Friday, October 16, 2020

Pengelolaan Piutang Usaha, Proses tanda terima tagihan, penagihan dan peran aging

pengelolaan piutang usaha

Pengelolaan piutang usaha yang tidak baik akan sangat berpengaruh pada pengelolaan cashflow / arus dana perusahaan. Bagaimanapun piutang usaha merupakan salah satu sumber dana dalam pembiayaan operasional, terutama perusahaan yang sebagian besar melakukan penjualan barang / jasa secara kredit. Melalui pengelolaan piutang usaha yang efisien dan efektif bukan berarti mengabaikan pengendalian internal piutang usaha. Secara efektif dan efisien dalam mengumpulkan dana dari piutang usaha namun juga ketat dalam pengamanan dana.


Pengakuan piutang usaha awal pengelolaan piutang usaha

Piutang usaha diakui pada saat terjadinya transaksi penjualan barang atau jasa secara kredit kepada pelanggan. Sejak terbitnya faktur penjualan maka sejak saat itu pula piutang usaha sudah diakui pada pencatatan akuntansi. Apabila perusahaan menggunakan perangkat lunak akuntansi maka pengakuan piutang terposting secara langsung pada saat terjadinya penjualan kredit dengan tercetaknya faktur penjualan / bill / nota.

Pada transaksi penjualan barang secara kredit, nota penjualan akan tercetak berdasarkan surat jalan yang menandakan bahwa barang sudah diterima oleh pelanggan. Nota / faktur penjualan dicetak berdasarkan surat jalan, berapa banyak dan jenis barang yang diterima dengan baik oleh pelanggan. Yang membedakan antara surat jalan dengan faktur penjualan hanyalah harga barang. Dimana harga barang tidak dicantumkan dalam surat jalan untuk menghindari diketahui harga barang yang disepakati oleh banyak orang tidak berkepentingan.

Apabila ada barang yang dikembalikan sebagian / retur penjualan karena alasan tertentu, maka nota penjualan yang sudah tercetak bisa diterbitkan nota kredit (credit note) sebagai pengurang. Sehingga pengakuan atas piutang usaha sesuai dengan transaksi penjualan kredit yang terjadi atas barang yang sudah diserahkan ke pembeli. Kewajiban perusahaan sudah dijalankan dan muncul piutang usaha sebagai pengakuan hak perusahaan atas pembayaran yang belum diterima.

Saat nota penjualan diterbitkan maka pada tanggal tersebut piutang usaha sudah diakui dan umur piutang sudah berjalan. Dan hal ini merupakan awal dari pengelolaan piutang usaha.


Peran umur piutang usaha atau aging dalam pengelolaan piutang usaha

Umur piutang usaha atau aging banyak berperan dalam pengelolaan piutang usaha. Seperti yang sudah saya ulas dalam pencatatan piutang usaha, piutang usaha menggunakan buku besar pembantu piutang usaha (Subsidiary Ledger Account Receivable). Dalam buku besar pembantu piutang usaha terdapat rangkuman piutang berdasar nama pelanggan. Dan didalam setiap nama pelanggan bisa dibuka secara detail masing – masing piutang berdasarkan nota secara rinci.
Pada umumnya Buku pembantu piutang usaha menyajikan informasi secara ringkas (Summary) dan detail berupa:

  • Nama pelanggan (nomer faktur penjualan muncul secara detai pada masing – masing laporan aging per nama pelanggan).
  • Potongan dan pembayaran.
  • Saldo awal dan saldo akhir.
  • Umur Piutang usaha (Format yang berkembang menambahkan total piutang outstanding).
Dimana umur piutang usaha digunakan untuk memantau atas perputaran piutang yang tertagih dan piutang usaha yang belum tertagih. Umur piutang usaha atau aging account receivables sudah terhitung pada saat tanggal dicetaknya nota / faktur penjualan.

Berikut 2 format umur piutang usaha yang umum digunakan saat ini:

1. Umur piutang usaha sebagai awal diakui piutang usaha dalam pengelolaan piutang usaha.

Umur piutang usaha terhitung berurutan dengan interval 30. Umur piutang usaha dimulai dari periode 1 – 30 hari, 31 -60 hari dan seterusnya, dimana 1 – 30 hari dimulai dari tanggal tercetaknya nota / faktur penjualan. 


pengelolaan piutang usaha
Contoh Umur piutang usaha sebagai pengakuan piutang usaha


2. Umur piutang usaha sebagai umur piutang oustanding dalam pengelolaan piutang usaha

Piutang outstanding ini merupakan piutang usaha jatuh tempo yang belum dilunasi / dibayarkan oleh pelanggan. Sejak tanggal tercetaknya nota penjualan hingga 30 hari dianggap belum jatuh tempo atau outstanding dalam kolom “Current” / masih berjalan. Sehingga umur piutang usaha 1 – 30 hari merupakan piutang yang sudah jatuh tempo atau piutang outstanding. 


pengelolaan piutang usaha
Contoh Umur piutang usaha fokus pada piutang outstanding

Perkembangan saat ini, umur piutang usaha lebih banyak digunakan untuk mengukur umur piutang outstanding / piutang yang belum dibayarkan. Seperti pada format ke 2.


