Wednesday, August 19, 2020

Sistem Kas kecil (Imprest Fund System & Fluktuating Fund System), Perannya dalam menjaga aset perusahaan

Sistem Kas kecil Imprest Fund System Fluktuating Fund System


Sistem kas kecil (Petty Cash) dan Jurnal Kas kecil, merupakan hubungan yang tak kalah pentingnya. Kas kecil (Petty Cash) merupakan bagian dari kas dan setara kas. Mempunyai batas atas jumlah nominal dan kegunaan. Dimana kas kecil tidak akan digunakan sebagai penerimaan tunai atas transaksi penjualan. Namun lebih sebagai sumber dana untuk pembiayaan operasional perusahaan dengan batasan – batasan tertentu.



Pengertian dan Pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash)

Kas kecil (Petty Cash) merupakan sebuah sistem pengendalian atas pengeluaran kas dengan batasan jumlah yang relatif kecil untuk pembiayaan sehari – hari yang bersifat insidentil maupun rutin.  Dan kas kecil ini tidak digunakan untuk pembayaran rutin yang berulang dan dapat diprediksi yang berjumlah besar. Jadi kas kecil digunakan untuk lebih membuat efektif atas pembiayaan operasional perusahaan dengan jumlah kecil dan tidak memungkinkan untuk dilakukan pembayaran melalui sistem perbankan. Karena tidak akan praktis kalau perusahaan menggunakan cek atau transfer bank untuk pengeluaran dengan nilai kecil. Misalnya seperti pembelian prangko, biaya parkir, pulsa, ongkos transport, sumbangan kebersihan, iuran lingkungan dan lain sebagainya.

Dana kas kecil (Petty Cash) dibentuk pertama kali dengan cara melakukan estimasi atau memperkirakan atas jumlah pengeluaran – pengeluaran yang mungkin timbul dalam periode tertentu. Contoh perkiraan pengeluaran operasional yang timbul dalam jangka 1 minggu. Dari perkiraan ini kemudian diputuskan jumlah saldo awal Kas kecil. Meskipun nantinya sekian lama berjalannya operasional perusahaan atau berkembangnya perusahaan, nilai saldo awal kas kecil tidak mencukupi. Maka saldo dana kas kecil dapat ditambah atau dikurangi sesuai kondisi yang terjadi. Dalam hal ini adalah keputusan management atas pertimbangan – pertimbangan keadaan tertentu. 

Nanti akan saya bahas lebih detail dalam pengendalian Internal Kas Kecil (Petty Cash). Sistem kas kecil ini masing – masing didalamnya mempunyai metode-metode seperti metode pengelolaan dan metode penyimpanan.


Jenis Sistem Kas Kecil (Petty Cash)

Pada prakteknya ada beberapa perusahaan yang menyimpan penerimaan tunai dalam brankas perusahaan dalam waktu lama dan menggunakannya juga sebagai dana pengeluaran operasional maupun pembayaran kepada pihak kedua. Kalaupun ada sisa dana yang tidak terpakai baru disetorkan ke Bank. Pengelolaan seperti ini dapat menimbulkan celah atas kecurangan (fraud) dan penggunaan dana tanpa ada skala prioritas. Dan biasanya dicatat atau dijurnal sebagai Kas Besar.

Berikut ilustrasi dari pengalaman saya melakukan audit pengendalian Internal di sebuah klinik. Sebut saja Perusahaan X, hari ini menerima penjualan tunai sebesar Rp. 5.000.000, namun oleh kasir penjualan tunai tersebut hanya tersisa dan disetorkan pada rekening bank sebesar Rp 425.000, dimana sejumlah 4.575.000 telah digunakan untuk pembelian kertas dan alat tulis. Bahkan untuk pembayaran pihak ke 3 seperti supplier. Dikarenakan tidak adanya sistem kas kecil untuk pengeluaran operasional, maka akan terjadi penggunaan penerimaan penjualan tunai untuk pengeluaran operasional. Terjadilah perputaran uang kas dalam jumlah besar tanpa ada kontrol dan prioritas pemakaian.

Namun pada umumnya banyak juga entitas / perusahaan yang menerapkan penerimaan penjualan tunai yang akan disimpan dalam brankas dan disetorkan keesokan hari ke rekening Bank. Sedangkan untuk kebutuhan operasional sehari –hari yang relatif nilainya kecil, perusahaan tersebut menggunakan sistem kas kecil (Petty Cash). Hal ini dilakukan untuk pengendalian internal kas kecil dan beredarnya uang tunai jumlah besar pada aktivitas perusahaan.

