Sunday, August 30, 2020

Flowchart Kas kecil petty cash perannya dalam perancangan prosedur Kas Kecil

Flowchart kas kecil

Flowchart kas kecil / petty cash menggambarkan bagaimana sebuah proses prosedur dan alir dokumen berjalan. Dirancang berdasarkan pengendalian internal kas kecil yang telah dibuat untuk mengeleminasi dampak lingkungan. Menjadi gambaran sebuah proses prosedur dan alir dokumen dalam merancang SOP kas kecil nantinya. Sebuah bagian yang tak kalah pentingnya dalam sebuah Sistem Informasi Akuntansi.


Flowchart kas kecil / petty cash bagian dari proses Sistem Informasi Akuntansi

Flowchart sendiri merupakan visualisasi dari sebuah prosedur / SOP yang berjalan dalam sebuah Sistem Informasi Akuntansi. Pentingnya flowchart kas kecil agar dapat dipahami atas proses dan alir dokumen dalam pengajuan kas kecil dan penyelesaian kas kecil. Terutama oleh bagian atau departemen di luar bagian akuntansi dan keuangan. Dimana pembuatan atau perancangan flowchart sebagai bagian dari Prosedur, tentu saja menerapkan pengendalian internal kas kecil. Yang difungsikan untuk meminimalkan kebocoran dan filter yang berlapis dalam memvalidasi bukti transaksi dan bukti pendukung.

Sederhananya, dalam pembuatan flowchart kas kecil, kita sudah harus tahu bagian apa saja yang terlibat dalam pengeluaran kas kecil. Kemudian siapa yang terlibat, berwenang dan bertanggung jawab baik dalam bagian akuntansi keuangan maupun bagian lain. Formulir apa saja yang akan digunakan dan berapa rangkap. Setelah semua hal itu ditentukan barulah kita rancang flowchart.

Formulir Bon sementara / Cash advance sendiri merupakan bukti transaksi pengeluaran uang dari kas kecil, namun belum ada bukti pendukung atas pengeluaran dana. Dana kas kecil dipakai oleh departemen lain yang nantinya akan digunakan untuk pembiayaan. Singkatnya dana kas kecil sudah keluar namun belum ada bukti pendukung.

Sedangkan Formulir Bukti Kas keluar, merupakan bukti transaksi yang dibuat setelah penyelesaian Bon sementara. Dengan didukung bukti pendukung berupa nota, kwitansi atau bukti pembayaran yang valid.

Dalam tulisan ini saya membuat 2 Bagian flowchart kas kecil yang melibatkan departemen lain di luar departemen akuntansi / keuangan yaitu:

  1. Flowchart kas kecil dalam pengajuan bon Sementara / Cash Advance.
  2. Flowchart kas kecil dalam penyelesaian bon Sementara / Cash Advance.


Bagian 1: Flowchart kas kecil untuk pengajuan Bon Sementara /Cash advance

Disini saya membuat flowchart kas kecil untuk pengajuan Bon Sementara / Cahs Advance. Dimana pengajuan bon sementara oleh departemen lain di luar departemen akuntansi keuangan. Saya memakai istilah pemakai dana untuk bagian yang mengajukan bon sementara. Pembuatan flowchart kas kecil pengajuan Bon Sementara / cash advance ini saya bagi 2 tahap agar lebih mudah yaitu:

  • Tahap 1: Flow chart kas kecil – pengajuan bon sementara atasan pemakai dana.
  • Tahap 2: Flow chart kas kecil – pengajuan bon sementara ke kasir kas kecil.

Dengan detail tahapan tersebut  seperti berikut:


Bagian 1 Tahap 1: Pengajuan bon sementara ke atasan pemakai dana

Pada bagian ini pemakai dana dari departemen lain mempersiapkan pengajuan Bon Sementara / Cash Advance. Mengisi dengan lengkap formulir Bon Sementara rangkap 2 dan menandatangani, setelah itu dimintakan persetujuan ke atasan pemakai dana. Atasan pemakai dana memastikan kegunaan atas dana tersebut, kewajaran serta batasan jumlah dana sesuai SOP. Setelah semua sesuai, atasan menandatangani bon sementara, dan bon sementara siap untuk diajukan ke kasir kas kecil. Pada flowchart kas kecil akan menggambarkan proses persiapan, pengajuan persetujuan ke atasan, dengan kondisi apabila tidak disetujui, proses kembali seperti semula. Dan apabila di setujui proses berlanjut ke pengajuan kasir kas kecil.


