Thursday, December 17, 2020

Invoice opname, pemeriksaan fisik invoice atau faktur penjualan kredit

Invoice opname
 

Invoice opname merupakan pemeriksaan fisik atas invoice / nota / faktur penjualan kredit. Hal ini dilakukan untuk memastikan setiap invoice atau faktur yang diterbitkan sebagai pengakuan piutang dan bukti penjualan kredit benar merupakan harta perusahaan dan tidak terjadi penyalahgunaan.


Invoice opname sebagai bentuk implementasi pengendalian internal

Pada umumnya invoice opname dilakukan oleh internal auditor namun bukan berarti departemen akuntansi dan keuangan tidak diperkenankan melakukan invoice opname. Justru akan lebih baik kalau kita melakukan invoice opname secara rutin tanpa harus menunggu dilakukan audit oleh pihak lain. Selain itu tidak semua perusahaan mempunyai internal audit, maka hal ini menjadi sebuah keharusan yang dilakukan oleh divisi accounting finance.

Invoice opname merupakan salah satu peran dan implementasi dari pengendalian internal piutang usaha untuk memastikan pengelolaan piutang usaha yang baik. Disini bagaimana kita melakukan pengendalian atas sub departemen piutang. Selain memastkan bahwa piutang yang mungkin tertagih dan kepatuhan atas SOP penagihan piutang maupun SOP pelunasan piutang.

Apabila kita menerapkan salah satu kerangka pengendalian internal yaitu COSO Enterprise Risk Management (ERM) Framework, pada aktivitas pengendalian (Control Activities) terdapat kategori “Pengecekan Independen atau verifikasi internal”. Implementasinya merupakan pelaksanaan invoice opname.  Sehingga Invoice opname dapat mencapai tujuan pengendalian internal.


Tujuan Invoice opname

Tujuan invoice opname merupakan tujuan dari pengendalian internal seperti yang sudah dibahas di atas. Sekarang bagaimana kita bisa mengetahui tujuan dari invoice opname, hal ini tidak terlepas dari pengendalian internal piutang usaha seperti dibawah ini.

Tujuan Invoice opname yaitu:

  1. Perlindungan aset: mencegah atau mendeteksi perolehan, penggunaan dan perpindahan aset perusahaan berupa piutang secara tidak sah.
  2. Menjaga catatan secara rinci agar melaporkan aset perusahaan berupa piutang secara akurat dan wajar.
  3. Memberikan informasi tentang piutang yang akurat dan andal.
  4. Mendukung dan meningkatkan efisiensi pengelolaan piutang usaha.
  5. Mendorong kepatuhan terhadap kebijakan manajemen terkait pencatatan piutang usaha, prosedur penagihan piutang dan prosedur pelunasan piutang yang telah ditetapkan.
  6. Mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku terkait penjualan kredit berupa pajak pertambahan nilai dan atau pajak cukai.
Tujuan invoice opname ini selaras dengan tujuan pengendalian internal, yang diharapkan dapat mengawasi dan mendorong tercapainya tujuan perusahaan.


Bukti Transaksi dan bukti pendukung terkait invoice opname

Perlunya pemahaman atas dokumen / formulir piutang, alur dan prosedur sebelum pelaksanaan invoice opname. Antara penjualan barang secara kredit dengan penjualan jasa secara kredit tidak terlalu banyak perbedaan dalam penerapan formulir. Dalam piutang atas penjualan barang terdapat beberapa formulir yang digunakan sebagai bukti transaksi dan bukti pendukung.

Bukti transaksi dan bukti pendukung yang akan diperiksa dalam pelaksanaan invoice opname yaitu:

  1. Invoice / Faktur / Nota penjualan yang masih oustanding.
  2. Surat pengiriman barang (Delivery Order), bukti transaksi bahwa barang sudah diterima sudah sesuai oleh pembeli, terlampir dalam invoice yang masih oustanding.
  3. Credit Note, apabila ada nota credit note sebagai pengurang invoice karena retur penjualan / potongan lainnya.
  4. Debit note, nota yang diterbitkan oleh customer karena ada retur barang.
  5. Faktur pajak.
  6. Daftar Penagihan piutang, dokumen yang mencatat aktivitas penyerahan invoice ke pembeli untuk tanda terima tagihan dan penagihan ke pembeli.
  7. Tanda terima tagihan, bukti pendukung dari pembeli yang menyatakan invoice asli dan surat jalan sudah diterima dan dijadwalkan bayar oleh pembeli.
Setiap dokumen tersebut dalam pelaksanaan invoice opname akan diperiksa dan dibandingkan dengan pencatatan dalam sistem maupun buku besar pembantu piutang (AR subsidiary ledger). Pemeriksaan difokuskan atas semua piutang yang masih outsanding atas nama masing – masing pembeli / customer.


