SOP Pengeluaran Kas Kecil atas pengajuan dan realisasi Bon sementara / Cash Advance

SOP Pengeluaran Kas Kecil atau Standard Operating Procedure Pengeluaran Kas Kecil merupakan salah satu subsistem dari Sistem Informasi Akuntansi. Yang menjaga kepatuhan dan menjadi pedoman bagi karyawan dalam menjalankan proses dengan benar. Standar Operating Procedure atau SOP ini menjadi pedoman bagi internal perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya baik level staff maupun level management. Perancangan dalam sebuah standard operating procedure / SOP Pengeluaran Kas Kecil juga mengacu pada Pengendalian Internal Kas Kecil. Hal ini untuk memastikan bahwa prosedur tersebut juga berfungsi dengan benar untuk menjadi salah satu alat dalam menjaga aset perusahaan.

Daftar isi

• 1 Pertimbangan dalam membuat SOP Pengeluaran Kas Kecil
• 2 Kejadian – kejadian yang diprediksi dalam merancang SOP Pengeluaran Kas Kecil
• 3 Pembuatan SOP Pengeluaran Kas Kecil
• 4 SOP Pengeluaran Kas Kecil atas Pengajuan dan realisasi Bon sementara / Cash Advance
• 4.1 Bagian 1 Header SOP Pengeluaran Kas Kecil
• 4.2 Bagian 2 Persetujuan SOP Pengeluaran Kas Kecil
• 4.3 Bagian 3 Badan Dokumen SOP Pengeluaran Kas Kecil
• 5 Kebijaksanaan dalam penerapan SOP Pengeluaran Kas Kecil

Pertimbangan dalam membuat SOP Pengeluaran Kas Kecil

Pada perancangan Standard Operating Procedure / SOP Pengeluaran Kas Kecil tidak terlepas dengan media yang digunakan dalam memastikan atas kebenaran data dan validasinya. Media berupa formulir yang digunakan sebagai bukti transaksi dan yang menguatkan berupa bukti pendukung. Seperti yang sudah saya ulas dalam tulisan sebelumnya “Formulir dalam Sistem Informasi Akuntansi, alat penting dalam sebuah transaksi”.  Sehingga pada saat membuat standar operasional prosedur baiknya kita sudah menetapkan formulir yang akan digunakan dalam prosedur tersebut. Formulir ini yang akan digunakan sebagai alat perekam data transaksi awal yang diperkuat dengan validasi dan otorisasi pihak yang diberi tanggung jawab.

Penentuan formulir ini lazimnya sudah dilakukan pada saat pembuatan flowchart sebagai dasar perancangan Standard Operating Procedure / SOP. Flowchart ini yang adalah visualisasi dari aliran proses dan formulir / dokumen. Sepert halnya pada Flowchart Kas Kecil yang sebelumnya sudah saya bahas, nanti nya bisa menjadi lampiran atas Standar Operating Procedure / SOP Pengeluaran Kas Kecil. Menjadi satu kesatuan yang saling menunjang.

Kejadian – kejadian yang diprediksi dalam merancang SOP Pengeluaran Kas Kecil

Pada pelaksanaannya, kas kecil ditentukan dengan batasan atau maksimum dana yang boleh dikeluarkan. Namun ada beberapa pembiayaan operasional yang diberikan tanggung jawab ke kasir kas kecil untuk melakukan pembayaran atau pengeluaran dana diluar dari batasan kas kecil. Bisa disegarkan kembali dengan melihat tulisan tentang Sistem Kas Kecil. Sebagai ilustrasi seperti berikut ini:
“Perusahaan menetapkan bahwa pengeluaran kas kecil hanya untuk pengeluaran operasional dengan nilai tidak lebih dari Rp.150.000 dalam setiap pengajuan Bon sementara / cash advance. Namun ada beberapa kegiatan yang membutuhkan dana lebih dari batasan yang ditetapkan, salah satu contoh adalah perjalanan dinas. Solusinya dengan membuat prosedur top up, dimana kasir kas kecil mengeluarkan nilai sejumlah perjalanan dinas dan mengajukan penggantian untuk mengganti dana kas kecil yang dikeluarkan. Dimana prosedur pengajuan penggantian ini bisa dilakukan bersamaan dengan pengajuan pengisian kas kecil.”

Dan beberapa kejadian yang kondisinya serupa seperti contoh tadi yaitu kondisi – kondisi yang urgent atau emergency. Namun kita juga harus menganalisa apakah kondisi urgent tersebut benar – benar urgent atau karena tidak ada perencanaan, yang seharusnya biaya tersebut bisa diprediksi dan direncanakan jauh hari.

