Thursday, September 10, 2020

SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai, konsentrasi pelaporan, pemeriksaan dan penyetoran ke bank

SOP Penerimaan Kas


SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai atau pendapatan tunai yang terfokus pada pelaporan, penyimpanan hingga penyetoran ke bank. Berdasar pengalaman bahwa pada resiko tinggi terletak pada saat pelaporan, penyimpanan dan penyetoran ke bank. Beberapa kondisi di lapangan memaksa untuk membuat SOP penerimaan kas yang dapat menjaga aset perusahaan berupa uang tunai. Dan juga tidak bisa dikesampingkan terkait masalah kepatuhan menjalankan proses.


Pertimbangan dalam merancang SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai

Pada perancangan SOP penerimaan kas dari penjualan / pendapatan tunai ini salah satunya berdasarkan pada flowchart penerimaan kas dari penjualan tunai yang sudah dibuat. SOP ini lebih berfokus pada pelaporan, penyimpanan dan penyetoran ke bank. Dimana bisa digunakan untuk perusahaan dagang maupun jasa. Dengan beberapa pertimbangan dan kondisi dilapangan tingkat resiko untuk pelaporan, penyimpanan dan penyetoran ke bank lebih tinggi dibandingkan transaksi penjualan tunia barang atau jasa dengan customer.

Apabila pada transaksi penjualan barang atau jasa, masih bisa lebih terkontrol dengan pertimbangan:

  • Fungsi control uang juga melekat di customer. Dimana kecil sekali kemungkinan customer tidak memeriksa atas bukti transaksi setiap selesai melakukan transaksi penjualan. Juga terkait uang yang dibayarkan serta uang kembalian.
  • Perekaman data yang sudah komputerasi. Sehingga setiap penjualan barang maupun jasa terekam dalam sistem sebelum dicetak nota / bill / faktur penjualan.
Namun bukan berarti transaksi penjualan tanpa SOP, tetap kita buatkan SOP atas transaksi penjualan sebagai fungsi pengendalian Internal penerimaan kas dan kepatuhan dalam menjalankan proses.

Saat ini kita bahas SOP penerimaan kas dari penjualan tunai yang terkonsentrasi pada pelaporan penjualan tunai, penyimpanan penerimaan tunai, pemeriksaan dan penyetoran ke bank. Dengan kondisi – kondisi dilapangan yang diperkirakan mungkin terjadi kesalahan yang tidak disengaja maupun yang disengaja.


Kejadian – kejadian yang bisa diprediksi dalam merancang SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai

Seperti halnya pada pembuatan SOP / Standard Operating Procedure, Dimana dibuat dengan sebuah tim. Namun apabila tidak memungkinkan, bisa dilakukan dengan pengamatan, kalau sebuah perusahaan sudah beroperasi lama. Tapi apabila perusahaan tersebut baru berdiri, maka kita bisa memperkirakan kejadian berdasarkan kondisi dilapangan Seperti contoh dibawah ini:

  • Sistem kasir yang mempunyai kelemahan. Beberapa perusahaan menerapkan sistem yang terkadang masih banyak kelemahannya. Sehigga perekaman data menjadi terganggu atau bahkan terhenti, sehingga muncul bill / nota / faktur manual.
  • Kapasitas server penyimpanan yang tidak memadai atau tidak stabil. Hal ini berpengaruh terhadap transaksi, sistem sering error atau data tidak dapat terekam dengan baik.
  • Pelaporan atas transaksi yang tidak ketat dan cepat. Beberapa kondisi pelaporan hasil penjualan bisa dilakukan bahkan 2 – 3 hari setelah transaksi. Jeda waktu ini menimbulkan celah untuk disalahgunakan terutama uang tunai.
  • Tempat penyimpanan yang tidak termonitor CCTV. Kondisi seperti ini masih ditemukan bahkan pada perusahaan jaringan nasional dengan embel – embel 'tbk’. Seperti yang saya bahas tentang Pengendalian Internal kas, bagaimana perlindungan asset juga menggunakan alat bantu mekanik dan elektronik yaitu brankas dan CCTV salah satunya.
  • Tempat penyimpanan yang dapat diakses siapapun. Dibeberapa kondisi bahwa kunci atau akses brankas bisa diserahkan / didelegasikan kepada siapapun oleh atasan. Dengan alasan efektivitas kerja tapi tidak memperhitungkan resiko yang mungkin terjadi.
Beberapa kondisi tersebut pernah saya alami dan pembuatan atau perubahan SOP harus dilakukan dengan segera. Untuk sebuah kepastian proses yang benar dan pertanggungjawaban bagi semua pelaksana.


