Monday, December 7, 2020

SOP Cash Opname, pemeriksaan fisik atas uang tunai yang tersimpan di perusahaan

 
sop cash opname


SOP Cash Opname merupakan prosedur yang dijadikan pedoman dalam menjalankan proses pemeriksaan dan penghitungan fisik atas uang tunai, Cheque dan BG yang tersimpan di perusahaan. Melalui SOP cash opname, Pemeriksaan fisik ini ditujukan bagi yang bertanggung jawab atas penerimaan atas uang tunai, Cheque , BG dan pengeluaran uang tunai yaitu kasir cash on hand dan kasir kas kecil.


Pertimbangan perlunya SOP Cash Opname dalam aktivitas akuntansi keuangan

Cash opname memang sering dilakukan dan menjadi salah satu fokus dari Auditor, baik internal auditor maupun eksternal auditor. Hal ini bukan berarti bahwa bagian atau departemen akuntansi keuangan tidak diperkenankan melakukan cash opname. Akan jauh lebih baik jika departemen akuntansi keuangan menerapkan cash opname dalam aktivitas akuntansi dan keuangan. Terutama dalam tanggung jawabnya menjalankan pengendalian internal kas besar dan pengendalian internal kas kecil.

Bagaimanapun memastikan kepatuhan menjalankan prosedur, akurasi dan ketepatan pencatatan serta menjaga aset perusahaan adalah tanggung jawab saya sebagai bagian dari management bagian akuntansi keuangan. Suka atau tidak suka saya harus menjalankan fungsi tersebut dan tidak perlu menunggu dilakukan pemeriksaan oleh internal auditor.

Apalagi kalau rekan – rekan bekerja di perusahaan yang tidak mempunyai internal auditor, jelas harus lebih intens. Untuk itulah dibuatkan SOP cash opname sebagai pedoman dalam melakukan pemeriksaan fisik kas dalam menjalankan pengendalian internal.

Seperti yang sudah saya ulas dalam tulisan saya sebelumnya tentang Cash Opname, bahwa cash opname merupakan bagian dari pengendalian internal. Untuk itu kita harus memastikan dapat tercapainya tujuan pengendalian internal dengan menerapkan salah satu kategori yaitu pengecekan independen atau verifikasi internal.

Guna menerapkan hal tersebut terutama dalam cash opname atau pemeriksaan fisik kas, sangat perlu dibuat SOP cash opname / Prosedur cash opname. SOP Cash opname ini dibuat dengan pertimbangan untuk:

  1. Menjaga aset perusahaan berupa kas.
  2. Menjaga catatan secara rinci agar melaporkan aset perusahaan berupa kas secara akurat dan wajar.
  3. Memberikan informasi tentang kas yang akurat dan andal.
  4. Memastikan kepatuhan dalam menjalankan SOP penerimaan kas dari penjualan tunai dan SOP pengeluaran kas kecil.
SOP cash opname ini digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan pemeriksaan fisik atas kas besar (cash on hand) dan kas kecil (petty cash).


Hal – hal yang mendasari perancangan SOP Cash Opname

Seperti yang sudah diulas di atas, dalam melakukan pemeriksaan fisik atas kas mengacu pada tujuan dari pengendalian internal. Sehingga pada SOP cash opname yang dirancang perlu ditegaskan bahwa pemeriksaan bukan hanya terkait pemeriksaan fisik atas uang tunai, Cheque BG, namun juga dokumen berupa bukti transaksi dan bukti pendukung.

Demikian juga halnya terkait formulir yang digunakan dalam penerimaan kas dan pengeluaran kas termasuk otorisasi dan persetujuan. Dan hal yang tak boleh diabaikan adalah bagaimana proses pelaksanaan dalam penerimaan dan pengeluaran kas berdasarkan SOP yang sudah dibuat sebelumnya.

