Thursday, December 3, 2020

Cash Opname, bagian dari pengendalian internal kas menjaga aset perusahaan

cash opname


Cash opname merupakan salah satu prosedur yang dilakukan dalam usaha menjaga aset perusahaan dan untuk memastikan dijalankan prosedur kas dan kas kecil dengan benar. Kata Opname itu sendiri  berasal dari bahasa belanda yang diadopsi pada saat diterapkannya tata buku jauh sebelum dikenal istilah akuntansi. Hingga sekarang opname melekat dalam penerapan pengendalian internal baik itu cash opname, invoice opname maupun stock opname.


Cash opname sebagai salah satu cara dalam menjaga aset perusahaan

Sudah banyak perusahaan menerapkan cash opname baik itu oleh bagian Auditor maupun oleh bagian akuntansi dan keuangan. Hal ini semata – mata dilakukan untuk memastikan tidak terjadinya penyalahgunaan atas aset perusahaan. Atau setidaknya digunakan sebagai pendeteksi terjadinya fraud atau kecurangan.

Cash opname merupakan pemeriksaan fisik atas uang tunai yang tersimpan di perusahaan baik itu merupakan kas besar / cash on hand maupun kas kecil. Dengan membandingkan antara jumlah fisik uang tunai dengan pencatatan dan bukti transaksi. Namun tidak hanya memeriksa kesesuaian fisik, pencatatan dan bukti transaksi, tetapi juga memastikan bahwa prosedur dijalankan dengan benar.

Dimana kita ketahui bahwa pencatatan banyak dilakukan dalam sebuah sistem, kelemahan dalam sistem dapat menimbulkan celah untuk manipulasi atas data. Apalagi kalau pencatatan dilakukan secara manual seperti halnya kas kecil. Untuk itu pemeriksaan juga harus memeriksa keabsahan bukti transaksi dan bukti pendukung sesuai prosedur yang ditetapkan.

Jadi selain menghitung fisik uang tunai, Cheque & BG yang tersimpan, juga memastikan bahwa bukti transaksi dan bukti pendukung sudah sesuai dan benar, serta otorisasi dokumen. Hal ini untuk memastikan kepatuhan prosedur, pemakaian formulir dan otorisasi, sehingga diharapkan dapat meminimalkan terjadinya resiko atas aset perusahaan. Dan memastikan bahwa kas yang tersimpan dan tercatat benar – benar merupakan aset perusahaan yang dimiliki oleh perusahaan.


Cash opname sebagai bagian dari pengendalian internal

Cash opname merupakan bagian dari salah satu aktivitas pengendalian dari kerangka pengendalian internal yang diterapkan perusahaan. Dimana cash opname merupakan salah satu kebijakan dan prosedur yang memberikan keyakinan yang memadai bahwa sasaran pengendalian dapat terpenuhi dan respon terhadap resiko sudah dijalankan.

Mengingat tulisan saya tentang pengendalian internal, dimana dalam salah satu kerangka pengendalian internal COSO ERM terdapat beberapa elemen pengendalian internal. Salah satu elemen terdapat 7 kategori atas prosedur aktivitas pengendalian internal yaitu pengecekan independen dan verifikasi internal.

Lazimnya, cash opname dilakukan pada saat dilakukannya pemeriksaan oleh audit internal maupun eksternal terhadap aktivitas akuntansi dan keuangan. Memastikan kepatuhan atas prosedur yang dijalankan dan meminimalkan resiko atas penyalahgunaan harta lancar perusahaan berupa kas ditangan / cash in hand dan cash kecil / petty cash.

Namun akan lebih baik dari internal departemen akuntansi dan keuangan melakukan verifikasi internal secara rutin atas aktivitas kas baik kas ditangan maupun kas kecil. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan resiko terjadinya penyalahgunaan harta perusahaan berupa kas. Baik dilakukan secara berkala maupun secara acak selama aktivitas berlangsung.

Selama ini saya selalu menerapkan verifikasi internal dengan menggunakan prosedur cash opname dengan pertimbangan perputaran uang kas ditangan dan kas kecil yang sangat besar. Ada beberapa bidang usaha dimana saya pernah bekerja mempunyai penerimaan uang tunai dan pembiayaan kas yang cukup besar. Seperti yang sudah saya ulas dalam tulisan Sistem Kas kecil dan jurnal kas besar. Sebagai penanggung jawab atas aktivitas akuntansi keuangan, berkewajiban menjalankan fungsi control. 