Pembuatan SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai

Pada pembuatan SOP penerimaan kas dari penjualan tunai ini, konsentrasi pada pelaporan hingga penyetoran bank, berdasar pada kejadian yang bisa terjadi seperti pembahasan diatas. Flowchart penerimaan kas dibuat untuk menggambarkan alir dari dokumen dan proses dimulai dari kasir hingga accounting. Dari flowchart penerimaan kas tampil bahwa verifikasi dokumen dilakukan berjenjang hingga beberapa tahap.

Dan dokumen yang digunakan dan harus wajib ada dalam proses tersebut berupa:

  • Laporan Harian Kasir. Laporan harian kasir ini dibuat oleh masing – masing kasir dengan dilengkapi bukti transaksi berupa Nota / bill / faktur. Dan didukung oleh bukti pendukung seperti Swipe kartu kredit dan settlement.
  • Slip Setoran Bank. Setiap kasir yang menerima uang tunai wajib membuat slip setoran bank diisi sebesar jumlah uang tunai yang diterima dan dimasukan dalam amplop beserta uang tunai.
  • Buku LOG Brankas. Merupakan buku aktivitas brankas, catatan atas penyimpanan, pemeriksaan dan mengeluarkan uang ke dan dari brankas. Brankas yang saya gambarkan ini terdapat 2 tingkat, atas berupa laci untuk memasukan uang dan yang bawah pintu brankas layaknya brankas umumnya. Pada saat memasukkan uang di laci brankas, uang akan terjatuh ke bawah apabila laci ditutup dan tidak bisa diambil kembali. Sehingga akses brankas hanya kepada 1 orang saja.
Pada saat pembuatan SOP penerimaan kas dari penjualan tunai ini, beberapa hal sudah ditetapkan yaitu:

  • Laporan harus diserahkan ke Accounting H+1. Dengan kondisi laporan sudah diperiksa dan ditandatangani atasan kasir.
  • Uang tunai harus disetorkan ke bank pada H+1.
  • Akses kunci brankas diserahkan kepada atasan kasir. Dengan kondisi setiap membuka brankas untuk menyetorkan uang harus ada saksi dari 1 staff accounting.
  • Menghitung uang sebelum disetorkan dilakukan bersama – sama dengan 1 accounting.
Hal ini ditetapkan dengan kondisi antara kasir penjualan dengan accounting berada pada satu tempat kerja yang sama.

Sekali lagi saya ingatkan, ini adalah kondisi dimana brankas tidak terpantau CCTV. Ada baiknya kalau Brankas dapat terpantau CCTV.


Bagian – Bagian dari SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai

Tidak berbeda jauh dengan SOP yang sudah saya bahas sebelumnya, secara format sama, hanya yang membedakan adalah konteks dan konten. Dimana SOP saya bahas dengan membagi menjadi 3 bagian yang terdiri dari:

  1. Bagian 1: Header Dokumen SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai.
  2. Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai.
  3. Bagian 3: Badan Dokumen SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai.

Bagian 1 Header Dokumen SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai

Pada bagian header ini akan menampilkan informasi berupa:

  • Logo Perusahaan: Gambar logo perusahaan.
  • Judul: Pengajuan dan realisasi Bon Sementara.
  • Nomor Dokumen: nomor dokumen diisi sesuai penomoran SOP yang dikeluarkan.
  • Tanggal dibuat: Tanggal dibuatnya SOP.
  • Tanggal berlaku: Tanggal mulai berlakunya SOP.
  • Nama departemen: Accounting dan Finance (departemen atau bagian yang mengeluarkan SOP ini).
  • Revisi: Diisi angka yang menandakan revisi ke berapa kali apabila dokumen ini adalah revisi dari SOP sebelumnya.
  • Halaman: Jumlah halaman dari dokumen SOP.

header sop penerimaan kas
Header

Saya ingatkan kembali bahwa antara tanggal dibuat dan tanggal berlaku mempunyai rentang waktu umumnya 2 minggu. Ini adalah rentang waktu untuk mensosialisasikan Standard Operating Procedure kepada seluruh karyawan yang terkait.