Pembuatan SOP Pengeluaran Kas Kecil

Pada saat ini saya akan bahas standard operating procedure/ SOP pengeluaran kas kecil yang dititik beratkan pada pengeluaran / pembiayaan operasional rutin dengan nilai relatif kecil. Perancangan prosedur dilakukan setelah ditetapkan sistem kas kecil, formulir yang akan digunakan dan flowchart pengeluaran kas kecil.

Dalam hal ini saya memberikan contoh formulir yang akan digunakan yaitu:

• Bon Sementara / Cash Advance: digunakan untuk pengeluaran kas kecil yang diajukan oleh pemakai dana kas kecil. Pengeluaran kas kecil ini belum ada bukti pendukung dari eksternal karena pada saat diajukan belum ada bukti pendukung atau transaksi belum dilakukan. Bukti pendukung bisa berupa nota, kwitansi atau faktur dari eksternal perusahaan.
• Realisasi Bon Sementara: Formulir ini digunakan sebagai bukti transaksi atas transaksi yang sudah ada bukti pendukung dari transaksi. Bukti kas keluar ini dibuat saat penyelesaian atau realisasi bon  sementara. Namun juga digunakan atas transaksi yang sudah ada nota / kwitansi / faktur yang ditagihkan. Contoh iuran sampah, iuran lingkungan.

Pada pelaksanaan Standard Operating Procedure / SOP Pengeluaran Kas Kecil, sebelumnya sudah ditetapkan untuk tidak dilakukan reimburse seminimal mungkin. Dengan pertimbangan memudahkan kendali biaya, juga agar karyawan tidak menggunakan uang pribadinya terlebih dahulu. Disini kendali pengeluaran kas kecil lebih ditekankan agar karyawan yang mengajukan dana diwajibkan untuk memperhitungkan kebutuhan dana dengan kewajaran harga dan kebutuhan. 

SOP Pengeluaran Kas Kecil atas Pengajuan dan realisasi Bon sementara / Cash Advance

Pada saat pembuatan Standar operating procedure / SOP lazimnya terdiri dari  beberapa bagian yang ditampilkan. Begitu pula dengan pembuatan Standard Operating Procedure / SOP Pengeluaran Kas Kecil, saya mengelompokkan menjadi 3 bagian yang terdiri dari:

Bagian 1 Header SOP Pengeluaran Kas Kecil

Pada bagian header ini akan menampilkan informasi berupa:

• Logo Perusahaan: Gambar logo perusahaan.
• Judul: Pengajuan dan realisasi Bon Sementara.
• Nomer Dokumen: nomer dokumen diisi sesuai nomer SOP yang dikeluarkan.
• Tanggal dibuat: Tanggal dibuatnya SOP.
• Tanggal berlaku: Tanggal mulai berlakunya SOP.
• Nama departemen: Departemen atau bagian yang menerbitkan SOP.
• Revisi: Diisi angka yang menandakan revisi ke berapa kali apabila dokumen ini adalah revisi dari SOP sebelumnya.
• Halaman: Jumlah halaman dari dokumen SOP.

Contoh Header SOP Pengeluaran Kas Kecil

Pada tanggal dibuat dengan tanggal berlaku mempunyai rentang waktu umumnya 2 minggu, ini adalah rentang waktu untuk sosialisasi atas Standard Operating Procedure kepada seluruh level karyawan.

Bagian 2 Persetujuan SOP Pengeluaran Kas Kecil

Pada beberapa perusahaan menggunakan sistem control dokumen dengan pertimbangan agar dokumen tidak sampai keluar dari area perusahaan. Sistem ini menggunakan pembuatan dan persetujuan melalui sistem. Dan dokumen hanya bisa diakses oleh karyawan yang terdaftar di perusahaan dengan menggunakan login nama karyawan. Menghindari dokumen beredar keluar dari perusahaan sistem membuat dokumen hanya bisa dilihat melalui akun, dan tidak bisa dicetak.

Pada bagian ini adalah kolom pembuat dan persetujuan dari prosedur yang dibuat. Kolom ini bisa diletakan dibawah header atau diletakan di footer dokumen. Namun baiknya bisa diletakan dibawah header agar bisa menjadi perhatian. Kolom ini dapat berisi nama jabatan saja atau kolom yang ditandatangani.

Apabila kita menggunakan sistem kontrol dokumen untuk penyimpanan maka cukup ditampilkan kolom dengan nama jabatan yang membuat dan yang menyetujui. Bagian ini memberikan informasi tentang:

• Dibuat oleh: diisi dengan nama jabatan pembuat, biasanya Accounting Manager, FC atau kepala departemen yang membuat prosedur.
• Disetujui oleh: diisi dengan nama jabatan yang menyetujui, umumnya level persetujuan berada satu tingkat diatas level pembuat. Siapa yang menyetujui disesuaikan dengan struktur organisasi yang ditetapkan oleh perusahaan.
• Kolom dibawahnya berisi: dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan. Dicentang sesuai dengan kondisi pada saat prosedur dibuat.

