Monday, August 31, 2020

Pengendalian Internal Kas Besar / Cash On hand, penerimaan tunai atas penjualan/ pendapatan

Pengendalian Internal Kas besar

Pengendalian Internal Kas Besar / cash on Hand diperlukan untuk menjamin keamanan Kas dan menjamin keakuratan atas catatan akuntansi kas. Dalam perputaran transaksi normal perusahaan, kas merupakan sesuatu yang sangat penting. Terutama terhadap penerimaan penjualan barang atau jasa secara tunai.


Pengendalian Internal Kas Besar (Cash on Hand)

Pada Tulisan ini saya akan membahas pengendalian internal kas besar (Cash on Hand) atas penerimaan tunai. Mengingatkan kembali pada pembahasan saya terkait Jurnal Kas besar (Cash on Hand), dimana Kas Terdiri dari Kas besar (Cash on Hand) dan Rekening Giro/Bank (Cash in Bank). Dan didalam kas besar terdapat sistem kas kecil yang digunakan untuk pengeluaran rutin operasional dengan nilai yang dibatasi atau kecil.

Kenapa saya membahas pengendalian internal kas hanya penerimaan tunai kas? Selama ini saya terapkan kontrol semua penerimaan tunai atas penjualan agar tidak digunakan untuk pembayaran tunai. Semua penerimaan atas penjualan tunai akan disetorkan ke bank untuk pengelolaan kas melalui sistem perbankan. Sedangkan pengeluaran tunai kas untuk operasional perusahaan sehari – hari melalui sistem kas kecil (Petty Cash). Hal ini untuk menjaga aliran kas (Cash flow) perusahaan dalam hal pembiayaan dan investasi. Selain yang utama untuk mencegah penyalah gunaan penerimaan atas penjualan tunai yang secara akumulasi bisa berjumlah sangat besar.

Kita akan membahas pengendalian internal kas yang berkaitan dengan transaksi penerimaan penjualan tunai dan deposit/uang muka yang diakui sebagai pendapatan diterima dimuka. Pembahasan pengendalian intenal kas besar yang saya terapkan selama ini semua berdasarkan tujuan dan prinsip – prinsip pengendalian Internal.  Yang sudah saya ulas dalam tulisan tentang: Pengendalian Internal, Pengertian, tujuan dan framework dalam menjaga kelangsungan bisnisDengan tetap mempertimbangkan kondisi dilapangan, SDM dan kompleksitas permasalahan yang terjadi.


Pengendalian Internal Penerimaan kas atas penjualan (sales) / pendapatan (Revenue) Tunai

Penerimaan atas penjualan / pendapatan tunai merupakan penerimaan atas penjualan atau pendapatan berupa uang tunai. Hal ini banyak terdapat dalam bidang usaha dagang maupun jasa seperti usaha retail, distributor, Rumah sakit, Hotel dan lainnya. Meskipun Perusahaan selalu mengedepankan pembayaran yang aman melalui sistem perbankan seperti transfer antar bank, menerima pembayaran melalui cek dan menggunakan mesin EDC dari fasilitas bank. Namun masih banyak transaksi atas penjualan barang atau jasa yang masih mengunakan uang tunai dalam prakteknya. Sehingga perlunya penerapan pengendalian internal kas besar yang ketat dengan tujuan menjaga aset perusahaan. Hal ini masih menjadi bagian dari tujuan Sistem Informasi Akuntansi.


1. Penetapan tanggung jawab atas transaksi dan aktivitas secara memadai dalam pengendalian internal kas besar

Masing – masing perusahaan menerapkan pengendalian internal kas besar atas penjualan tunai sesuai kondisi perusahaan dan jenis usahanya. Dan hal ini dipengaruhi oleh struktur organisasi sebuah perusahaan. Penetapan tanggung jawab terhadap karyawan yang menerima penjualaan tunai biasanya diserahkan ke Kasir (front liner). Biasanya bagian kasir ini adalah kasir counter penjualan barang atau jasa. Penanggung jawab verifikasi dokumen dan fisik uang diserahkan ke atasan kasir yaitu supervisor atau kepala kasir, sebelum dokumen diserahkan ke akunting atau keuangan.

Apabila kasir penjualan berada dalam satu departemen dengan akunting dan keuangan, kendalinya akan lebih mudah. Dibandingkan apabila kasir penjualan berada didalam departemen lain. Berdasar pengalam saya, beberapa bidang usaha seperti Rumah sakit memasukan kasir (front liner) kedalam departemen akunting dan keuangan. Namun seperti hotel mempunyai struktur yang berbeda lagi, dimana departemen Front Office yang berperan sebagai kasir.

