Saturday, August 22, 2020

Formulir dalam Sistem Informasi Akuntansi, alat penting dalam sebuah transaksi

Formulir dalam Sistem Informasi Akuntansi


Formulir dalam Sistem Informasi Akuntansi mempunyai peranan penting, dalam merekam transaksi atau kejadian yang berhubungan dengan keuangan. Menjadi bagian awal dari sebuah siklus akuntansi dan berperan dalam pengendalian internal, maka pembuatan dan penggunaan formulir mesti dirancang dengan baik. Terutama dengan memahami apa yang menjadi manfaat dan bagaimana pengawasan dalam penggunaan formulir.


Manfaat Formulir dalam Sistem Informasi Akuntansi

Formulir salah satu alat vital untuk kita menjalankan transaksi dalam sebuah perusahaan. Dimana sebuah perusahaan memulai kegiatannya dengan formulir dan menggunakan formulir untuk merekam segala kegiatan yang sudah terjadi. Formulir ini merupakan bukti-bukti internal perusahaan yang mencerminkan aktivitas perusahaan. 

Manfaat Formulir dalam Sistem Informasi Akuntansi untuk:

  1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
  2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
  3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
  4. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain.

Dengan terekamnya transaksi dalam formulir maka akan lebih mudah dalam pengawasan terhadap segala kemungkinan penyimpangan. Disinilah peran formulir dalam sistem informasi akuntansi sebagai pengendalian internal. Meskipun tidak menutup kemungkinan akan terjadinya manipulasi data atau pun salah dalam pengisian data. Seperti dalam tulisan saya tentang pengendalian internal bahwa dampak lingkungan tidak akan bisa di-eleminasi, hanya bisa diminimalkan seminimal mungkin.

Untuk mengantisipasi dampak lingkungan tersebut, maka perlu disusun bentuk formulir dalam sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Dari setiap formulir disusun tersebut diberikan kode, selain untuk memudahkan pengawasan juga memudahkan dalam hal penyimpanan.


Jenis-Jenis Formulir dalam sistem informasi akuntansi

Formulir dalam sistem informasi akuntansi mempunyai beberapa jenis formulir yang terbagi berdasarkan dari sumber dan dari tujuan pengunaannya. Hal ini yang akan mempengaruhi dalam merancang jenis formulir yang kan digunakan. Termasuk bagaimana menyimpannya dan pengawasannya memberikan perlakuan yang berbeda.

Berdasarkan pada sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi 3 golongan yaitu:

  1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Formulir ini dibuat oleh perusahaan, yang digunakan untuk kepentingan internal dan disimpan dalam perusahaan.
  2. Formulir yang dibuat dan dikirim kepada pihak luar. Formulir ini dibuat oleh pihak perusahaan yang nantinya digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan.
  3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan. Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan akibat dari transaksi dan hubungan antara perusahaan dengan pihak luar.

Berdasar pada tujuan penggunaannya, bukti transaksi berupa formulir dibagi menjadi dua sebagai berikut:

  1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Formulir ini digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
  2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir ini digunakan sebagai alat untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.


Pengawasan Formulir dalam Sistem Informasi Akuntansi

Formulir yang digunakan dalam perusahaan perlu diawasi agar penggunaan formulir dapat berjalan seefisien mungkin. Pengendalian internal terhadap formulir dapat ditentukan dari jenis informasi, cara proses dan penyimpanannya.

Pengawasan formulir dilakukan dengan cara sebagai berikut:

  • Mengawasi pembuatan formulir. Hal ini dilakukan untuk mencegah pembuatan formulir yang tidak diperlukan.
  • Tanggung jawab pengendalian formulir dipusatkan pada satu bagian. Hal ini dilakukan untuk mencegah tiap unit perusahaan membuat formulir sendiri-sendiri sehingga dapat dihindari adanya duplikasi yang tidak perlu.
  • Pengawasan penggunaan formulir. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya formulir yang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan. Biasanya dibuatkan daftar formulir yang digunakan dalam perusahaan dan dilakukan evaluasi setiap jangka waktu tertentu.
  • Menggunakan kode/ angka berseri pada setiap formulir sesuai kebutuhan. Untuk mengetahui formulir digunakan sesuai dengan keperluannya, dan tidak dapat disalahgunakan untuk kepentingan diluar transaksi yang seharusnya.

Formulir yang digunakan oleh perusahaan ada kalanya mempunyai beberapa fungsi sekaligus, dimana setiap formulir yang digunakan dibuat secara rangkap sehingga setiap copy dari formulir tersebut dapat digunakan bagian lain untuk mencatat transaksi yang terjadi dan menindak lanjuti sesuai dengan fungsi bagiannya masing-masing.

Pengawasan dalam penggunaan formulir dilakukan oleh setiap bagian dan pada setiap periode dibuatkan daftar formulir yang digunakan oleh masing – masing bagian. Ada satu bagian atau departemen tersendiri yang tidak hanya mengawasi pembuatan dan pendistribusian formulir tapi juga dalam hal pemusnahan formulir. Dan semua itu tertuang dalam Kebijakan perusahaan (Company Policy) dan Standard Operating Procedure / SOP.


Perbedaan Bukti Transaksi dan Bukti Pendukung

Sistem Informasi akuntansi yang dilaksanakan akan banyak menggunakan bermacam-macam formulir. Formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi yang terjadi disebut bukti transaksi. Bukti transaksi sendiri dikelompokkan menjadi dua yaitu:

  • Bukti yang digunakan sebagai dasar pencatatan jurnal, rekening atau laporan. Yang biasa disebut sebagai Bukti Transaksi.
  • Bukti yang mendukung bukti yang lain. Yang biasa disebut dengan Bukti Pendukung.

Bukti transaksi adalah formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi yang terjadi dan akan dicatat dalam formulir lainnya. Bukti pendukung adalah formulir yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi dan akan digunakan untuk mendukung bukti transaksi. Misalnya faktur penjualan mempunyai bukti pendukung antara lain surat pemesanan dari pembeli dan surat pengiriman.


Formulir dalam Sistem Informasi Akuntans
Contoh formulir dalam sistem informasi akuntansi


Dari penjelasan tersebut di atas jelas terlihat bagaimana peranan formulir dalam Sistem Informasi Akuntansi sebagai Pengendalian Internal. Dan formulir berperan dari awal sebuah Siklus Akuntansi dimulai. Sehingga dalam pengawasan formulir perlu diperhatikan bagaimana perancangan, pendistribusian, penyimpanan hingga pemusnahan formulir. Penentuan dan pembuatan formulir ini melekat erat dalam pembuatan flowchart sebagai bagian dalam perancangan Standard operating procedure.