Tujuan dan Fungsi dibentuknya sistem kas Kecil (Petty Cash)

  • Memisahkan dana/kas dalam jumlah tertentu untuk pembiayaan operasional perusahaan.
  • Menunjang aktivitas rutin perusahaan dalam skala kecil dengan cepat.
  • Menghindari proses panjang dan tidak ekonomis atas kebutuhan pembiayaan yang mendesak dalam kaitannya dengan pelayananan dan operasional.
  • Mempermudah pengendalian internal, verifikasi dan pencatatan transaksi.

Sistem Kas Kecil mempunyai 2 jenis sistem yaitu:

  1. Sistem kas kecil dana tetap atau sistem Imprest (Imprest Fund System)
  2. Sistem kas kecil dana tidak tetap atau sistem Fluktuasi (Fluktuating Fund System)


1. Sistem Kas Kecil Dana Tetap atau Sistem Imprest (Imprest Fund System)

Sistem Dana Tetap / Sistem Imprest ini adalah sebuah sistem kas kecil yang menerapkan jumlah / nilai kas kecil tidak pernah berubah atau tetap.

Pada awal dibentuknya kas kecil ditetapkan nilai saldo awal kas kecil dengan dasar perkiraan rata2 pengeluaran operasional periode tertentu. Pengisian kembali dana kas kecil berdasarkan sejumlah dana yang dikeluarkan untuk operasional. Sehingga saldo akhirnya tetap sama dengan saldo awal saat pembentukan.


Sistem Kas kecil
Sistem Kas kecil dana tetap imprest system


2. Sistem Kas Kecil Dana Tidak Tetap atau Sistem Fluktuasi (Fluktuating Fund System)

Sistem kas kecil Dana Tidak Tetap atau Sistem Fluktuasi adalah sebuah sistem dimana jumlah nilai atau saldo kas akan selalu berubah sesuai dengan nilai dana yang diisikan kembali.

Pada Sistem kas kecil dana tidak tetap atau sistem fluktuasi ini dilakukan pengisian sejumlah dana tidak berdasarkan sejumlah transaksi yang sudah dikeluarkan. Sehingga saldo dari kas kecil tidak akan pernah sama dengan saldo awal pembentukan.


Sistem Kas Kecil
Sistem Kas Kecil Dana Tidak Tetap (fluktuating system)


Kelebihan dan kekurangan antara Sistem Kas Kecil Dana Tetap  (Imprest) dan Sistem Kas Kecil Dana Tidak Tetap (Fluctuating)

Penerapan Sistem Kas Kecil baik Sistem kas kecil dana tetap / Imprest atau Sistem Kas Kecil Dana Tidak Tetap / Fluktuasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing -masing.

Berikut akan saya ulas lebih detail bagaimana kelebihan dan kekurangan. Tapi bagaimanapun kelebihan atau kekurangan penerapan dari sistem kas kecil ini bergantung dari kebutuhan perusahaan.


a. Kelebihan dan kekurangan Sistem Kas Kecil Dana Tetap atau Sistem Imprest (Imprest Fund System)

Pada sistem kas kecil dana tetap biasanya kita tidak langsung melakukan pencatatan (jurnal) atas setiap pengeluaran yang terjadi. Setiap transaksi kas kecil dicatat dalam alat bantu berupa Laporan Kas kecil (Petty Cash Report) berdasarkan bukti pemasukan dan pengeluaran kas kecil. Bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan Laporan kas kecil yang akan diajukan sebagai dasar pengisian kembali kas kecil. Jurnal kas kecil berupa pengeluaran dan pemasukan dilakukan pada saat sudah dilakukan pengisian kembali kas kecil.

Sistem Kas kecil
Laporan Kas Kecil


Sistem kas kecil ini mempunyai kelebihan terhadap pengendalian atau kontrol atas penggunaan dana kas kecil. Dimana pengisian kas kecil sesuai dengan pengeluaran yang sudah diverifikasi dan disetujui dalam laporan kas kecil. Terutama terhadap batasan jumlah dana setiap transaksi dalam penggunaan dana kas kecil. Beberapa perusahaan menerapkan sangat ketat penggunaan kas kecil, baik jenis pengeluaran maupun besaran tiap pengeluarannya. Sehingga apabila tidak sesuai, bisa ditunda pengisian kembali kas kecil sampai dipertanggung jawabkan kesalahan penggunaan.

Sedangkan kekurangan dari sistem kas kecil dana tetap ini adalah kurang up-date nya data saldo kas kecil yang digunakan dalam buku besar akun kas kecil. Karena pencatatan atau jurnal hanya dilakukan saat pengisian kembali saldo kas kecil. Yang nota bene sudah harus diverifikasi dan disetujui laporan kas kecil berupa pengeluaran dan pengisian kembali sebelum dilakukan jurnal.

