Tuesday, September 8, 2020

Flowchart Penerimaan Kas dari penjualan tunai / pendapatan tunai

Flowchart penerimaan kas

Flowchart Penerimaan Kas dari penjualan tunai / pendapatan tunai memvisualisasikan alir dokumen dan aktivitas pelaporan, pemeriksaan dan penyimpanan kas. Terutama penerimaan kas atas penjualan atau pendapatan tunai dalam transaksi penjualan barang maupun jasa. Flowchart ini memberikan garis tegas batasan – batasan dan tanggung jawab yang menjadi pedoman bagi pelaksanaannya. Merupakan bagian dari sebuah Sistem Informasi Akuntansi, yang menjamin kehandalan akurasi data dan terutama dalam Pengendalian Internal kas besar. Dimana mempunyai peran dalam menjaga aset perusahaan dalam bentuk uang tunai dari mulai diterima hingga disimpan ke bank.


Flowchart Penerimaan kas sebagai kontrol atas proses penerimaan dan penyimpanan

Kas berupa uang tunai merupakan aset perusahaan yang paling likuid. Kondisi ini yang membuat kas menjadi aset yang mudah hilang atau disalahgunakan. Bisa karena kesalahan pencatatan, kelebihan atau kekurangan atas penerimaan atau pengembalian, bahkan timbulnya fraud atau kecurangan karena lemahnya pengawasan dan pengendalian atas kas. Sebuah pedoman dibutuhkan untuk memastikan aktivitas berjalan tanpa ada kesalahan baik itu disengaja maupun tidak disengaja.

Pedoman yang dibuat berdasarkan pengendalian internal untuk memastikan semua aktivitas berjalan dengan dipatuhinya aturan yang dibuat. Salah satu dasar pedoman tersebut adalah flowchart, yang merupakan bagian penting dari sebuah prosedur. Untuk merancang sebuah prosedur tetap berpegang pada pengendalian internal. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan dampak lingkungan yang mungkin akan timbul. Semua dampak lingkungan yang mungkin timbul sudah harus diperkirakan sebelumnya, baik dari internal perusahaan maupun dari eksternal. Untuk itu Flowchart harus bisa menggambarkan bagaimana melaporkan, menyimpan, verifikasi dan validasi berjenjang untuk memastikan tidak ada celah penyalahgunaan.

Pada tulisan ini saya membagikan pengalaman dalam pembuatan flowchart penerimaan kas atas pendapatan tunai dan penerapannya. Dengan kondisi dimana tiap akhir jam kerja kasir wajib menyimpan uang tunai dalam amplop dan disimpan dalam brankas. Saya memberikan gambaran bahwa akses brankas menjadi tanggung jawab atasan kasir. Namun tidak setiap akhir jam kerja, atasan kasir membukakan pintu brankas. Brankas disini terdapat laci diatas yang dapat dibuka dan memasukan uang, hingga uang masuk dalam kotak brankas dibawah. Uang yang sudah masuk melalui laci brankas tidak dapat diambil tanpa membuka pintu brankas. Dan semua penerimaan tunai wajib disetorkan ke bank pada H+1.

Kondisi – kondisi seperti itu maka gambaran flowchart terdiri dari 2 bagian yaitu:

  1. Bagian 1 Flowchart Penerimaan Kas dari penjualan tunai / pendapatan Tunai untuk pelaporan dan penyimpanan
  2. Bagian 2 Flowchart Penerimaan Kas dari penjualan Tunai / pendapatan tunai untuk penyetoran ke bank


Bagian 1: Flowchart Penerimaan Kas dari penjualan tunai  Tunai untuk pelaporan dan penyimpanan

Pada bagian ini saya membuat flowchart penerimaan kas yang fokus pada pelaporan penerimaan pendapatan / penjualan tunai. Flow chart ini memastikan bagaimana proses pelaporan dan penyimpanan atas penerimaan tunai. Karena pertimbangan atas tingkat kerawanan pada pelaporan  dan penyimpanan yang memungkinkan untuk dimanipulasi. Namun tidak menutup kemungkinan pada kondisi – kondisi tertentu dapat dilakukan perubahan atau kehilangan. Sehingga jenjang proses validasi dan verifikasi dimulai pada pelaporan dan semua bukti transaksi dan bukti pendukung di bagian kasir yang melibatkan kasir serta atasan kasir.

