Saturday, August 1, 2020

Sistem Informasi Akuntansi, pengertian dan fungsinya dalam aktivitas bisnis perusahaan

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi merupakan aktivitas pendukung dari konsep rantai nilai (value Chain). Dimana sistem infromasi akuntansi dapat memberikan nilai bagi perusahaan dengan cara memberikan informasi yang cepat dan akurat. Dengan informasi yang cepat dan akurat, kelima aktivitas utama (primary activities) perusahaan dijalankan lebih efisien dan efektif.


Sistem Informasi Akuntansi bagian dari Aktivitas Nilai (Value Activities)

Pada umumnya perusahaan bertujuan memberikan nilai untuk para pelanggan. Dimana sebuah perusahaan dikatakan menguntungkan jika nilai yang dihasilkan lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dihasilkan. Untuk mencapainya perusahaan menjalankan aktivitas–aktivitas yang berbeda yang dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value chain) yang terdiri aktivitas nilai (value activities).

Secara umum rantai nilai perusahaan terdiri dari sembilan aktivitas nilai (primary activities). Menurut Michael E. Porter, Sembilan aktivitas nilai ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu lima aktivitas utama (primary activities) dan empat aktivitas pendukung (support activities). Lima aktivitas utama yang secara secara langsung memberikan nilai kepada perusahaan yaitu:

  • Logistik masuk (Inbound Logistic)
  • Operasi (Operation)
  • Logistik keluar (Outbound Logistic)
  • Pemasaran dan penjualan (Marketing and Sales)
  • Pelayanan purna jual (Service)

Supaya aktivitas utama dapat berjalan secara optimal maka diperlukan aktivitas pendukung yang terdiri dari empat aktivitas pendukung yaitu :

  • Infrastruktur perusahaan (Firm Infrastructure)
  • Sumber daya manusia (Human Resource)
  • Teknologi (Research, Technology, and System Development)
  • Pembelian (Procurement)

Adapun sistem informasi akuntansi adalah bagian dari infrastruktur perusahaan yang merupakan aktivitas pendukung.


Pengertian dan hubungan Data, Informasi dan Sistem

Sebelum membahas sistem informasi akuntansi lebih lanjut, penulis ingin menyampaikan perbedaan antara data dan informasi karena sangat erat hubungannya dengan sistem dan pengertian sistem itu sendiri. Kita akan mudah memahami sistem informasi akuntansi dengan mengerti tentang data, informasi dan sistem serta hubungannya satu sama lain.

Adapun pengertian data dan informasi adalah sebagai berikut :

  • Data adalah fakta–fakta yang dikumpulkan, dimasukan kedalam, disimpan dan yang nantinya akan diproses oleh suatu sistem.
  • Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan kegunaan dan manfaat.

Menurut West Churchman, sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Sebuah sistem terdiri dari beberapa bagian yang memiliki karakteristik sama dengan sistem induknya, bagian–bagian dari sistem disebut dengan sub-sistem. Sistem merupakan komponen bagi perusahaan yang digunakan untuk memproses data hingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan terhadap informasi tersebut.

Hubungan antara data dan informasi dapat dilihat pada ilustrasi berikut ini


Sistem Informasi Akuntansi
Proses Akuntansi sebagai sebuah sistem


Dari gambar tersebut bisa dilihat hubungan antara data yang berasal dari transaksi – transaksi dan informasi yang dihasilkan dari pemrosesan data – data tersebut. Sehingga jelas terlihat saling tergantung antara input dan output, sebab dari input yang baik akan menghasilkan output yang dapat diandalkan. Hal ini juga ditunjang dengan proses yang dilakukan dengan benar dan kepatuhan akan prosedur dalam menjalankan proses.


Pengertian Sistem Informasi Akuntansi dan hubungannya dengan Siklus Transaksi

Apabila kita membahas Sistem Informasi Akuntansi, maka kita juga harus memahami siklus transaksi aktivitas bisnis perusahaan. Kedua hal yang saling terkait dan Sistem Informasi Akuntansi harus menunjang siklus transaksi aktivitas bisnis perusahaan. Dan bagaimana perannya.


A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Stephen A. Moscove (Core concepts of accounting information systems) mendefinisikan sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam.

Sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai sebuah sistem terdiri dari sub-sistem - sub-sistem yang saling berhubungan. Sistem yang disusun sesuai dengan suatu skema dalam melaksanakan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dimana sistem informasi akuntansi mengumpulkan input yang berupa data-data dari setiap transaksi yang terjadi dan kemudian diproses sehingga menghasilkan output berupa informasi keuangan.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) mengutip dari Ikatan Akuntan Indonesia.
Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang dirancang untuk memungkinkan akuntansi sebagai bahasa bisnis untuk menjalankan fungsinya. Sistem Informasi Akuntansi adalah alat agar akuntansi menjalankan fungsinya dalam identifikasi data, mengumpulkan data, menyimpan dan mengembangkan. Serta mengukur informasi atau pun data terkait dengan transaksi ekonomi yang terjadi dalam perusahaan. Sistem Informasi akuntansi dapat juga diartikan sebagai kesatuan struktur yang menggunakan sumber daya fisik yang terdiri dari komponen – komponen yang mentransformasikan data – data ekonomi menjadi data – data akuntansi untuk dapat digunakan oleh pengguna internal maupun eksternal.


B. Pengertian Siklus Transaksi sebagai dasar pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi

Siklus Transaksi adalah rangkaian aktivitas bisnis-aktivitas bisnis yang terkait. Sebagian besar transaksi ini dapat dikelompokan kedalam sejumlah kecil siklus transaksi terkait. Seperti siklus dengan penjualan barang, pembayaran supplier, penggajian karyawan, dan pembayaran kepada pemberi pinjaman.

Salah satu jalan alternatif untuk mengetahui apa saja aktivitas bisnis suatu perusahaan adalah melalui siklus transaksi. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia, siklus transaksi adalah kegiatan – kegiatan terkait pertukaran dalam perusahaan dikelompokan menjadi lima proses bisnis atau siklus transaksi utama (Transaction cycle):

  • Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)Siklus ini adalah siklus dimana barang dan jasa dijual untuk memperoleh kas atau setara kas. Atau janji untuk menerima pembayaran berupa kas atau setara kas di masa mendatang.
  • Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle). Siklus ini adalah siklus dimana perusahaan membeli persediaan barang jadi untuk dijual. Atau membeli bahan baku untuk diproses di siklus produksi. Pembelian ini dengan memberikan kas atau setara kas atau janji untuk membayar dengan kas atau setara kas dimasa depan.
  • Siklus Produksi atau konversi (Production or Conversion Cycle). Siklus ini adalah siklus dimana bahan baku diolah menjadi barang jadi. Kegiatan – kegiatan utama dalam siklus ini antara lain: mendesain produk, merencanakan dan menjadwalkan produksi, memproduksi barang, menyimpan barang jadi dan menyiapkan laporan manajemen.
  • Siklus Sumber Daya Manusia atau siklus penggajian (Human Resources/Payroll Cycle). Siklus ini adalah siklus dimana perusahaan mengikat kontrak dengan karyawan, melakukan pelatihan, memberikan imbal jasa atau kompensasi, melakukan evaluasi, melakukan promosi serta melakukan pemberhentian atau PHK.
  • Siklus Pendanaan/Keuangan (Finance Cycle). Siklus ini adalah siklus dimana perusahaan menjual saham perusahaan kepada investor, meminjam uang, investor menerima deviden dan pembayaran atas bunga pinjaman.

Selain dari 5 kelompok siklus tersebut, terdapat sistem jurnal umum dan pelaporan (general ledger and reporting system). Sistem ini berhubungan dan memiliki antarmuka dengan kelima kelompok siklus utama. Dimana fungsinya untuk menghasilkan informasi berupa laporan – laporan, baik untuk internal maupun eksternal.


C. Hubungan antara Sistem Informasi Akuntansi dan Siklus Transaksi

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan jenis sistem yang relalif tertutup. Karena sistem informasi akuntansi memproses input menjadi output dengan memanfaatkan pengendalian internal untuk membatasi dampak lingkungan dan bukan mengeleminasinya. Bagaimanapun dampak lingkungan tidak dapat di-eliminasi (akan selalu ada), untuk itulah peran pengendalian Internal dalam membatasi dan mengendalikan dampak lingkungan.