Flowchart kas kecil
Flowchart kas kecil pengajuan bon sementara ke atasan


Bagian 1 Tahap 2: Pengajuan bon sementara ke kasir kas kecil

Flowchart kas kecil ini menggambarkan proses pengajuan BS ke kasir kas kecil. Dimulai pada proses pemakai dana mengajukan BS (rangkap 2) ke kasir kas kecil. Kasir kas kecil memeriksa pengajuan BS serta kelengkapan tanda tangan persetujuan. Bon sementara dikembalikan ke pemakai dana apabila masih ada yang kurang sesuai. Apabila sudah sesuai, kasir kas kecil menyerahkan ke atasan kasir untuk diperiksa dan disetujui atasan kasir. Atasan kasir menandatangani persetujuan apabila sudah sesuai dan menyerahkan kembali ke kasir kas kecil.

Kemudian kasir menyiapkan dana dan mencatat pengeluaran dana dalam laporan kas kecil. Bon sementara lembar 1 (orisinil) disimpan oleh kasir sebagai tanda bukti pengeluaran kas kecil yang belum ada bukti pendukungnya (bon Sementara masih belum selesai). Kasir menyerahkan BS copy dan dana ke pemakai dana.


Flowchart kas kecil
Flowchart kas kecil pengajuan ke kasir kas kecil

Berikut ini adalah flowchart kas kecil secara lengkap untuk pengajuan bon sementara (BS). Dalam flowchart dipisahkan bagian / departemen serta terdapat narasi yang menjelaskan aliran dokumen dan proses.

Flowchart kas kecil
Flowchart kas kecil pengajuan Bon Sementara


Bagian 2: Flowchart kas kecil untuk penyelesaian Bon Sementara / Cash advance

Pada bagian ini adalah Flowchart kas kecil untuk penyelesaian bon sementara. Bagan alir dimulai dari pemakai dana yang akan melakukan penyelesaian bon sementara. Pada prosedur / SOP kas kecil nantinya harus ditentukan berapa lama / hari penyelesaian BS sejak pengajuan BS. Kembali ke pengendalian internal kas kecil, agar dana kas kecil tidak digunakan terlalu lama untuk kepentingan lain. Berdasar pengalaman, kas kecil banyak disalahgunakan untuk pinjaman karyawan sendiri karena kurangnya kontrol.

Apabila penyelesaian BS tidak terjadi transaksi, dana kas kecil masih utuh dikembalikan ke kasir, perlu klarifikasi dari pemakai dana. Hal ini juga perlu dianalisa, apakah kejadian tersebut pernah terjadi dan berulang dengan pemakai dana yang sama. Itulah perlunya Laporan kas kecil, baik itu secara harian, bulanan dan saat pengajuan pengisian kas kecil. Seperti yang sudah diulas dalam tulisan tentang sistem kas kecil dan pengendalian internal kas kecil.

Flowchart kas kecil untuk penyelesaian bon sementara / cash advance saya buat dalam 3 tahapan untuk lebih mempermudah yaitu:

  • Tahap 1: Flowchart kas kecil penyelesaian Bon sementara ke atasan pemakai.
  • Tahap 2: Flowchart kas kecil penyelesaian Bon sementara ke kasir kas kecil.
  • Tahap 3: Flowchart kas kecil penyelesaian Bon sementara diserahkan ke accounting.

Dengan detail sebagai berikut:

Bagian 2 Tahap 1: Penyelesaian Bon sementara ke atasan pemakai

Dimulai dari pemakai dana mempersiapkan bukti pendukung, sisa dan dan BS copy untuk diserahkan ke atasan pemakai dana guna divalidasi. Apabila sudah sesuai dan diparaf bukti pendukung atasan oleh atasan, maka diserahkan ke kasir. Namun kalau menurut atasan pemakai dana tidak valid dan sesuai, maka pemakai dana harus mempertanggungjawabkan ketidak sesuaian atau tidak validnya bukti pendukung. Itulah kenapa dalam flowchart saya buat alir menjadi berhenti / stop.

Bukti pendukung adalah salah satu jenis formulir yang berasal dari eksternal perusahaan, seperti yang sudah saya ulas dalam tulisan formulir dalam sisteminformasi akuntansi. Dan bukti pendukung hanya bisa diperbaiki oleh pihak eksternal yang mengeluarkan. Kecuali bukti pendukung tersebut palsu atau sudah dimanipulasi. 