Persiapan dan pelaksanaan invoice opname

Pemahaman awal atas dokumen / formulir yang terkait dengan piutang dan prosedur piutang, termasuk siapa pelaksana, penanggung jawab, otorisasi dan persetujuan dalam piutang. Sehingga pemeriksaan tidak hanya memastikan secara fisik invoice outstanding sama dengan pencatatan, namun juga memastikan kebenaran atas data di semua bukti transaksi dan bukti pendukung sesuai termasuk tanda tangan yang berwenang dalam invoice.

Semua hasil pemeriksaan dilaporkan dalam Berita Acara Invoice opname termasuk temuan atas kejanggalan dan ketidaksesuaian, apalagi ditemukan penyalahgunaan.


Persiapan Invoice Opname

Langkah – langkah persiapan invoice opname seperti berikut ini:

  1. Menyiapkan lembar kertas kerja.
  2. Melakukan cut off data dan dokumen.
  3. Mencetak semua daftar invoice dan Credit note yang sudah tercetak dan diterbitkan berurutan berdasar nomer invoice.
  4. Mencetak daftar semua invoice baik yang sudah outstanding maupun yang masih belum outstanding berdasar nama customer. Agar pengelolaan piutang berjalan baik seharusnya fisik dokumen (invoice, Credit note, surat pengiriman barang, faktur pajak) disimpan berdasarkan nama customer.
  5. Mencetak Aging AR berdasar nama customer.


Pelaksanaan Invoice Opname

Langkah – langkah pelaksanaan invoice opname:

  1. Invoice yang tercetak pada saat dilakukan cut off dipisahkan dan disimpan tersendiri.
  2. Melakukan pemeriksaan no invoice yang tercetak sudah berurutan dan tidak ada nomer invoice yang lompat. Pengalaman menggunakan sistem akuntansi terdapat bug / error yang menyebabkan nomer invoice terlompat tidak berurut. Hal ini berpengaruh terhadap faktur pajak yang diterbitkan berdasarkan nomer invoice yang berurutan dan membutuhkan penjelasan apabila ada invoice yang terlompat atau dibatalkan.
  3. Memeriksa semua fisik invoice penjualan kredit, fisik Credit note, fisik surat pengiriman barang dan fisik tanda terima tagihan dibandingkan dengan daftar invoice per customer. Apabila fisik incoice dan surat pengiriman barang tidak ada, dicek dengan fisik tanda terima tagihan dan daftar penagihan piutang. Apabila masih tidak ditemukan meminta klarifikasi kepada penanggung jawab AR atas dokumen yang tidak ditemukan.
  4. Memeriksa tanda terima tagihan dan daftar penagihan piutang untuk memastikan tidak adanya penumpukan atas invoice yang diserahkan ke customer (sesuai jadwal tanda terima tagihan customer). Semakin lama invoce diserahkan maka semakin lama pembayaran dari customer diterima perusahaan. Hal ini dibahas dalam pengelolaan piutang usaha.
  5. Memeriksa Aging AR atau umur piutang, terutama terhadap nilai piutang outstanding yang cukup besar dengan umur piutang yang lama.
  6. Apabila perusahaan menggunakan sistem akuntansi yang dapat melakukan blokir secara sistem atas piutang sudah melebihi jatuh tempo, lakukan pemeriksaan atas data pembukaan blokir terutama terhadap piutang outstanding dengan umur piutang yang lama.
  7. Setelah semua dilakukan pemeriksaan dan temuan - temuan dicatat dalam lembar kerja dan semua dokumen yang terkait di fotocopy sebagai lampiran. Kemudian dibuatkan berita acara Invoice opname.
  8. Siapkan surat konfirmasi piutang ke customer. Untuk membandingkan pengakuan piutang perusahaan dengan pengakuan hutang customer. Karena pernah saya alami kejadian dimana piutang masih outstanding namun pihak customer sudah mengakui pembayaran.

Penerapan invoice opname menjadi sebuah prosedur dalam aktivitas akuntansi keuangan

Pelaksanaan invoice opname yang saya bahas ditulisan ini adalah bagian penerapan pengendalian internal dalam aktivitas akuntansi keuangan. Meskipun secara teknisnya banyak mengadopsi dari auditing, namun bukan berarti tabu dilakukan sendiri oleh departemen akuntansi keuangan. Hal ini dilakukan juga dalam sebuah kesadaran untuk memastikan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan adalah valid dan akurat, menjaga harta perusahaan dan menjamin kepatuhan atas prosedur yang sudah ditetapkan.

Semua yang diulas tentang persiapan dan pelaksanaan invoice opname dapat dibuatkan prosedur atau SOP Invoice Opname sebagai pedoman pelaksanaan invoice opname. Pelaksana bisa didelegasikan kepada bagian atau staff dari departemen akuntansi dan keuangan dengan diberi pembekalan atas teknis pemeriksaan dan pengetahuan tentang piutang dan yang terkait. Segala sesuatunya dapat dijelaskan secara detail dalam prosedur yang dibuat.