Saturday, December 12, 2020

Pengisian kembali dana kas kecil, Prosedur dalam menjaga ketersediaan dana operasional berskala kecil

Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil digunakan sebagai pedoman dalam menjalankan proses pengajuan pengisian kembali dana kas kecil. Proses ini dilakukan untuk memenuhi ketersediaan dana operasional berskala kecil. Dimana penanggung jawab kas kecil berkewajiban untuk memantau ketersediaan dana kas kecil dan melakukan pengajuan pengisian kembali.


Pengisian kembali dana kas kecil berdasar sistem yang diterapkan

Pada prinsipnya, kedua sistem kas kecil tersebut menetapkan dana awal dengan cara yang sama, kita misalkan dana awal mempunyai jumlah yang sama.

Yang perlu menjadi perhatian adalah pada istilah “Dana Tetap” dan Dana Tidak Tetap”. Dimana dana tetap dan dana tidak tetap adalah jumlah saldo akhir, bukan jumlah dana yang disii kembali. 

Sehingga pemahaman dan pelaksanaan atas pengisian kembali dana kas kecil mengikuti sistem kas kecil yang sudah ada dan yang akan diterapkan yaitu:

  1. Pengisian kembali dana kas kecil Sistem dana tetap / Imprest (Imprest System). Maksud dari “Dana Tetap” ini adalah Jumlah Saldo akhir kas kecil menjadi “tetap” atau “sama” dengan jumlah nominal pembentukan awal. Pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan jumlah nominal yang sudah dikeluarkan dan sudah diselesaikan dengan pembuktian dokumen – dokumen pendukung.
  2. Pengisian kembali dana kas kecil Sistem dana tidak tetap / Fluktuasi (Fluktuating Sistem). Maksud dari “Dana Tidak Tetap” ini adalah Jumlah saldo akhir menjadi “Tidak Tetap” atau “Tidak Sama” dengan jumlah nominal pembentukan awal. Pengisian kembali dana kas kecil tidak harus seusai dengan sejumlah nominal yang sudah dikeluarkan dan diselesaikan, Pengisian kembali dana kas kecil ini nilainya berubah - berubah berdasarkan kebutuhan kedepannya. Pada sistem fluktuasi ini lebih seperti menyiapkan forecast untuk kebutuhan kedepan setelah pengisian dana.
Dari pemahaman tersebut diatas maka pada saat memilih penerapan kas kecil bergantung kebutuhan perusahaan.

Setelah kita memahami bagaimana pengisian kembali dana kas kecil berdasarkan sistem yang akan diterapkan, maka perlu dibuatkan prosedur.

Prosedur ini akan menjadi pedoman bagi semua yang terkait dengan proses pengajuan pengisian kembali dana kas kecil Yaitu:

  • Kasir kas kecil sebagai penyimpan dana kas kecil.
  • Atasan kasir kecil / supervisor sebagai otorisasi dan pengelola.
  • Manajer sebagai approval dan penanggung jawab tertinggi.
  • Bagian keuangan / Treasury sebagai pengeluaran dana bank untuk pengisian kembali dana kas kecil.

Pertimbangan dalam merancang SOP atau Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Pada saat pembuatan SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil perlunya kita menentukan bagian yang bertanggung jawab, otorisasi dan persetujuan seperti diatas. Bagian fungsi dan tanggung jawab ini merupakan bagian dari pengendalian internal kas kecil, dan hal ini disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan. Kalaupun dirangkap fungsi dan tanggung jawab maka kontrolnya harus lebih ketat lagi dengan frekuensi cash opname yang lebih intens selain verifikasi internal. Pelaksanaan cash opname sendiri juga membutuhkan prosedur sebagai pedoman pelaksanaan.

Selain itu kita juga harus menentukan formulir atau dokumen pendukung yang akan digunakan dalam prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Kedua sistem ini bisa menggunakan dokumen pendukung yang sama yaitu laporan harian kas kecil. Laporan harian kas kecil merupakan laporan atas penggunaan kas kecil yang pencatatannya dilakukan secara manual oleh kasir sebelum dilakukan jurnal. Lebih seperti buku besar pembantu atau subsidiary ledger.


Pembuatan SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Dalam pembuatan prosedur disesuaikan dengan sistem kas kecil yang diterapkan dalam aktivitas akuntansi dan keuangan. Sehingga sejalan antara SOP pengeluaran kas kecil dengan prosedur ini. Termasuk dalam penggunaan formulir atau dokumen pendukung dan fungsi dan penanggung jawabnya.

Sama halnya dengan SOP yang sudah dibahas dalam tulisan – tulisan sebelumnya, bahwa SOP mempunyai 3 bagian yaitu:

  1. Bagian 1: Header SOP.
  2. Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP.
  3. Bagian 3: Badan dokumen SOP.
Bagian header dan persetujuan SOP mempunyai format yang sama dengan SOP sebelumnya. Saat ini kita langsung pada perancangan pada badan dokumen. Pada badan dokumen SOP saya buat berdasarkan masing – masing sistem kas kecil yaitu:

  1. Badan dokumen SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem imprest.
  2. Badan dokumen SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem fluktuating.