Dampak atau pengaruh lingkungan tersebut berasal dari dalam sistem itu sendiri dan dari luar sistem yaitu:

  • Lingkungan dalam sistem: Karyawan, Pihak Manajemen.
  • Lingkungan diluar sistem: Customer, Kreditor, Suplier, Pemerintah (regulasi).

Dalam sebuah siklus terdapat beberapa prosedur saling terkait. Sehingga apabila sebuah Siklus yang diproses dalam Sistem Informasi Akuntansi mempunyai sub sistem – sub sistem berupa prosedur yang saling terkait. Misalnya siklus pendapatan terdapat prosedur seperti Prosedur Penerimaan pendapatan secara tunai, Prosedur Penerimaan pendapatan melalui bank atau elektronik, Prosedur setoran pendapatan ke bank, Prosedur penyimpanan penerimaan pendapatan. Prosedur – prosedur ini merupakan sub sistem – sub sistem dalam proses Sistem Informasi Akuntansi. Seperti contohnya prosedur atau SOP pengeluaran kas kecil yang ditunjang dengan flowchart kas kecil.

Siklus transaksi yang diproses dalam sistem informasi akuntansi mengandalkan pengendalian internal agar berjalan baik dan membatasi dampak dari internal. Dimana pengendalian internal berperan mengawasi dan menguji kepatuhan karyawan dalam menjalankan prosedur. Begitu juga dengan dampak lingkungan lain.

Perlunya mengetahui jenis–jenis informasi (laporan dan dokumen) yang dibutuhkan oleh perusahaan sebelum menerapkan sistem informasi akuntansi (SIA) bagi perusahaan tersebut. Dari jenis informasi (laporan dan dokumen) yang dibutuhkan, perusahaan dapat menentukan jenis data input yang relevan. Tidak hanya jenis data input namun juga proses yang seharusnya dilakukan sesuai dengan siklus transaksi dalam aktivitas bisnis yang terjadi di perusahaan.


Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi sebagai bagian dari infrastruktur perusahaan, digunakan untuk menunjang segala aktivitas perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi harus dapat memberikan informasi yang benar dan akurat. Serta kemampuannya menjaga aset perusahaan, termasuk data.

Sistem informasi akuntansi mempunyai tiga fungsi sebagai berikut:

1. Pemrosesan Transaksi

Dokumen dan Prosedur. Fungsi pertama ini sebagai salah satu fungsi dasar sebuah sistem informasi akuntansi. Sebuah sistem yang melakukan proses data transaksi perusahaan secara efektif dan efisien. Hal ini diterapkan dalam sebuah flowchart seperti Flowchart piutang usaha dan prosedur atau SOP penagihan piutang

2. Menyediakan Informasi Untuk Pengambil Keputusan

Fungsi kedua dari sistem informasi akuntansi adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi manajemen. Informasi yang tersedia terbagi menjadi : laporan keuangan (Financial Statement) dan laporan manajemen (Managerial Reports).

3. Melakukan Pengendalian Internal

Sistem informasi akuntansi berfungsi juga sebagai pengendalian internal untuk memberikan kepastian akan informasi yang dapat dipercaya. Serta segala aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien sesuai tujuan manajemen. Juga memastikan agar tetap pada peraturan yang berlaku dan dapat menjaga aset–aset perusahaan termasuk data–data perusahaan.

Untuk menjalankan fungsinya, sistem informasi akuntansi juga menggunakan metode–metode antara lain adalah:

Metode – metode yang diterapkan tersebut saling mempengaruhi dan menunjang satu sama lain. Dimana metode tersebut membantu organisasi dengan memberikan catatan atau dokumen yang dirancang dengan baik sehingga dapat menjadi pengujian terhadap pertanggungjawaban. Selain itu dengan pemisahan tugas dan tanggung jawab dapat mencegah seorang karyawan melakukan seluruh aspek transaksi bisnis. Pemisahan tugas dan tanggung jawab dapat menghindarkan kemungkinan adanya penyalahgunaan wewenang yang dapat menimbulkan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan.

Metode yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari prinsip pengendalian internal. Hal ini yang menjelaskan bahwa sistem informasi akuntansi memanfaatkan pengendalian internal dalam membatasi dampak lingkungannya. Mengantisipasi Ancaman terhadap Sistem Informasi Akuntansi dengan pengendalian internal akan kita bahas pada tulisan tersendiri.