Dimana flowchart penerimaan kas untuk pelaporan dan penyimpanan pendapatan tunai dibuat dalam 2 tahap yaitu:

  1. Tahap 1: Flowchart Penerimaan kas – laporan dan penyimpanan uang tunai
  2. Tahap 2: Flowchart Penerimaan kas – Pemeriksaan laporan oleh atasan kasir

Dengan detail sebagai berikut:

Bagian 1 Tahap 1: Flowchart Penerimaan kas atas laporan dan penyimpanan uang tunai

Pada tahap ini digambarkan pada setiap akhir jam kerja, masing - masing kasir menyiapkan laporan Harian kasir beserta semu bukti transaksi berupa copy Bill / nota / faktur. Semua bukti transaksi juga harus didukung dengan diterima nya sejumlah uang tunai dan bukti pendukung bentuk pembayaran lainnya. Seperti bukti pendukung berupa Swipe Kartu debit dan kartu kredit beserta lembar settlement.

Setelah semuanya lengkap, masing - masing kasir membuat slip setoran Bank sejumlah uang tunai yang diterima. Kemudian menyimpan uang tunai dalam sebuah amplop beserta slip setoran bank, yang nanti keesokan harinya (H+1) akan disetorkan ke bank. Setelah itu amplop tersebut disimpan dalam brankas dan kasir mengisi dan menandatangani Buku log brankas. Buku log brankas ini merekam semua aktivitas pembukaan dan penyimpanan dalam brankas. Masing – masing kasir menyerahkan laporan dilengkapi semua bukti transaksi dan bukti pendukung ke atasan kasir.



Flowchart penerimaan kas
Flowchart penerimaan kas pelaporan dan penyimpanan uang tunai


Bagian 1 Tahap 2: Flowchart Penerimaan kas atas Pemeriksaan laporan oleh atasan kasir

Flowchart ini menggambarkan atasan kasir menerima laporan harian kasir dan semua bukti pendukung dari masing – masing kasir. Atasan kasir memeriksa laporan dengan bukti pendukung termasuk buku log brankas untuk memastikan kebenaran jumlah uang yang diterima dan disimpan. Pada tahap ini apabila terjadi ketidak sesuaian kasir diminta untuk melakukan perbaikan. Kesalahan disini bisa saja bukan hanya fraud namun karena kesalahan pengetikan angka atau formula penjumlahan yang salah.

Setelah semuanya sesuai atasan kasir menyerahkan copy berkas untuk diarsip oleh kasir, dan atasan kasir menyimpan untuk sementara semua laporan dan bukti –bukti. Penyimpanan sementara ini dilakukan untuk pemeriksaan saat membuka amplop uang yang disimpan di brankas. Sebelum uang disetorkan ke bank dan laporan diserahkan ke accounting.


Flowchart penerimaan kas
Flowchart penerimaan kas pemeriksaan atasan kasir


Berikut ini Flowchart penerimaan kas atas pelaporan dan penyimpanan uang tunai secara utuh:


Flowchart penerimaan kas
Flowchart penerimaan kas dari penjualan tunai untuk pelaporan dan penyimpanan


Bagian 2: Flowchart Penerimaan Kas dari penjualan tunai untuk penyetoran ke bank

Pada bagian ini dimulai pada H+1 atas transaksi yang sudah dilaporkan, dimana atasan kasir membuka brankas bersama salah satu staff acoounting. Salah satu staff accounting dipilih secara acak untuk menjadi saksi pembukaan brankas. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan brankas berada di area yang tidak terdapat CCTV untuk memantau penyimpanan brankas. Jadi kendali berada pada laporan, buku log brankas dan saksi pada saat membuka brankas. Jadi juga ditetapkan bahwa membuka brankas harus 2 orang, meskipun akses password dan kunci brankas disimpan oleh atasan kasir.