Apapun strukturnya kasir baik dalam departemen akunting keuangan atau tidak, pengendalian internal tetap bisa diterapkan sesuai besar kecilnya perusahaan. Prinsipnya tetap sama siapa dan bagian mana yang menjadi tanggung jawab menerima penjualan barang atau jasa secara tunai. Dan siapa yang melakukan verifikasi dokumen dan uang fisik sebelum diserahkan ke departemen Akunting dan keuangan.


2. Pemisahan Tugas dan fungsi dalam pengendalian internal kas besar

Perlu sekali memisahkan tugas dan fungsi selain menetapkan tanggung jawab atas penerimaan tunai. Kalau perusahaan besar akan lebih mudah memilah tugas dan fungsi dibandingkan perusahaan kecil karena jumlah SDM yang berbeda. Namun pada prinsipnya pemisahan tugas dan fungsi setidaknya berpegang pada pemisahan 3 fungsi utama yaitu:

  • Fungsi otorisasi
  • Fungsi penyimpanan
  • Fungsi pencatatan (Jurnal)

Fungsi ini hendaknya diserahkan ke 3 orang yang berbeda dengan tugas dan tanggung jawab yang berbeda pula. Apabila 2 dari 3 fungsi dipegang oleh 1 orang akan menimbulkan kerawanan akan penyalahgunaan.

Terkait dengan penerimaan kas atas penjualan atau pendapatan Tunai, Fungsi penyimpanan adalah tugas dari kasir. Maka kasir tidak difungsikan melakukan pencatatan jurnal dan dapat melakukan otorisasi atas pengeluaran atau penggunaan uang atas penjualan. Meskipun kasir melakukan pencatatan melalui sistem kasir yang mungkin terintegrasi dengan sistem akuntansi. Namun fungsi pencatatan jurnal tetap menjadi tugas dan tanggung jawab akunting. Dengan melakukan verifikasi dan validasi atas transaksi berdasar data dari sistem kasir dan dokumen pendukung.

Fungsi Otorisasi diserahkan ke atasan kasir untuk mengeluarkan uang dari brankas dan menyimpan kode akses dan kunci brankas. Mengeluarkan uang dari Brankas ini juga hanya dengan tujuan untuk disetorkan ke bank. Apabila uang penjualan tunai akan digunakan hal lain harus otorisasi level management di departemen akunting dan keuangan. Dan ini adalah otorisasi yang jarang sekali terjadi.


3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan – catatan dalam pengendalian internal kas besar

Setiap transaksi atas penerimaan kas haruslah didukung dengan dokumen sebagai bukti transaksi. Meskipun usaha kecil, sudah menggunakan sistem pencatatan kasir, dimana saat ini banyak perangkat lunak atau program dengan harga terjangkau. Sehingga dengan pencatatan yang terekam secara digital akan terkendali lebih baik. Kalaupun ada koreksi karena human error oleh kasir, diperlukan otorisasi koreksi oleh atasan dari kasir. Sehingga setiap koreksi atau revisi dapat dipertanggungjawabkan karena ada persetujuan dari atasan. Persetujuan / otorisasi ini bisa langsung secara sistem (user otorisasi) atau laporan yang ditanda tangani oleh atasan.

Pada saat ini penggunaan sistem di kasir front liner secara otomatis langsung mencetak bukti transaksi berupa invoice atau faktur penjualan. Jadi seharusnya tidak ada lagi invoice atau faktur penjualan secara manual. Kalaupun terjadi hal – hal yang menyebabkan sistem tidak jalan seperti listrik mati, komputer / server rusak atau Sistem error, bisa dilakukan invoice manual. Dengan pengawasan ketat dari atasan dan secepatnya di catat ulang ke sistem pada saat sistem sudah beroperasi kembali.

Pencetakan bukti transaksi baik itu berupa invoice atau faktur penjualan dicetak beberapa rangkap langsung dengan kertas berkarbon. Rangkap bukti transaksi ini untuk didistribusikan ke departemen akunting/keuangan selain untuk customer dan arsip kasir. Maka asumsinya yang tercatat dalam sistem dengan yang tercetak adalah sama. Invoice atau faktur penjualan ditanda tangani oleh kasir atau tercetak nama kasir yang membuat, sebagai bentuk pertanggung jawaban. Semua transaksi penerimaan tunai tersebut terangkum dalam laporan kasir harian dapat berupa Dailys sales / Revenue report yang ditandatangani oleh kasir dan atasan sebagai bukti telah diverifikasi oleh bagian kasir.


4. Perlindungan atas aset, catatan dan data dalam pengendalian internal kas besar

Pengamanan atas aset, catatan dan data perusahaan atas transaksi kas juga menggunakan pengendalian fisik, pengendalian mekanik dan elektronik. Dimana pengendalian internal kas besar ini menerapkan pengawasan fisik atas uang tunai, dokumen pendukung dan data. Pengendalian ini menggunakan alat bantu mekanik maupun elektronik.

