Tuesday, October 13, 2020

Pengendalian Internal Piutang Usaha, pengawasan terhadap pengelolaan piutang usaha

pengendalian internal piutang usaha

Pengendalian Internal Piutang Usaha merupakan salah satu upaya perusahaan agar pengelolaan piutang usaha  perusahaan dapat berjalan dengan baik dan benar. Namun juga dapat melakukan pengawasan atas aset perusahaan agar tetap terjaga dengan baik. Perlunya pengendalian internal yang ketat karena termasuk salah satu aktiva lancar dan hubungannya dengan penerimaan kas dan bank. Seperti yang dalam pembahasan saya di Pencatatan Piutang Usaha, perannya dalam pengelolaan piutang usaha. Dimana piutang usaha termasuk dalam aktiva lancar akan sangat rawan untuk dilakukan manipulasi dan kecurangan.


Dampak yang terjadi karena lemahnya pengendalian internal Piutang Usaha

Saat ini saya akan membahas tentang pengendalian internal piutang usaha dalam pengelolaan dan penerimaan pembayaran piutang usaha. Focus pembahasan ini hanya pada piutang usaha, dimana piutang usaha timbul karena adanya penjualan barang atau jasa secara kredit.

Mengingatkan kembali, bahwa peran Pengendalian Internal disini untuk meminimalkan dampak lingkungan baik dari internal perusahaan maupun eksternal. Dampak lingkungan tersebut tidak akan dapat dieleminisasi, namun kita bisa meminimalkan seminimal mungkin.

Dampak lingkungan yang lebih kita fokuskan adalah adanya manipulasi, korupsi bahkan kolusi antara internal perusahaan dengan eksternal. Saya sendiri mengalami dan beberapa kali menemukan kecurangan dalam piutang usaha selama bekerja di beberapa perusahaan dengan berbagai modus. Kecurangan dalam internal perusahaan bisa dilakukan mulai dari penjualan, penagihan dan penerimaan atas pembayaran piutang.

Beberapa hal yang saya temukan dan benahi terkait dengan dampak lingkungan internal terutama kecurangan yang terjadi (lebih detailnya akan saya bahas dalam tulisan Pengelolaan Piutang Usaha). Setiap saya memulai ditempat kerja yang baru, prioritas utama yang pertama harus saya lakukan adalah memeriksa harta lancar seperti kas, bank dan piutang. Banyak kejadian yang berhasil saya ungkap pada saat pemeriksaan seperti berikut ini:

  • Nama customer yang digunakan oleh staff marketing / sales untuk membeli barang / order fiktif agar mendapatkan diskon berdasar kontrak penjualan.
  • Pembayaran tunai atas piutang usaha yang digunakan oleh staff penagihan.
  • Pemalsuan stempel dan tanda tangan customer pada cek untuk merubah penulisan di cek oleh penagihan.
  • Pencairan cek “tidak atas nama” oleh penagihan ke rekening pribadi.

Meskipun pada saat itu perusahaan menerapkan pengendalian internal atas piutang usaha namun masih terdapat celah yang bisa dimanfaatkan untuk melakukan kecurangan. Celah itu salah satunya tidak Ada ketegasan atasan sebelumnya kepada bawahan dalam menjalankan SOP. Dan tidak dilakukan evaluasi atas pengendalian internal dan SOP yang diterapkan selama ini.


Menerapkan Pengendalian Internal piutang usaha

Pentingnya menerapkan pengendalian internal dalam pengelolaan piutang usaha tidak hanya bagaimana piutang diakui, ditagihkan dan disimpan dengan aman. Namun juga memberikan batasan – batasan terhadap bagian – bagian yang terlibat, serta memberikan tanggung jawab pada bagian yang mengelola dan menyimpan. Yang menjadi fokus pada pengendalian internal piutang usaha ini adalah bagaimana pengawasan, pengendalian dan pengamanan dilakukan secara efesien dan efektif.

Pada prakteknya untuk membuat pengawasan, pengendalian dan pengamanan atas piutang usaha akan menambah biaya tambahan dalam pelaksanaannya. Namun perlu kita analisa apakah biaya tambahan ini memberikan manfaat yang lebih besar, dibandingkan kita mengorbankan biaya dengan resiko yang lebih besar kedepannya. Cost of benefit, dimana biaya yang dikeluarkan akan memberikan manfaat bagi perusahaan.

Perusahaan berskala besar akan sangat fokus pada pengelolaan dan pengawasan piutang usaha, dan ini sangat berpengaruh pada struktur organisasi yang dibuat. Pengalaman saya pada beberapa perusahaan skala nasional, hingga saya perlu mengangkat manajer piutang, karena volume yang tinggi dan area penjualan yang luas. Sehingga pengelolaan piutang usaha perlu dilakukan ketat dan terfokus. Namun masih banyak perusahaan karena pertimbangan biaya, melakukan pengawasan dan pengelolaan piutang oleh manajer akunting dan keuangan.