Flowchart ini dibuat dengan 2 tahap agar bisa lebih mudah menggambarkan proses yaitu:

  1. Tahap 1: Flowchart Penerimaan Kas untuk Memeriksa dan menyetorkan uang tunai
  2. Tahap 2: Flowchart Penerimaan Kas untuk Pemeriksaan dan jurnal oleh accounting

Dengan detail sebagai berikut:


Bagian 2 Tahap 1: Flowchart Penerimaan Kas untuk Memeriksa dan menyetorkan uang tunai

Flowchart dimulai dengan atasan kasir bersama dengan salah satu staff accounting membuka brankas dan mengeluarkan semua amplop uang. Atasan kasir bersama – sama accounting membuka amplop, menghitung, memeriksa dan mencocokan uang tunai dengan slip setoran, laporan harian kasir dan buku log brankas. Apabila tidak sesuai dalam pemeriksaan maka langsung dimintakan pertanggungjawaban kasir yang bersangkutan. Proses pertanggungjawaban dilakukan secepatnya agar dapat ditelusuri penyebabnya.

Apabila sudah sesuai, maka atasan kasir atau yang didelegasikan, menyetorkan uang tunai ke bank ditemani security perusahaan. Slip setoran bank dilampirkan dalam laporan harian kas kasir beserta bukti transaksi dan bukti pendukung lainnya. Semua bukti pendukung lengkap sebelum laporan harian kasir diserahkan ke accounting.


Flowchart penerimaan kas
Flowchart penerimaan kas untuk memeriksa dan menyetorkan uang tunai


Bagian 2 Tahap 2: Flowchart Penerimaan Kas untuk verifikasi dan penjurnalan oleh accounting

Flowchart berlanjut dengan penyerahan Laporan Harian kasir beserta semua bukti transaksi dan bukti pendukung ke bagian accounting. Accounting memeriksa dan memverifikasi laporan harian kasir dan semua bukti transaksi dan bukti pendukung. Apabila ada kesalahan dan ketidak sesuaian, accounting akan mengembalikan semua dokumen untuk diperbaiki dan dipertanggungjawabkan.

Apabila semua sudah sesuai dan diverifikasi dengan benar, maka accounting membuat voucher jurnal untuk diserahkan ke atasan accounting. Voucher jurnal dan berkas pendukung diserahkan ke atasan accounting untuk meminta persetujuan posting jurnal. Atasan accounting memeriksa dan menyetujui voucher jurnal dan menyerahkan kembali ke staff accounting. Accounting melakukan posting jurnal dan mengarsip semua dokumen berdasarkan tanggal.


Flowchart penerimaan kas
Flowchart penerimaan kas untuk pemeriksaan dan jurnal accounting


Bagian utuh dari flowchart penerimaan kas pemeriksaan dan jurnal accounting seperti berikut ini:


Flowchart penerimaan kas
Flowchart penerimaan kas dari penjualan tunai untuk penyetoran ke bank


Flowchart Penerimaan kas sebagai bagian dari dasar perancangan SOP Penerimaan Kas

Tidak berbeda jauh dengan Flowchart Kas Kecil, Flowchart ini mempermudah dalam pembuatan SOP penerimaan kas secara detail. Dimana pada SOP menampilkan secara narasi dimulai dari tujuan hingga lampiran flowchart penerimaan kas. Didukung dengan Formulir yang akan digunakan. Pada SOP nantinya akan menginformasikan secara detail sebuah proses dan batasan tanggung jawab. Hal ini merupakan penerapan pengendalian internal kas yang sudah dirancang sebelumnya. Sehingga baik flowchart dan SOP bisa menjadi pedoman dalam menjalankan proses serta berfungsi sebagai salah satu alat dalam menjaga aset perusahaan.

Namun tetap harus diingat bahwa dalam pembuatan flowchart sebagai dasar pembuatan SOP, kita juga harus melihat kondisi perusahaan. Struktur organisasi dan lingkup manajemen berpengaruh dalam penetapan tanggung jawab dan kepatuhan dalam menjalankan proses. Semakin besar struktur akan mempunyai kompleksitas masalah yang semakin besar dan ekskalasi permasalahan semakin berjenjang. Namun filter atas pemeriksaan dan penerapan Pengendalian Internal juga lebih berjenjang pula.