Pengaruh tanda terima tagihan ke customer terhadap pengelolaan piutang usaha

Proses tanda terima tagihan ini merupakan penyerahan nota penjualan kepada pelanggan setelah barang dikirim dan diterima. Tanda terima tagihan ini bisanya dilakukan oleh bagian penagihan. Kecepatan dalam melakukan tanda terima tagihan ke customer berpengaruh terhadap pelunasan dan pengelolaan piutang usaha.

Contoh Bagian piutang menumpuk nota penjualan selama seminggu untuk dilakukan tanda terima tagihan sekaligus minggu depannya. Nota tgl 01 Okt, 02 Okt, 05 Okt, 06 Okt, 07 Okt bersamaan dilakukan tanda terima tagihan ke customer pada tgl 10 Okt. Dengan alasan agar efisien dan efektif penagihan tidak bolak – balik melakukan tanda terima.

Perusahaan yang melakukan penjualan kredit memang mengakui piutang pada saat nota penjualan diterbitkan. Namun banyak bagian piutang tidak menyadari kalau pelanggan mengakui hutang pada saat diterimanya tagihan penjualan kredit. Customer akan membayar 30 hari setelah tagihan diterima. Jadi bisa dibayangkan kalau nota tgl 1 Okt diterima pelanggan tgl 10 Okt baru dibayarkan 30 hari kemudian (10 Okt + 30 hari = 08 Nov). Dengan penjualan kredit 30 hari, akhirnya pelunasan piutang menjadi 40 hari. Itupun kalau pelanggan disiplin dan tepat waktu membayar, bagaimana kalau pelanggan membayar dengan BG yang jatuh temponya tgl 22 Nov. Bisa jadi pelunasan piutang atas nota tgl 01 Okt baru lunas tgl 22 Nov yaitu 53 hari.

Hal ini banyak disadari bagian piutang, yang membuat piutang outstanding lebih dari 30 hari hanya karena tidak disiplinnya melakukan tanda terima tagihan ke pelanggan. Sudah umum kalau pelanggan mengakui hutang usaha pada saat diterimanya tagihan dan dilakukan pembayaran 30 hari kemudian / sesuai jangka kredit. Kita pun kalau mengelola hutang pasti melakukan hal yang sama. Tanda terima tagihan memang harus dilakukan secepatnya, karena berpengaruh terhadap pelunasan dan cashflow perusahaan.

Dalam pengelolaan piutang usaha, tanda terima sangat berpengaruh terhadap penagihan dan pembayaran, apabila tanda terima terlalu lama maka aging tidak akan berfunsi baik sebagai monitoring atas penagihan dan pembayaran. 


Penagihan dalam pengelolaan piutang usaha

Bagian piutang umumnya terdiri dari kolektor, staff piutang dan atasan. Kolektor bertugas melakukan tanda terima tagihan dan mengambil pelunasan atau pembayaran berupa uang tunai dan Cek / BG dari pelanggan. Sedangkan staff piutang melakukan konfirmasi tagihan melalui telepon dan memantau piutang outstanding.

Namun pada kenyataanya masih banyak terjadi overlapping atau pembiaran atas proses penagihan ini berjalan tidak sesuai tugasnya. Kondisi yang pernah saya temukan adalah seperti berikut ini:

Kolektor menentukan sendiri mana tagihan yang akan ditanda terimakan atau mana yang harus ditagihkan, sehingga kolektor mempunyai akses terhadap sistem piutang usaha. Sedangkan staff piutang hanya bertugas seperti administrasi yang melakukan pencatatan atas aktivitas kolektor. Atasan piutang membiarkan hal tersebut terjadi karena ketidaktahuan. Kondisi ini tergambar justru kolektor yang mengatur mana yang harus ditagihkan dan tidak. Saya menemukan hal ini pada saat saya memulai pekerjaan di 2 tempat yang berbeda, namun mempunyai kondisi yang sama.