Apapun kondisinya baik dengan struktur yang besar dan kecil, pemilahan fungsi ataupun dirangkap, masih bisa dilakukan pengawasan ketat. Dengan memanfaatkan elemen pengendalian internal piutang usaha yang lain, meskipun tidak sekuat apabila kita bisa memilah fungsi dan tanggung jawab. Dan hal ini harus dilakukan secara konsisten dalam penerapannya dan dievaluasi secara terus menerus.


1. Penetapan tanggung jawab atas transaksi dan aktivitas secara memadai dalam pengendalian internal piutang usaha

Seperti yang sudah diulas diatas bahwa pengelolaan dan pengawasan piutang usaha perlu diberikan tanggung jawab ke bagian tertentu. Dimana bagian ini mempunyai kepala / atasan yang bertanggung jawab atas seluruh aktivitas dimulai dari penagihan hingga penyimpanan. Dan bagian dibawah kendali departemen akunting dan keuangan. Kepala bagian piutang usaha ini bertanggung jawab penuh atas pengelolaan dan pengendalian internal piutang usaha dan semua resikonya.

Untuk itu penanggung jawab piutang usaha tersebut diberi kewenangan juga dalam menyetujui dan mengeleminasi kredit pelanggan berdasar histori piutang pelanggan. Dalam kondisi tertutu terkait piutang tak tertagih, kepala bagian piutang diberi kewenangan untuk memblokir penjualan atau pelayanan berdasar histori piutang pelanggan.


2. Pemisahan tugas dan fungsi dalam pengendalian internal piutang usaha

Meskipun piutang usaha berada pada tanggung jawab pada bagian piutang dengan kepala bagiannya sebagai penanggung jawab. Namun fungsi tetaplah haruslah wajib dipisahkan. Hal ini juga salah satu peran pengendalian internal dalam meminimalkan dampak dari internal perusahaan sendiri yaitu bagian piutang. Jadi poinnya bahwa bagian piutang sendiri juga harus dalam pengendalian dan pengawasan yang ketat.

Dalam hal ini saya juga menerapkan pemilahan 3 fungsi utama yaitu:

  • Fungsi Otorisasi. Pada bagian otorisasi, saya memberikan kewenangan pada bagian piutang dan kepala bagian piutang sebagai penanggung jawab. Dimana hanya bagian piutang mempunyai kewenangan dalam melakukan pengelolaan dan penagihan piutang usaha kepada pelanggan. Masih ada beberapa perusahaan yang memberikan kewenangan kepada sales untuk ikut menagihkan demi alasan efektifitas dan efesiensi, dan hal ini rawan terjadi manipulasi.

  • Fungsi Penyimpanan. Bagian piutang usaha tidak diperkenankan melakukan penyimpanan atas hasil penagihan. Saat setiap hari melakukan penagihan maka uang tunai, cek dan BG harus diserahkan ke bagian yang diberi tugas dan fungsi untuk pengelolaan dan penyimpanan kas dan bank. Hal ini dilakukan untuk memaksimalkan pengamanan  atas kas yang diterima dari hasil penagihan piutang usaha.

  • Fungsi Pencatatan. Pada umumnya saat ini semua perusahaan sudah menggunakan sistem akuntansi yang mempunyai fitur piutang usaha beserta buku pembantunya. Pengakuan piutang usaha otomatis terjurnal sebagai pada saat dilakukan penjualan kredit secara sistem. Begitu pula dengan pengakuan pembayaran dan pelunasan piutang. Dimana pembayaran piutang diakui secara sistem oleh bagian piutang pada saat sudah menerima pembayaran. Namun bukan berarti fungsi pencatatan menjadi kewenangan bagian piutang. Fungsi pencatatan berada dalam bagian akunting, dan mempunyai tugas untuk meverifikasi kebenaran mulai dari diakuinya piutang hingga pembayaran. serta melakukan koreksi dan penyesuaian.

Masing – masing fungsi memahami betul apa yang menjadi perannya dan tidak tumpang tindih satu dengan yang lainnya. Sehingga perlunya dibuat sebuah uraian kerja yang jelas dari masing – masing fungsi.


3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan – catatan dalam pengendalian internal piutang usaha

Pada bagian ini bagaimana kita merancang dokumen pendukung yang dapat digunakan dalam pengawasan dalam pengelolaan dan penagihan piutang. Saya memilah bagian piutang menjadi bagian pengelolaan piutang usaha oleh staff piutang dan penagihan. Dimana masing – masing dibuatkan dokumen pendukung tersendiri. Dimulai dari laporan penagihan oleh kolektor, laporan harian penerimaan / pembayaran piutang usaha, laporan penagihan.

Beberapa dokumen pendukung sudah disediakan dalam sistem akuntansi, seperti laporan oustanding piutang, laporan umur piutang, laporan pembayaran dan pelunasan piutang. Meskipun dapat di generate dari software akuntansi namun kita harus merancang kebutuhan dokumen / laporan tersebut sesuai dengan kebutuhan kita. Terutama dalam pengawasan dan pengelolaan piutang usaha. Beberapa laporan tersebut akan saya bahas detail dalam tulisan berikutnya tentang pengelolaan piutang usaha.