  • Dokumen dibuat rangkap yang akan diarsip atau disimpan masing – masing departemen sesuai peruntukannnya. Disimpan dalam lemari atau gudang arsip yang tidak semua mempunyai akses masuk tanpa ijin.
  • Uang tunai di area kasir disimpan dalam safe deposit box. Pada akhir jam kerja uang dan slip setoran ke bank disimpan dalam brankas.
  • Brankas penyimpanan uang penerimaan tunai berada di tempat yang terpantau oleh CCTV.
  • Sistem data/pencatatan transaksi kasir menggunakan login berdasar nama masing – masing kasir dan password yang tidak diketahui satu sama lain. Tidak diperkenankan mengunakan user login sesama kasir.
  • Sistem kasir mempunyai tingkat keamanan yang membedakan antara user pengguna yang berfungsi hanya menginput transaksi.  User approval yang digunakan melakukan revisi atau koreksi transaksi untuk atasan kasir. Dan User administrator yang digunakan untuk memperbaiki sistem oleh tim IT.


5. Pengecekan Independen atau verifikasi internal dalam pengendalian internal kas besar

Selain verifikasi oleh atasan kasir atas penerimaan tunai, dokumen pendukungnya dan laporan harian kasir, juga diverifikasi oleh akunting atas kebenaran dan keakuratan data. Selain itu diperlukan pengecekan independen yang dilakukan dengan periode tertentu baik secara acak maupun teratur. Hal ini biasa dilakukan oleh Tim Internal Audit. Namun baiknya dari departemen akunting/keuangan juga melakukan pengecekan tersebut, yang biasanya dinamakan Cash Opname. Namun ada beberapa kondisi tertentu yang membuat kita harus melakukan pengecekan secara harian.

Seperti yang saya alami dipekerjaan saya, pada saat itu jumlah pendapatan tunai minimal 50 juta/hari. Jadi bisa dibayangkan jumlah uang tunai di akhir minggu sebelum disetorkan ke bank pada hari Senin. Pada suatu kejadian terjadi penyalahgunaan atau fraud atas penerimaan uang tunai dengan nilai yang cukup besar. Kondisinya kantor tempat menaruh brankas tidak terdapat CCTV dan karena hal tertentu tidak dapat dipasangi CCTV.

Karena pertimbangan atas kejadian itu, maka saya terapkan kontrol demikian. Semua uang yang tersimpan dibank berdasarkan amplop masing – masing kasir disertai laporan harian kasir dan slip setoran bank sesuai uang yang diterima. Saat kepala kasir membuka brankas untuk setor ke bank harus ada saksi dari salah satu staff akunting. Dan semua uang yang tersimpan di brankas dihitung bersama kepala kasir dan akunting sebelum disetorkan ke bank. Hasil pemeriksaan ditulis dalam buku yang ditanda tangani pemeriksa dari staff akunting dan kepala kasir.

Meski sarana yang terbatas dan kondisi tempat kerja yang tidak memungkinkan, kita masih bisa terapkan pengendalian Internal kas besar. Tergantung bagaimana kita menerapkan dengan menyesuaikan keadaan dan kemampuan. Selain itu secara berkala melakukan cash opname secara mendadak tanpa pemberitahuan.


Pengendalian Internal Kas besar sebagai dasar pembuatan Standard Operating Procedure

Apabila kita ingin menerapkan pengendalian internal kas atas penerimaan tunai, sebaiknya dilakukan secara tertulis. Pengendalian internal kas ini dituangkan dalam sebuah Standard Operating Procedure (SOP). Meskipun nantinya SOP ini bisa dilakukan revisi beberapa kali karena perkembangan masalah di lapangan. Karena SOP ini akan menjadi petunjuk pelaksanaan bagi pelaksana dan penanggung jawab atas penerimaan kas tunai.

SOP ini dapat dijabarkan terlebih dahulu ke para pelaksana dan penangung jawab agar memahami dalam pelaksanaannya. Kemudian SOP dilakukan review setiap 6 bulan atau 1 tahun berdasar masukan dan saran dari bagian yang terkait. Berdasarkan SOP ini lah nantinya tim internal audit akan melakukan uji kepatuhan akan pelaksanaan dan menguji kehandalan atas pelaksanaan pengendalian Internal. Apabila semua usaha kecil yang tidak mempunyai Auditor Internal, bisa dilakukan secara independent oleh team dari akunting.

SOP yang sudah dibuat sebaiknya didukung oleh Flow Chart (alur Dokumen) yang menggambarkan atas alur dokumen, proses dan tanggung jawab masing - masing bagian. Flow Chart yang merupakan bagian dari sistem informasi akuntansi ini mempermudah para pelaksana. Jadi antara SOP dan Flow Chart akan saling menunjang dalam pelaksanaan Pengendalian Internal Kas Besar.