Pada saat dilakukan perbaikan, saya tegaskan lagi terkait uraian kerja dan batasan – batasan yang tidak boleh dilanggar. Atasan piutang dan staff piutang yang seharusnya mengendalikan piutang dan kolektor. Kemudian dilakukan pemeriksaan opname atas semua nota serta konfirmasi ke pelanggan, ditemukanlah kecurangan yang terjadi. Begitu pula pada saat saya menjadi auditor freelance terutama terhadap perusahaan kecil yang staff saling merangkap fungsi dan tugas.

Selain itu ditemukan bagian sales menerima pembayaran atas piutang dengan alasan yang sama untuk efisien dan efektif, namun mengabaikan pengendalian internal piutang usaha. Tumpang tindih atas tugas dan fungsi serta tanggung jawab seperti ini sangat berpengaruh terhadap pengelolaan piutang usaha yang baik. Dan menimbulkan celah untuk dilakukan kecurangan – kecurangan.


Menerima pembayaran dalam pengelolaan piutang usaha

Staff piutang dan atasannya bertugas mengelola dan mengawasi perputaran piutang dalam pengelolaan piutang usaha. Bagian piutang ini memegang kendali penuh atas penagihan, mengatur jadwal penagihan, membuat daftar penagihan piutang / DPP dan memastikan hasil dari penagihan. Sehingga bagian piutang harus melakukan konfirmasi ke pelanggan sebelum membuatkan jadwal penagihan untuk kolektor.

Begitu pula pada saat menerima hasil penagihan apabila kurang bayar atau tidak dibayar, maka staff penagihan wajib melakukan konfirmasi ulang ke pelanggan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tagihan tersebut memang belum dibayarkan dan memastikan kapan piutang outstanding tersebut dibayarkan oleh pelanggan.

Konfirmasi sebelum penagihan dan setelah penagihan dilakukan untuk memastikan semua kejadian benar adanya. Dan membuat jadwal penagihan kolektor berdasarkan atas piutang yang memang outstanding dan harus segera dilunasi tanpa membedakan pelanggan.

Menerima cek atau BG dari pelanggan sudah harus disosialisasikan ke pelanggan bahwa perusahaan hanya menerima cek / BG yang usdah ditulis kepada nama perusahaan. Hal ini menghindari Cek / BG kosong (kosong disini maksudnya bukan tidak ada dana) tanpa tertulis “dibayarkan kepada – nama perusahaan”.

Untuk mengantisipasi atas piutang outstanding yang terus bertambah dengan bertambahnya penjualan ke pelanggan tertentu, banyak perusahaan menerapkan blocking order. Dan hal tersebut bisa secara otomatis dilakukan oleh sistem. Apabila ada piutang outstanding yang belum terbayar otomatis sistem akan memblokir penjualan atas nama pelanggan yang belum melunasi. Banyak perusahaan besar sudah menerapkan hal tersebut. Sehingga apabila mau memesan barang harus melunasi piutang yang masih outstanding.


Temuan kecurangan / fraud dalam pengelolaan piutang usaha

Berawal tidak tertib dan kedisiplinan, juga tidak adanya batasan – batasan yang jelas terhadap tanggung jawab, tugas maupun fungsi, berdampak besar dalam pengelolaan piutang usaha. Dimana dampak tersebut terjadinya kecurangan berupa korupsi dan kolusi antar bagian yang menguntungkan pribadi karyawan tertentu. Meskipun mungkin bagian piutang tidak melakukan kecurangan tersebut, namun ketidakpahaman atas tugas dan fungsinya menjadi celah terjadinya kecurangan. Perlunya ketegasan dari atasan dan SOP yang tegas dan jelas dalam memastikan pengelolaan piutang usaha berjalan dengan baik.

Beberapa temuan kecurangan dalam pengelolaan piutang usaha berdasarkan pengalaman saya yang saya saya sampaikan ini merupakan kasus yang berulang terjadi sekian lama. Dan kasus pemakaian dana pembayaran yang gali lubang tutup lubang. Berikut ini temuan – temuan fraud yang pernah saya temukan dan alami:

1. Penggunaan nama pelanggan untuk memesan barang

Ini konspirasi antara sales dengan bagian pengiriman. Dimana salas membuat sales order atas nama pelanggan “AB” namun barang dikirim ke rumah sales. Sales mengambil keuntungan atas potongan penjualaan yang dimiliki pelanggan “AB” cukup besar. Barang dijual sendiri diluar dengan mengambil keuntungan atas potongan penjualan. Ditemukan banyak nota penjualan atas nama pelanggan “AB” dibayar secara transfer. Padahal pola pembayaran pelanggan “AB” melalui Bilyet Giro / BG, dan pembayaran transfer terlihat di rekening koran bank perusahaan berasal dari rekening atas nama sales. Setelah dikonfirmasi ke pelanggan “AB” diketahui bahwa banyak nota penjualan yang dibayar transfer bukanlah pesanan pelanggan “AB”.