Contoh Approval SOP Pengeluaran Kas Kecil

Bagian 3 Badan Dokumen SOP Pengeluaran Kas Kecil

Pada bagian badan dokumen ini akan menampilkan beberapa  informasi yang berkaitan dengan prosedur pengeluaran kas kecil yaitu:

1. Tujuan:  Pada bagian tujuan ini kita menjelaskan tujuan dibuatnya SOP pengeluaran kas kecil secara spesifik untuk apa dan siapa. Contohnya: “Tujuan: Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam menyediakan dana tunai terbatas bagi pembiayaan operasional perusahaan yang bersifat rutin maupun tidak rutin berskala kecil sebagai bon sementara atau uang muka dan dalam jangka waktu tertentu harus direalisasikan oleh karyawan dari Departemen yang mengajukan”.
2. Ruang lingkup: bagian ruang lingkup ini menjelaskan prosedur untuk pengajuan bon sementara yang berlaku mencakup kepada siapa dan bagian mana saja. Yang mempunyai kepentingan atas pengeluaran, penyimpanan dan pencatatan kas kecil.
3. Definisi: Pada bagian ini akan mendefinisikan istilah yang digunakan dalam SOP Pengeluaran Kas Kecil. Contoh: istilah Bon Sementara / Cash advance, Bukti kas keluar, laporan harian kas kecil, pemakai dana dan sebagainya.
4. Acuan: Pada bagian acuan diisi dengan prosedur utama atau peraturan perusahaan yang menjadi acuan dari SOP Pengeluaran Kas Kecil. Semisal perusahaan mempunyai peraturan perusahaan yang mengatur tentang prosedur pengelolaan pencatatan dan pelaporan keuangan secara umum. Sehingga SOP Pengeluaran Kas Kecil dibuat dengan berpedoman pada prosedur atau peraturan yang lebih tinggi tersebut.
5. Dokumen: Berisi informasi atas formulir dan dokumen yang ditetapkan untuk digunakan dalam menjalankan SOP Pengeluaran Kas Kecil. Seper misalnya: Formulir Bon Sementara, Formulir Bukti Kas Keluar serta laporan  harian kas kecil.
6. Rincian Prosedur: Pada bagian ini merinci proses dari SOP Pengeluaran Kas Kecil secara detail dengan narasi yang berpedoman pada Flowchart pengeluaran kas kecil yang sudah dibuat.
7. Lampiran: Pada bagian ini berisi daftar contoh formulir yang  digunakan dalam SOP pengeluaran kas kecil. Juga menyertakan flowchart secara terpisah apabila flowchart tidak dicantumkan dalam rincian prosedur.

Contoh SOP pengeluaran kas kecil atas pengajuan dan realisasi bon sementara

Contoh SOP pengeluaran kas kecil halaman 1

Contoh SOP pengeluaran kas kecil halaman 2

Contoh SOP pengeluaran kas kecil halaman 3

Contoh SOP pengeluaran kas kecil halaman 4

Contoh formulir Bon Sementara / Cash Advance dan Realisasi Bon Sementara

Contoh formulir Bon Sementara / Cash Advance 

Contoh formulir realisasi Bon Sementara / Cash Advance

Kebijaksanaan dalam penerapan SOP Pengeluaran Kas Kecil

Perlu diingat kembali SOP Pengeluaran Kas Kecil juga mengacu pada besar kecilnya lingkup, yang didasarkan dari Struktur organisasi. Semakin kecil lingkupnya akan semakin sedikit filter personal dalam melakukan verifikasi. Dan pada pelaksanaan bon sementara akan muncul beberapa masalah atas kejadian yang tidak terdapat didalam prosedur. Masalah – masalah yang timbul pada saat berjalannya prosedur yang akan menjadi masukan dalam melakukan revisi.

Namun apabila belum bisa dilakukan revisi, level manajemen dapat membuat kebijaksanaan yang bersifat insidentil. Namun tetap harus berhati – hati karena karyawan akan berpikir bahwa kebijaksanaan yang dibuat dianggap menggantikan prosedur. Jadi harus ditekankan ke karyawan apabila membuat kebijaksanaan diluar prosedur hanya bersifat insidentil dan hanya boleh dilakukan oleh level manajemen. Dan dalam membuat kebijaksanaan, tetap harus dipikirkan Bagaimana kontrol atas prosesnya. Sehingga semua proses tetap dalam kendali dan tidak sampai terjadi penyalahgunaan.