Sistem kas kecil dana tetap ini yang banyak dipakai oleh perusahaan besar dengan lebih menitik beratkan pada pengendalian internal kas kecil. Karena meskipun mempunyai nama kas kecil, namun pada beberapa perusahaan besar, jumlah dana kas kecilnya sangat besar untuk periode tertentu. Contoh ketika pengalaman saya bekerja ada yang memiliki nilai kas kecil sebesar 40 juta untuk periode 2 minggu.


b. Kelebihan dan kekurangan Sistem Kas Kecil Dana Tidak Tetap atau Sistem Fluktuasi (Fluktuating Fund System)

Pada Sistem Kas Kecil Dana Tidak Tetap atau Sistem Fluktuasi memiliki kelebihan saldo yang selalu update di buku besar. Dikarenakan setiap pengeluaran kas kecil langsung dilakukan pencatatan atau jurnal tanpa menunggu saat pengisian. Memiliki kelebihan lain juga yaitu dapat melakukan pengajuan pengisian kembali saldo kas lebih cepat. Efesiensi dalam pengisian kas kecil.

Namun memiliki kelemahan atas pengendalian internal pada penggunaan dana kas kecil. Dimana pemakaian kas kecil lebih tergantung kepada niat baik kasir pemegang kas kecil, dan tidak adanya laporan kas kecil karena semua sudah terjurnal.

Umumnya banyak dilakukan pada perusahaan kecil yang mempunyai kas kecil dengan nilai yang tidak besar. Sehingga lebih fokus pada pencatatan atau jurnal sebagai kontrol kas kecil.


Metode pencatatan Sistem Kas Kecil

Perlu kita ingat bahwa jurnal merupakan salah satu tahapan dari Siklus Akuntansi. Sebelum melakukan jurnal kita harus mengidentifikasi atas semua bukti pendukung transaksi atau kejadian. Tahapan pengidentifikasi bukti transaksi atau kejadian untuk kas kecil, dilakukan saat pengajuan kas kecil.

Pencatatan atau jurnal kas kecil baik berdasarkan sistem kas kecil Dana Tetap / Imprest maupun sistem kas kecil  dana tidak tetap / Fluktuasi mempunyai metode yang sama. Yang membedakan adalah kapan transaksi tersebut dilakukan jurnal. Meski tanggal jurnal sesuai dengan tanggal transaksi berdasarkan dokumen. Berikut contoh jurnal berdasar sistem kas kecil:


A. Jurnal Kas Kecil Sistem kas kecil Dana Tetap atau Sistem Imprest (Imprest Fund System)


Jurnal pada saat pembentukan Petty cash awal pada tanggal 01/01/2020 menggunakan cek Tunai no CBxxxxxxx untuk tarik tunai dana dari bank.


jurnal pembentukan kas kecil sistem imprest
Jurnal pembentukan kas kecil sistem imprest


Jurnal pengeluaran kas kecil periode 01-07/01/2020 dan dijurnal pada saat akan pengisian kembali pada tanggal dengan Cek Tunai no CBxxxxx mengambil dana dari Bank.


Sistem Kas kecil
Jurnal pengeluaran kas kecil sistem imprest


Jurnal pengisian kas kecil Tanggal 08/01/20 dengan Cek Tunai no CBxxxxx.


Sistem Kas kecil
Jurnal pengisian kas kecil sistem imprest


Saldo akhir kas kecil kembali ke nilai Rp.2.000.000 sama seperti saldo awal pembentukan kas Kecil.


B. Jurnal Kas Kecil Sistem Kas Kecil Dana Tidak Tetap atau Sistem Fluktuasi (Fluktuating Fund System)

Jurnal pada saat pembentukan awal kas kecil pada tanggal 01/01/2020 menggunakan cek Tunai no CBxxxxxxx untuk tarik tunai dana dari bank.


Sistem Kas kecil
Jurnal pembentukan kas kecil sistem fluktuatif


Jurnal pengeluaran kas kecil (harian) sampai pengisian kas kecil tanggal 08/01/2020.


Sistem Kas kecil
Jurnal pengisian kas kecil sistem fluktuasi


Jurnal pengisian kas kecil pada tanggal 08/01/20 dengan Cek Bank XX no CBxxxxx.


Sistem Kas kecil
Jurnal pengisian kas kecil sistem fluktuasi


Saldo akhir kas kecil sebesar Rp. 2.330.500 berbeda dengan saldo awal pembentukan kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil bisa berbeda nilainya, tergantung berapa nilai yang diminta dan tidak harus sesuai dengan yang dikeluarkan dari kas kecil.

Untuk Pengendalian Internal Kas Kecil dan Flowchart kas kecil akan saya ulas lebih dalam pada tulisan selanjutnya.