4. Perlindungan atas aset, catatan dan data dalam pengendalian internal piutang usaha

Pengamanan terhadap kas dan cek BG atas pembayaran piutang dilakukan oleh bagian kasir yang diserahkan bagian piutang disertai laporan pendukungnya. Perlakuannya sama seperti halnya pengendalian internal kas besar dan pengendalian internal transaksi bank karena ada keterkaitan satu sama lain.

Pengendalian internal piutang usaha tidak hanya terkait dengan harta perusahaan berupa uang atau cek BG yang diterima saat pembayaran piutang usaha. Namun juga terkait catatan dan data, karena banyak kejadian kecurangan piutang usaha dilakukan dengan cara memanipulasi atas catatan dan data piutang usaha.

Pencatatan piutang usaha tidak hanya merupakan jurnal atas pengakuan, pelunasan dan penghapusan piutang usaha. Namun juga terkait catatan berupa buku besar pembantu piutang yang berisi piutang secara detail berdasarkan nama pelanggan. Sehingga akses terhadap data tersebut harus dipisahkan dan masing – masing mempunyai akses yang dibatasi dan hanya bisa menggunakan akses yang sudah diberikan.

Batasan antara akses “read only”, “Adjustment”, Correction”, “Approval / Unblock” harus dipisahkan berdasarkan tanggang jawab dan fungsi yang sudah ditentukan. Umumnya bagian piutang mempunyai akses pada “read only” pada staf piutamg dan “approval / unblock” dengan kepala piutang. Sedangkan Akses “Adjustment”, Correction” diserahkan kepada akunting. Sehingga tidak ada satu bagian yang mempunyai akses tak terbatas, kecuali Manajer akunting / keuangan sebagai penanggung jawab tertinggi.


5. Pengecekan Independen atau verifikasi internal dalam pengendalian internal piutang usaha

Umumnya verifikasi internal dilakukan oleh bagian akunting untuk memastikan kebenaran dan keakuratan data transaksi yang dicatat. Namun saya biasa menerapkan verifikasi internal secara berjenjang dan per bagian. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan dampak yang terjadi dan menekankan bahwa setiap bagian dan fungsi juga melakukan verifikasi ulang atas tugas yang diserahkan.

Seperti contoh apabila laporan harian piutang dibuat oleh bagian piutang, maka dalam bagian piutang sendiri harus ada yang melakukan verifikasi atas kebenaran transaksi yang terjadi. Sehingga yang laporan piutang dibuat oleh staff piutang dan diverifikasi oleh atasannya. Nantinya laporan diverifikasi kasir sebagai penerima kas / transfer dan cek / BG pembayaran piutang usaha. Setelah itu dilakukan verifikasi ulang oleh bagian akunting sebelum jurnal diposting. Setidaknya ada filter yang berlapis yang dilakukan.

Verifikasi ulang yang dilakukan masih belum cukup, masih perlu dilakukannya pengecekan independen oleh internal auditor. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan terjadinya kolusi antar bagian. Meskipun tugas dan fungsi sudah dipilah namun karena kedekatan personal yang sekian lama bekerja bersama – sama, memungkinkan untuk terjadinya kerja sama kearah yang tidak baik. Mungkin bisa jadi bukan untuk melakukan kecurangan untuk mencuri, tapi menutupi kesalahan yang terjadi antar bagian karena pertemanan. Internal auditor ini disebut independen karena bukan merupakan bagian dari struktur organisasi perusahaan tersebut. Tanggung jawab Internal Auditor langsung kepada komisaris atau pemilik perusahaan. Sehingga tidak bisa dipengaruhi dalam melakukan pekerjaannya.


Peran pengendalian internal piutang usaha sebagai dasar pembuatan SOP dan pengelolaan

Hal – hal yang diulas diatas dalam pengendalian internal piutang usaha diatas digunakan sebagai dasar pembuatan Flowchart Piutang Usaha dan SOP. Seperti Flowchart atas SOP penagihan piutang, SOPpelunasan piutang dsb. Dalam merancang flowchart maupun SOP perlu diperhatikan benar elemen – elemen pengendalian internal. Tidak hanya itu saja tapi juga dalam merancang dan menggunakan fitur piutang usaha dalam sistem akuntansi yang digunakan.

Sehingga pada saat melakukan pengelolaan menjadi lebih terkendali atas keamanan harta perusahaan. Baik itu berupa harta lancar berupa kas dan bank tetapi juga data piutang. Data piutang ini juga harus dilengkapi dengan data customer sedetail mungkin. Dan pelanggan ini juga harus dipastikan kebenaran data tersebut. Karena beberapa kejadian kecurangan pernah saya temukan karena terjadinya kolusi antara bagian penagihan dengan sales. Dan Sales yang difungsikan sebagai penagihan juga. Lebih detailmya akan saya bahas dalam tulisan Pengelolaan Piutang Usaha.