Dari hal – hal yang mendasari pembuatan SOP cash opname tersebut maka perlu disebutkan dalam SOP cash opname terkait pelaksanaan pemeriksaan fisik yang terdiri dari 2 kondisi yaitu:

  • Pelaksanaan terjadwal setiap akhir bulan untuk memastikan akurasi dan kewajaran data aset perusahaan yang akan dilaporkan dalam laporan keuangan internal bulanan.
  • Pelaksanaan mendadak tanpa pemberitahuan untuk memastikan tidak terjadinya penyalahgunaan dan kepatuhan menjalankan produser.
Dalam SOP cash opname yang saya rancang ini mencakup atas penerimaan kas atas pendapatan / penjualan tunai dan pengeluaran kas kecil. Penerimaan tunai tidak hanya pada fisik uang tunai tetapi juga penerimaan cheque & BG. Maka pemeriksaan atas fisik cheqeu , BG haruslah dipastikan kepemilikan atau ditujukan kepada perusahaan. Pemeriksaan fisik kas kecil disesuaikan dengan sistem kas kecil yang diterapkan perusahaan.

Begitu pula atas pengeluaran kas kecil, tidak hanya memeriksa uang tunai dan dokumen pendukung namun juga memastikan pencairan cheque pengisian kas kecil yang sudah sesuai.


Membuat SOP cash opname

Sebelum membuat SOP Cash Opname perlu ditetapkan formulir yang akan digunakan dalam pelaksanaan pemeriksaan fisik kas. Dalam hal ini saya menggunakan 2 formulir yang sudah saya jelaskan pada tulisan Cash opname sebelumnya, yaitu:

  1. Lembar Kertas kerja cash opname, kertas kerja ini digunakan sebagai alat bantu dalam melaksanakan pemeriksaan fisik kas dan dokumen pendukungnya.
  2. Berita acara cash opname, berita acara merupakan laporan hasil pemeriksaan fisik yang berdasar data dari lembar kertas kerja dan ditandatangani oleh pemeriksa, yang diperiksa dan disetujui atasan.
Setelah itu ditentukan bagian dan penanggung jawab yang akan memeriksa dan yang diperiksa. Untuk SOP cash opname ini dibuat dengan kondisi bahwa kasir dibawah struktur departemen operasional.

Perlu diketahui bahwa struktur organisasi perusahaan berbeda – beda dan kasir belum tentu berada dalam departemen akuntansi keuangan. Dengan pertimbangan tertentu kasir berada dibawah tanggung jawab departemen lain. Kondisi seperti hal itu sangat diperlukan SOP cash opname sebagai pedoman pelaksanaan.

SOP cash opname ini mencakup ruang lingkup yang cukup luas karena terdapat bagian atau departemen di luar departemen akuntansi keuangan. SOP cash opname ini mempunyai format yang sama dengan SOP pada tulisan saya sebelumnya, mempunyai 3 bagian yang memberikan informasi seperti berikut:

  1. Bagian 1: Header SOP Cash Opname.
  2. Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP Cash Opname.
  3. Bagian 3: Badan dokumen SOP Cash Opname.

Bagian 1 Header SOP Cash Opname

Header SOP cash opname ini memberikan informasi yang lebih umum berupa:

  • Logo Perusahaan: kolom untuk menunjukan logo perusahaan. Sebagai sebuah pernyataan bahwa SOP dibuat dan digunakan untuk kepentingan dan milik perusahaan.
  • Judul: Pada kolom ini menginformasikan lebih detail dengan judul “Cash Opname atas Cash on Hand dan Petty Cash”.
  • Nomer Dokumen: Menginformasikan nomer SOP berurutan dengan SOP yang sebelumnya dengan kategori yang sama.
  • Tanggal dibuat: tanggal SOP dibuat.
  • Tanggal berlaku: Tanggal SOP mulai diberlakukan.
  • Nama departemen: menginformasikan departemen accounting & finance yang menerbitkan dan berkepentingan atas SOP ini.
  • Revisi: Jumlah revisi SOP yang sudah pernah dilakukan, kalau belum diisi 0.
  • Halaman: Jumlah halaman dengan penulisan halaman ke berapa dari berapa halaman.
Kita pastikan bagian header dari prosedur ini memberikan informasi secara detail dan muncul pada bagian atas setiap halaman.


