberapa bagian yaitu:

  1. Flowchart penagihan piutang usaha.
  2. Flowchart penyimpanan atas pembayaran piutang usaha.
  3. Flowchart pemeriksaan dan pencatatan pembayaran piutang usaha.


1. Flowchart penagihan piutang usaha

Bagian ini dimulai dari rutinitas harian bagian piutang memantau umur piutang untuk memastikan atas piutang outstanding atau piutang yang harus ditagihkan. Akses data kartu piutang hanya diberikan kepada bagian piutang dan atasan yang bertanggung jawab. Dari data piutang outstanding ini bagian piutang konfirmasi dan menagihkan ke pelanggan melalui telepon. Agar pelanggan menyiapkan dan melakukan pembayaran atas piutang yang sudah outstanding. Dan bagian piutang mengingatkan pelanggan apabila pembayaran melalui cek / BG harus ditulis nama perusahaan, tidak boleh kosong.

Apabila pembayaran dilakukan melalui uang tunai atau cek / BG, maka bagian piutang harus mempersiapkan tanda terima tagihan / TT dari pelanggan dan Daftar Penagihan Piutang / DPP. Supaya bagian penagihan dapat melakukan penagihan dengan membawa TT sebagai bukti kalau invoice asli sudah diserahkan ke pelanggan.

Penagihan menerima dan memeriksa DPP serta TT, kemudian ke pelanggan untuk mengambil pembayaran piutang usaha. Penagihan harus memeriksa kesesuaian jumlah piutang dengan pembayaran yang diterima. Setelah itu penagihan menyerahkan hasil pembayaran piutang ke bagian piutang dan menandatangani DPP.

Proses berikutnya berlanjut ke penyerahan pembayaran piutang usaha untuk disimpan oleh kasir perusahaan.

Bagian piutang menerima pembayaran piutang dan menyimpan DPP yang sudah ditanda tangani. Apabila jumlah pembayaran yang diterima tidak sesuai dengan jumlah piutang, bagian piutang harus segera menelpon ke pelanggan untuk mengkonfirmasi dan meminta kejelasan.

flowchart piutang usaha
Flowchart penagihan piutang usaha

2. Flowchart penyimpanan atas pembayaran piutang usaha

Dari proses penagihan oleh bagian piutang dan penagihan, dilanjutkan ke proses penyimpanan atas pembayaran piutang usaha. Berdasar dari pengendalian internal piutang usaha yang sudah dirancang, maka bagian piutang tidak diperkenankan / difungsikan sebagai penyimpan hasil pembayaran piutang. Yang berfungsi sebagi penyimpan adalah bagian kasir perusahaan / treasury.

Proses dimulai pada hari yang sama penagihan, dimana hasil pembayaran piutang usaha apapaun bentuk pembayarannya diserahkan ke kasir beserta DPP rangkap 2. Kasir menerima dan memeriksa jumlah pembayaran berdasar DPP, menandatangani DPP dan menyimpan DPP copy dan uang / cek BG. DPP asli diserahkan kembali ke bagian piutang untuk proses selanjutnya di atasan dan accounting.

Kasir membuat Bukti Kas Masuk / BKM sejumlah pembayaran piutang yang diterima dan menampilkannya dalam Laporan Kas Harian / LKH. Kemudian kasir menyerahkan LKH, lampiran DPP dan BKM ke atasan untuk diperiksa dan ditanda tangani. Kemudian kasir menerima dokumen tersebut untuk dilanjutkan ke proses berikutnya di accounting.

flowchart piutang usaha
Flowchart penyimpanan atas pembayaran piutang usaha



3. Flowchart pemeriksaan dan pencatatan pembayaran piutang usaha

Kasir menyerahkan LKH, DPP copy dan BKM ke accounting untuk diperiksa dan dilakukan posting. Bagian accounting memeriksa dokumen dan melakukan posting apabila sudah benar. Kemudian menyerahkan copy LKH ke kasir untuk disimpan. Dan bagian accounting mengarsip LKH, DPP dan BKM.

Setelah menyerahkan hasil penagihan ke kasir, bagian piutang menerima DPP asli, disertai fotocopy Cek / BG hasil pembayaran. Kemudian bagian piutang melakukan penginputan kedalam kartu piutang atau sistem piutang dan membuat laporan penerimaan piutang harian / LPPH. Laporan piutang harian beserta DPP dan copy invoice diserahkan ke atasan untuk diperiksa dan ditandatangani. Atasan memeriksa semua dokumen dan menandatangani apabila sudah sesuai.

Kemudian Bagian piutang menyerahkan LPPH, DPP dan Copy invoice ke bagian accounting untuk diperiksa dan dilakukan posting. Bagian accounting memeriksa dan mencocokan dengan dokumen dari kasir dan melakukan posting apabila sudah sesuai. Accounting menyerahkan lembar LPPH copy ke bagian piutang untuk disimpan dan bagian accounting mengarsip LPPH, DPP dan copy invoice.

flowchart piutang usaha
Flowchart pemeriksaan dan pencatatan pembayaran piutang usaha


Contoh Flowchart piutang usaha

Dari rangkaian proses diatas tersebut dapat dijadikan satu menjadi flowchart Piutang usaha. Namun bisa dipasahkan apabila kondisi perusahaan membutuhkan rangkaian proses tersebut dijadikan flowchart tersendiri. Dengan membuat prosedur atau SOP yang lebih detail pada bagian – bagian flowchart tadi, biasanya ini dilakukan oleh perusahaan yang mempunyai jumlah piutang dan pelanggan yang besar dengan berbagai metode pembayaran.

Jumlah piutang dan pelanggan juga akan berpengaruh terhadap struktur organisasi pengelolaan piutang usaha. Sehingga perlunya flowchart yang lebih detail perbagian yang dipisahkan. Namun apabila skala perusahaan tidak terlalu besar bisa dijadikan satu dalam bagan alir flowchart piutang usaha seperti contoh dibawah ini:

flowchart piutang usaha
Flowchart piutang usaha halaman satu

flowchart piutang usaha
Flowchart piutang usaha halaman dua


Merancang SOP piutang usaha berdasar Flowchart piutang usaha

Setelah kita merancang alur proses dan dokumen dalam bagan alir atau flowchart maka sebagai selanjutnya kita membuat prosedur atau SOP secara tertulis dengan detail. Perlu saya ingatkan kembali bahwa flowchart merupakan bagian dalam membuat sebuah prosedur atau standard operating prosedur. Meskipun dalam bagan alir atau / flowchart piutang usaha terdapat narasi yang menjelaskan proses dan dokuman, namun tidak menjabarkan atas prosedur yang harus dilakukan. Dan ada baiknya flowchart piutang usaha ini dilampirkan dalam SOP piutang usaha sehingga menjadi penunjang pelaksana dalam memahami dan menerapkan tanggung jawabnya.

Bagan alir atau flowchart yang saya bahas disini masih terfokus pada penagihan dan pembayaran piutang yang menggunakan metode pembayaran tunai / cek / BG. Karena masih ada pembayaran piutang usaha yang menggunakan transaksi perbankan yaitu transfer dan virtual account. Namun perbedaannya tidak terlalu jauh dan lebih terkendali dibandingkan pembayaran yang harus di-collect.

Selain itun masih ada kondisi – kondisi terutama oleh perusahaan jasa dengan skala besar yang penagihannya hanya bisa dilakukan melalui telepon dan email. Pada lain kesempatan saya akan membahas kondisi – kondisi tersebut pada tulisan berikutnya, juga terkait dengan rasio perputaran piutang sebagai analisa piutang.