1. Badan dokumen SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem imprest

Ini menjadi bagian pokok dari prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem imprest, di bagian ini memberi informasi secara detail terkait tujuan pembuatan Prosedur, definisi, dokumen yang digunakan, detail prosedur hingga lampiran.

Berikut ini bagian badan dokumen prosedur:

  • Bagian Tujuan:  Merupakan tujuan yang mendasari dibuatnya SOP ini. Contoh dari tujuan prosedur adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam menjaga kesediaan dana tunai terbatas bagi pembiayaan operasional perusahaan yang bersifat rutin maupun tidak rutin berskala kecil dengan pengisian kembali dana kas kecil sistem dana tetap (Sistem Imprest)”.
  • Bagian Ruang lingkup: Merupakan lingkup bagian / departemen yang diikat dengan SOP, dalam hal ini adalah divisi / departemen akuntansi dan keuangan. Contohnya seperti berikut “Prosedur ini menjelaskan proses pengajuan pengisian dana kas kecil (Top Up Petty Cash) dengan menggunakan sistem Imprest bagi penanggung jawab kas kecil dan yang terkait”.
  • Bagian Definisi: Pemakaian Istilah dijelaskan pada kolom ini. Seperti Laporan harian kas kecil.
  • Bagian Acuan: Menginformasikan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur dan mengikat SOP.
  • Bagian Dokumen: Menginformasikan dokumen - dokumen yang digunakan untuk menjalankan prosedur.
  • Bagian Rincian Prosedur: Menjelaskan secara detail prosedur, tiap - tiap langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab. Disertai narasi penggunaan dokumen pendukung yang menyertai.
  • Bagian Lampiran: Menginformasikan lampiran atas SOP ini, baik berupa contoh dokumen yang akan digunakan.

pengisian kembali dana kas kecil
Contoh SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem imprest hal 1


pengisian kembali dana kas kecil
Contoh SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem imprest hal 1


2. Badan dokumen SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem fluktuating

Berikut ini bagian badan dokumen prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem fluktuating:

  • Bagian Tujuan:  Merupakan tujuan yang mendasari dibuatnya SOP ini. Contoh dari tujuan prosedur adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam menjaga kesediaan dana tunai terbatas bagi pembiayaan operasional perusahaan yang bersifat rutin maupun tidak rutin berskala kecil dengan sistem pengisian kembali dana kas kecil dana tetap (Fluktuating)”.
  • Bagian Ruang lingkup: Merupakan lingkup bagian / departemen yang diikat dengan SOP, dalam hal ini adalah divisi / departemen akuntansi dan keuangan. Contohnya seperti berikut “Prosedur ini menjelaskan proses pengajuan pengisian dana kas kecil (Top Up Petty Cash) dengan menggunakan sistem Fluktuating bagi penanggung jawab kas kecil dan yang terkait”.
  • Bagian Definisi: Pemakaian Istilah dijelaskan pada kolom ini. Seperti Laporan harian kas kecil.
  • Bagian Acuan: Menginformasikan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur dan mengikat SOP.
  • Bagian Dokumen: Menginformasikan dokumen - dokumen yang digunakan untuk menjalankan prosedur.
  • Bagian Rincian Prosedur: Menjelaskan secara detail atas prosedur, tiap - tiap langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab. Disertai narasi penggunaan dokumen pendukung yang menyertai.
  • Bagian Lampiran: Menginformasikan lampiran atas SOP ini, baik berupa contoh dokumen yang akan digunakan.

pengisian kembali dana kas kecil

Contoh SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem fluctuating hal 1


prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Contoh SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil sistem fluctuating hal 2


SOP atau prosedur pengisian kembali dana kas kecil bagian dari rangkaian prosedur kas kecil lainnya

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil ini merupakan rangkaian prosedur yang terkait dengan pengelolaan kas kecil yang saling terkait salah satunya adalah SOP pengeluaran kas kecil dan SOP Cash Opname. Pembuatan SOP ini memang tidak terlepas dari sistem yang diterapkan.

Setiap kali perancangan SOP, maka perlu juga waktu untuk sosialisasi setelah prosedur ditetapkan untuk dijalankan. Sosialisasi ini untuk mengedukasi kepada para pelaksananya agar paham dan mempunyai persepsi yang sama dengan prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Dengan harapan apabila persepsi yang sama maka proses akan berjalan sesuai dengan tujuannya dan tidak terjadi kesalahan – kesalahan yang tidak perlu. Termasuk dalam hal penyalah gunaan atas harta perusahaan.