Flowchart kas kecil
Flowchart kas kecil penyelesaian BS ke atasan pemakai dana


Bagian 2 Tahap 2: Penyelesaian Bon sementara ke kasir kas kecil

Kalau Bukti pendukung sudah diparaf oleh atasan, maka diajukan penyelesaian BS ke kasir. Kasir menerima penyelesaian BS, melakukan pemeriksaan dan validasi. Apabila dari sisi kasir masih meragukan validasi bukti pendukung maka kasir menyerahkan ke atasan kasir. Atasan kasir melakukan verifikasi dan validasi ulang, apabila ternyata BP memang tidak valid, maka alir berhenti untuk meminta pertanggungjawaban.

Pada flowchart ini saya membuat filter berlapis sampai ke atasan kasir, hal ini dilakukan dengan pertimbangan untuk menghindari kolusi antara pemakai dana dengan atasannya. Filter yang berlapis dalam sebuah alir sangatlah perlu untuk meminimalkan dampak lingkungan seperti penjelasan di pengendalian internal kas kecil.

Apabila BP memang valid dan BS sudah sesuai, maka kasir menyerahkan BS asli yang sudah diberi stempel lunas ke pemakai dana. BS asli stempel lunas ini sebagai tanda bahwa penyelesaian BS sudah selesai dan disimpan pemakai dana sebagai bukti. Kemudian kasir menyimpan sisa dana kalau ada dan mencatat transaksi ke dalam laporan kas kecil. Kemudian kasir membuat bukti kas keluar sebagai dasar pengeluaran kas kecil dan penjurnalan kas kecil.


Flowchart kas kecil
Flowchart kas kecil penyelesaian bon sementara ke kasir


Bagian 2 Tahap 3: Penyelesaian Bon sementara diserahkan ke accounting

Kasir kas kecil menyiapkan semua Bon sementara, Bukti pendukung, Bukti kas keluar dan laporan kas kecil untuk diserahkan ke atasan kasir. Atasan kasir memeriksa dan meverifikasi semua dokumen dan laporan, dan menandatangani apabila sudah sesuai. Kemudian atasan kasir menyerahkan Semua dokumen dan laporan ke accounting.

Accounting memeriksa dan melakukan verifikasi ulang semua dokumen dan laporan, dan menyerahkan kembali apabila tidak sesuai. Apabila sudah sesuai accounting melakukan input transaksi / jurnal transaksi kas kecil. Penjurnalan ini dapat dilakukan berdasarkan transaksi harian atau tidak, disesuaikan dengan Sistem Kas Kecil yang diterapkan. Kemudian semua dokumen dan laporan diarsip berdasarkan tanggal.


Flowchart kas kecil
Flowchart kas kecil penyerahan penyelesaian kas kecil ke akunting


Setelah semua bagan alir dibuat, kemudian disatukan menjadi flowchart kas kecil penyelesaian bon sementara / cash advance seperti berikut:

Flowchart kas kecil
Flowchart kas kecil penyelesaian bon sementara


Flowchart Kas kecil sebagai bagian dari dasar perancangan prosedur

Saya membuat narasi atas alir dokumen dan prosedur pada flowchart ini untuk mempermudah bagian lain di luar accounting dalam memahaminya. Serta mempermudah dalam membantu merancang SOP kas kecil. Meskipun sebenarnya tidak harus memberikan narasi disamping flowcart.

Dari keseluruhan flowchart ini bisa menjadi gambaran besar atas alir dokumen dan prosedur kas kecil. Dimulai atas formulir apa saja yang dipakai, bagian / departemen apa saja yang terlibat dan siapa saja yang bertanggung jawab serta bertugas. Hingga bagaimana pencatatan dan penyimpanan. Sehingga mempermudah kita dalam merancang standard operating procedure / SOP Pengeluaran Kas Kecil. Karena memang flowchart merupakan salah satu elemen untuk merancang prosedur.

Flowchart pengeluaran kas kecil nantinya juga akan berkaitan dengan fowchart yang lain, salah satunya seperti flowchart pembelian. Dimana saat pembelian tunai untuk pengandaan persediaan atau kebutuhan operasional, maka mengikuti alur pengeluaran kas kecil.