2. Pembayaran tunai dan cek atas piutang usaha yang digunakan oleh staff penagihan

Hal ini terjadi dengan kondisi kolektor mengatur sendiri tagihan atas piutang pelanggan. Terjadi dengan rentang waktu setahun dengan cara pembayaran semua piutang usaha disetorkan ke rekening bank pribadi kolektor. Setelah itu uang diatur untuk pembayaran pelanggan yang nilainya lebih kecil atau sudah terlalu lama. Sehingga polanya pembayaran pelanggan A, B, C D akan disetorkan untuk pembayaran pelanggan E, F, G yang nilainya lebih kecil dan outstanding cukup lama. Sisa dananya digunakan untuk pribadi kolektor. Ditemukan pada saat dilakukan konfirmasi piutang outstanding ke pelanggan tidak ada satupun yang sesuai. Hingga ditelusuri ke rekening koran pelanggan ditemukan cek – cek yang digunakan pembayaran tersetor ke nama rekening pribadi bukan nama perusahaan.

3. Pemalsuan stempel dan tanda tangan customer pada cek untuk merubah penulisan di cek oleh penagihan

Temuan berikutnya menurut saya adalah yang tergolong paling berat. Disaat sudah ditentukan bahwa semua cek dan BG yang diterima sudah harus tertulis kepada nama perusahaan. Dan staff piutang sudah mensosialisasikan ke semua pelanggan dengan memo internal yang saya terbitkan. Ditemukan saat dilakukan konfirmasi piutang usaha ke pelanggan, dimana pelanggan menyatakan bahwa piutang sudah dilunasi. Pelunasan dibayar melalui kolektor dengan BG nomer sekian tanggal jatuh tempo sekian. Pada saat ditelusuri dengan pihak bank ditemukan BG tersebut dicairkan ke rekening pribadi yang namanya bukan karyawan perusahaan saya bekerja. Yang lebih aneh BG tersebut tertulis “dibayarkan kepada nama perusahaan” dicoret dan diganti nama pribadi. Pencoretan tersebut diparaf sesuai tanda tangan cek dan ada stempel pelanggan. Ternyata kolektor memalsukan stempel dan tanda tangan pelanggan untuk mengkoreksi BG, dan mengkliring ke rekening temannya.

Meskipun dilakukan pembenahan dalam pengelolaan piutang usaha namun celah tetap ada meskipun kecil. Pengendalian internal memang tidak bisa mengeleminasi atas dampak tapi hanya bisa meminimalkan. Namun kita tetap bisa mencegah hal tersebut terjadi dengan tetap konsisten jalankan proses pengelolaan piutang usaha yang baik.


Konfirmasi piutang usaha untuk memastikan pengelolaan piutang usaha yang baik

Hal yang harus rutin dilakukan dalam pengelolaan piutang usaha yang baik adalah konfirmasi ke pelanggan. Walaupun sudah dilakukan konfirmasi melalui telepon sebelum membuatkan jadwal penagihan dan setelah penagihan, namun wajib kita lakukan konfirmasi tertulis setiap awal bulan. Atau paling tidak setiap 2 - 3 bulan sekali apabila volume piutang yang besar dan pelanggan yang banyak. Hal ini dilakukan untuk memastikan pencatatan piutang usaha perusahaan sudah sesuai dengan pengakuan pelanggan. Dan untuk menghindari hal – hal yang bisa dimanipulasi atau kecurangan.

Banyak celah yang bisa diperbaiki dalam pengelolaan piutang usaha, sebagian besar karena melakukan konfirmasi piutang usaha ke pelanggan. Karena bagaimanapun prosedur yang kita buat tetap harus kita review untuk menutupi celah pengelolaan piutang usaha yang bisa dimanfaatkan. Selain itu konfirmasi piutang usaha juga dalam pengelolaan piutang usaha, membantu menemukan permasalahan yang berkembang sebagai dasar melakukan review atas prosedur yang kita buat selama ini.

Selain Pencatatan Piutang Usaha, perlunya kita memastikan pengelolaan piutang usaha berjalan dengan baik. Agar tujuan pengelolaan piutang usaha berjalan dengan baik dengan membuat SOP penagihan piutang dan SOP pelunasan piutang. Yang didukung dengan flowchart piutang usaha, sehingga bisa dijalankan dan dipatuhi oleh semua yang bertanggung jawab dan berkepentingan terhadap pengelolaan piutang usaha.