Bagian 2 Persetujuan dokumen SOP Cash Opname

Kolom persetujuan dan pembuat menginformasikan pejabat dalam departemen akuntansi dan keuangan yang mempunyai kewenangan menerbitkan SOP. Dengan menampilkan informasi bahwa SOP ini diterbitkan sebagai SOP baru, koreksi / revisi atau bahkan pembatalan SOP.

Bagian pembuat dan persetujuan ini terdapat detail sebagai berikut:

  • Kolom Dibuat oleh: pada kolom ini diisi jabatan yang membuat SOP dan ditandatangani.
  • Kolom Disetujui oleh: berisi jabatan yang berwenang menyetujui SOP dan ditandatangani.
  • Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan: Diisi sesuai dengan kondisi SOP ini dibuat.

Bagian 3 Badan dokumen SOP Cash Opname

Ini menjadi bagian pokok dari SOP Cash Opname, di bagian ini memberi informasi secara detail terkait tujuan pembuatan SOP, definisi, dokumen yang digunakan, detail prosedur hingga lampiran.

Berikut ini bagian badan dokumen SOP Cash Opname:

  • Bagian Tujuan:  Merupakan tujuan yang mendasari dibuatnya SOP ini. Contoh dari tujuan prosedur pelunasan piutang adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam pelaksanaan pemeriksaan fisik (Cash Opname) kas besar berupa uang tunai, Cheque & BG atas Penerimaan Kas terutama atas pendapatan tunai harian dan Pemeriksaan fisik (Cash Opname) Kas kecil berupa uang tunai, Buku Cheque, BG dan memastikan semua dokumen dan proses dijalankan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan”.
  • Bagian Ruang lingkup: Merupakan lingkup bagian / departemen yang diikat dengan SOP, dalam hal ini adalah divisi / departemen akuntansi dan keuangan. Contohnya seperti berikut “Prosedur ini menjelaskan proses pemeriksaan fisik (Cash Opname) kas besar dan kas kecil yang berlaku bagi departemen accounting & finance dan semua kasir di masing - masing departemen”.
  • Bagian Definisi: Pemakaian Istilah dijelaskan pada kolom ini. Seperti Lembar kertas kerja dan Berita Acara Cash Opname.
  • Bagian Acuan: Menginformasikan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur dan mengikat SOP.
  • Bagian Dokumen: Menginformasikan dokumen - dokumen yang digunakan untuk menjalankan SOP cash opname. Yaitu lembar kertas kerja dan berita acara cash opname .
  • Bagian Rincian Prosedur: Menjelaskan secara detail atas prosedur cash opname, tiap - tiap langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab. Disertai narasi penggunaan dokumen pendukung yang menyertai.
  • Bagian Lampiran: Menginformasikan lampiran atas SOP ini, baik berupa contoh dokumen yang akan digunakan.
Contoh SOP cash opname atau prosedur cash opname

SOP cash opname
contoh SOP cash opname halaman 1


SOP cash opname
contoh SOP cash opname halaman 2

SOP cash opname
contoh SOP cash opname halaman 3

SOP cash opname
contoh SOP cash opname halaman 3


Sosialisasi SOP Cash Opname ke bagian / departemen terkait dan management

Setelah perancangan SOP cash opname selesai dilakukan, perlu ditetapkan waktu sosialisasi sebelum SOP diberlakukan. Hal ini dilakukan untuk memberikan edukasi perlunya SOP ini dalam aktivitas bisnis perusahaan. Serta momen terakhir apabila ada koreksi atau masukan atas kekurangan SOP ini sebelum diberlakukan.

Karena hal tersebut saya biasa memberi waktu atas sosialisasi SOP sekitar 2 minggu sebelum diberlakukan. Apabila tidak ada koreksi atau masukan dari bagian – bagian terkait, maka sisa waktu digunakan untuk simulasi pelaksanaan SOP. Sehingga nantinya pada saat SOP ini diberlakukan sudah bisa dilaksanakan dengan membuat jadwal kerja yang akan dijalankan.