Bagian 2 Persetujuan Dokumen SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai

Pada bagian SOP ini adalah kolom yang berisi yang membuat dan yang menyetujui dari prosedur yang dibuat. Kolom ini bisa diletakan di bawah header atau diletakan di footer dokumen. Kalau saya meletakan di bawah header agar bisa menjadi perhatian . Kolom ini dapat berisi nama jabatan saja atau kolom yang ditandatangani.

Seperti halnya SOP yang pernah saya buat sebelumnya maupun pada bagian ini isinya tidak berubah terdiri dari:

  • Kolom Dibuat oleh: diisi dengan nama jabatan pembuat, bisa Accounting Manager / FC atau kepala departemen yang membuat prosedur.
  • Kolom Disetujui oleh: diisi dengan nama jabatan yang menyetujui, selalu level persetujuan berada satu tingkat di atas level pembuat atau senior management.
  • Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan. Dicentang sesuai dengan kondisi pada saat prosedur dibuat.

approval sop peneriman kas
Created & Approved

Bagian 3 Badan Dokumen SOP Penerimaan Kas dari penjualan tunai

Pada bagian badan dokumen ini akan menampilkan beberapa  informasi yang berkaitan dengan prosedur pengeluaran kas kecil yaitu:

  • Bagian Tujuan:  Pada bagian kita menyampaikan apa yang menjadi tujuan pembuatan SOP. Sebagai contoh bahwa SOP penerimaan kas dari penjualan tunai ini memberikan sebuah metode dan tanggung jawab dalam penerimaan hingga penyetoran ke bank.
  • Bagian Ruang lingkup: Menjelaskan lingkup mana dan siapa yang terikat pada SOP penerimaan kas dari penjualan tunai ini. Lingkup disini lebih kecil karena hanya melibatkan 1 departemen saja.
  • Bagian Definisi: Disini kita harus menjabarkan istilah – istilah yang dipakai dalam SOP ini, seperti Laporan Harian Kasir, Slip setoran bank dan buku log brankas.
  • Bagian Acuan: Dalam pembuatan SOP ini apakah ada aturan yang lebih tinggi yang digunakan sebagai acuan seperti kebijakan / peraturan perusahaan.
  • Bagian Dokumen: Disini bagian yang menginformasikan dokumen – dokumen yang digunakan dalam menjalankan SOP penerimaan kas.
  • Bagian Rincian Prosedur: Secara detail dijabarkan terkait proses dimulainya SOP hingga selesai yang dapat didasarkan pada flowchart yang sebelumnya sudah dibuat. Penjabaran tidak hanya detail proses yang harus dijalankan tapi juga menyebutkan jabatan yang menjadi penanggungjawab.
  • Bagian Lampiran: disini kita bisa melampirkan flowchart yang sudah dibuat sebagai media yang dapat membantu untuk memahami jalannya proses dan alir dokumen.

Contoh Standard Operating Procedure / SOP penerimaan kas dari penjualan tunai


SOP Penerimaan Kas
SOP Penerimaan kas dari penjualan tunai hal 1

SOP Penerimaan Kas
sop penerimaan kas dari penjualan tunai hal 2


SOP Penerimaan Kas
SOP penerimaan kas dari penjualan tunai hal 3


Hal yang kita lakukan dalam sosialisasi SOP penerimaan kas

Pada prinsipnya Standard Operating Procedure atau SOP adalah salah satu kebijakan perusahaan yang ditetapkan dalam menjalankan aktivitas. Sehingga SOP ini adalah bentuk legalnya dan mempunyai konsekuensi apabila tidak patuh dalam menjalankan. Sedangkan Flowchart merupakan visualisasi sebuah proses. Namun ada beberpa perusahaan yang membuat flowchart dengan narasi sebagai SOP yang harus dijalankan. Kalau saya pribadi tidak sependapat karena flowchart hanya menggambarkan proses namun tidak mengena ke tujuan kenapa proses tersebut harus dijalankan.

SOP penerimaan kas dari penjualan tunai ini tidak hanya disosialisasikan, karena beberapa karyawan mempunyai pemahaman yang berbeda. Saya pribadi biasanya melakukan simulasi dalam sosialisasi sebelum SOP dijalankan. Dan dari pengalaman saya, karyawan akan lebih mudah memahami dengan menjalankan simulasi tersebut dibandingkan hanya dibaca dan dijelaskan. Setidaknya bisa meminimalkan human error pada pelaksanaan karena salah memahami.