Meskipun pemeriksaan fisik kas dilakukan pada saat pemeriksaan oleh audit internal, namun akan jauh lebih baik apabila menerapkan prosedur / SOP cash opname dalam aktivitas akuntansi keuangan. Dan cara ini efektif untuk meminimalkan resiko atas penyalahgunaan kas.


Cash opname atas kas besar / kas di tangan / cash on hand

Melakukan pemeriksaan fisik atas kas ditangan atau penerimaan uang tunai diterapkan meskipun frekuensinya tidak sesering pemeriksaan fisik atas kas kecil. Dengan pertimbangan saat itu, bagian kasir penerimaan atas penjualan jasa cukup banyak dengan jumlah nominal yang cukup besar.

Seperti yang saya ulas dalam pengendalian internal kas besar, saya menerapkan secara ketat atas pelaporan, penyimpanan dan penyetoran dengan melakukan verifikasi internal bersama - bersama antara bagian kasir dan bagian akuntansi. Meskipun sedikit membutuhkan waktu namun manfaatnya jauh lebih besar, dan terbukti efektif meminimalkan resiko penyalahgunaan.

Namun secara acak tetap dilakukan pemeriksaan fisik ke masing – masing kasir dengan mengunakan SOP cash opname dan formulir cash opname.


Cash opname atas kas kecil / petty cash

Berdasar atas pengalaman saya, dimana saya pernah mengelola kas kecil dengan nominal yang cukup besar. (Hal ini sudah pernah saya ulas dalam tulisan tentang sistem kas kecil dan pengendalian internal kas kecil). Pada awalnya kas kecil dikelola tidak hanya oleh kasir keuangan namun juga oleh beberapa bagian. Meskipun secara acak dilakukan cash opname kas kecil yang dikelola oleh bagian lain diluar dari bagian akuntansi keuangan. Pada akhirnya seluruh kas kecil dijadikan satu dan dikelola oleh bagian akuntansi keuangan.

Apabila bagian / departemen lain membutuhkan dana untuk pembiayaan akan mengajukan cash advance ke kasir pemegang kas kecil dengan menerapkan SOP pengeluaran kas kecil. Hal ini akan lebih mudah dalam melakukan verifikasi internal dan pengendalian internal kas kecil.


Penggunaan formulir cash opname

Berikut ini saya memberikan contoh formulir cash opname yang biasa saya gunakan namun bukan untuk pemeriksaan daily basis untuk kas. Namun saya gunakan untuk pemeriksaan mendadak dengan rentang waktu tertentu. Formulir ini tidak efektif kalau diterapkan untuk pemeriksaan harian.

Untuk pemeriksaan harian atas kas kecil yang nilainya bisa mencapai 45 juta perminggu, saya gunakan laporan harian kas kecil yang tidak hanya memeriksa jumlah fisik uang tunai kas kecil. Juga pemeriksaan atas proses pengajuan dan penyelesaian cash advance, serta pemeriksaan keabsahan dan kebenaran bukti pendukung dan bukti transaksi dan otorisasi yang dijalankan.  Namun untuk pemeriksaan mendadak atas kas kecil saya menggunakan formulir cash opname ini.

pemeriksaan fisik untuk kas besar atas penerimaan tunai dan Cheque / BG serta pemeriksaan fisik kas kecil akan saya bahas di tulisan SOP Cash opname kas besar dan SOP cash opname kas kecil.

Formulir ini, saya beri judul dokumen sebagai berita acara cash opname. Dokumen formulir cash opname ini terdapat 2 bagian dokumen yaitu:

  1. Formulir cash opname pertama (halaman 1) merupakan summary atas pemeriksaan uang tunai, Cheque dan BG.
  2. Formulir cash opname kedua (halaman 2) merupakan rincian atas mutasi uang tunai sebelum dilakukan cut off.
Berikut dibawah ini contoh formulir dan lampiran

cash opname
Contoh formulir hal 1


cash opname
Contoh formulir hal 2

Penerapan cash opname dan penggunaan formulir cash opname dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan penerapan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas. Namun pada prinsipnya seperti yang saya sampaikan diatas bahwa pemeriksaan fisik ini merupakan implementasi dari tujuan pengendalian internal itu sendiri.