Wednesday, August 26, 2020

Pengendalian internal kas kecil sebagai kontrol atas pengeluaran operasional dengan nilai yang dibatasi

Pengendalian internal kas kecil


Pengendalian internal kas kecil / petty cash sering kali terabaikan karena jumlahnya yang dibatasi dan kecil. Mungkin jumlah dana kas kecil lebih kecil atau hanya seperseribu dari jumlah pendapatan dari periode tertentu. Namun dibeberapa perusahaan mempunyai jumlah dana kas kecil yang nilainya lebih besar dari pendapatan sebuah usaha kecil. Dan Jumlah dana kas kecil itu bisa setara dengan gaji 10 staff biasa dalam periode tertentu. Untuk itulah diperlukannya pengendalian internal untuk pengelolaan, pencatatan dan pelaporan kas kecil agar tidak terjadi penyalahgunaan bahkan kecurangan.


Perlunya Pengendalian Internal Kas Kecil / Petty Cash

Saya membagikan pengalaman saya atas pengendalian internal kas kecil yang nilainya besar. Saat saya bekerja sebagai FC di sebuah rumah sakit swasta jaringan nasional, saya lakukan penelusuran harta lancar untuk memperbaiki pengendalian Internal. Salah satunya adalah kas kecil, kenapa begitu?, karena nilainya yang besar dari pengalaman saya bekerja selama ini. Pada saat itu jumlah saldo maksimum kas kecil sebesar 40 Juta. Jumlah dana kas kecil yang cukup besar tersebut dikarenakan adanya dana untuk pembelian obat golongan narkotika yang nantinya digunakan untuk Anesthesi pada saat tindakan dikamar operasi.

Obat golongan narkotika tersebut tidak diperkenankan disupply oleh supplier obat. Pembelian hanya boleh dilakukan di apotek pemerintah dengan surat rekomendasi dari Dinkes setempat. Dan hanya bisa dilakukan dengan cara pembelian tunai. Harga obat tersebut cukup mahal persatuannya. Sebagai contoh salah satu obat bius golongan narkotika (saya tidak sebut namanya) mempunyai harga per vial 1,5 juta. Jadi bisa dibayangkan kalau kebutuhan sehari membutuhkan 2 vial maka periode seminggu dibutuhkan 14 vial dengan nilai 21 juta.

Sebenarnya berapapun jumlah dana kas kecil / petty cash baik itu jumlah dana besar atau kecil memang sangat perlu dikontrol. Dikarenakan permintaan dan pengeluaran dana kas kecil belum disertai dengan bukti pembayaran (nota/faktur penjualan dsb). Pengajuan dana kas kecil ini rawan sekali disalahgunakan atau dicurangi. Penyalahgunaan mulai dari penggunaan dana kas kecil untuk pribadi maupun pemalsuan bukti bayar. Untuk itulah pengajuan kas kecil di beri batasan nilai, tenggang waktu dan pertanggungjawaban hingga ke HRD pada saat mengundurkan diri dari perusahaan.


Menerapkan pengendalian Internal Kas Kecil / Petty Cash

Penerapan pengendalian Internal Kas kecil tidak lah sulit dalam lingkup departemen akuntansi dan keuangan. Yang diperlukan adalah bagaimana melakukan kontrol ketat dengan departemen lain yang melakukan pengajuan kas kecil berupa Cash advance / kas bon. Kewajaran atas nilai pengajuan dan realisasi, berapa lama penyelesaian cash advance, ke-ontetik-an atas bukti bayar. Hal-hal tersebut yang membutuhkan pengawasan dan verifikasi yang baik agar tidak disalahgunakan. Seberapa besar atau kecilnya aset perusahaan tetaplah harus dijaga keamanannya, yang salah satunya dengan pengendalian internal. Seperti terpapar dalam tulisan sebelumnya Pengendalian Internal, Pengertian, tujuan dan framework dalam menjaga kelangsungan bisnis.

Berikut ini adalah pengendalian internal kas kecil / Petty Cash berdasar prinsip pengendalian internal:

1. Penetapan tanggung jawab atas transaksi dan aktivitas secara memadai dalam pengendalian internal kas kecil

Perlunya ditetapkan siapa yang bertanggung jawab menyimpan kas kecil, dan diutamakan hanya dipegang oleh staff dalam departemen akuntansi keuangan. Staff kasir keuangan yang bertanggung jawab sebagai penyimpan dan pencatatan (bukan jurnal) dalam buku pembantu dan laporan kas kecil. Di beberapa perusahaan ada yang menerapkan kas kecil di beberapa departemen diluar departemen akuntansi keuangan. Kas kecil yang pertanggungjawaban menyebar di beberapa departemen akan sulit dalam melakukan pengendalian.

Dari yang saya alami dalam sebuah perusahaan yang menerapkan beberapa kas kecil di luar departemen akuntansi keuangan. Kas kecil tersebut saya temukan telah digunakan seperti tempat meminjam bagi keperluan pribadi karyawan didepartemen tersebut. Kerawanan seperti ini juga mungkin terjadi di penanggung jawab kas kecil dilingkungan departemen akuntansi. Jadi perlunya tanggung jawab berjenjang ke supervisor atau atasan dalam pengendalian kas kecil.


2. Pemisahan Tugas dan fungsi dalam pengendalian internal kas kecil

Penanggung jawab atas kas kecil yang di berikan ke staff kasir keuangan tugasnya hanya melakukan penyimpanan dan mencatat transaksi (bukan jurnal) dalam buku pembantu. Otorisasi / persetujuan atas pengeluaran kas kecil menjadi tugas atasan. Dan pencatatan jurnal tetap dilakukan oleh akunting dengan berdasarkan dokumen pendukung yang sudah diverifikasi. Hal ini setidaknya untuk menerapkan pemilahan 3 fungsi yang berbeda agar tidak dipegang oleh 1 orang yaitu:

  • Fungsi Otorisasi, berfungsi untuk menyetujui pengeluaran dana, biasanya fungsi ini dilekatkan pada orang yang menjabat pada level management 
  • Fungsi Penyimpanan, Melakukan penyimpanan atas dana kas kecil dan mencatat dalam buku pembantu sebagai pengawasan dan pelaporan.
  • Fungsi Pencatatan Jurnal, melakukan pencatatan atau jurnal transaksi dalam sistem informasi akuntansi atau program akuntansi. Sebagai dasar pembuatan laporan keuangan. 

Apabila 3 fungsi tersebut dipegang oleh 1 orang sekaligus, meskipun itu adalah seorang manajer, tetap akan menimbulkan kerawanan atas penyalah gunaan.


3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan – catatan dalam pengendalian internal kas kecil

Semua transaksi keuangan perlu terdokumentasi termasuk kas kecil. Dimulai dari pengajuan kas kecil yang menggunakan form pengajuan kas kecil / cash advance / kas bon yang dibuat rangkap 2. Penyelesaian kas kecil yang harus menyerahkan sisa dana (kalau masih ada) ditunjang bukti pendukung berupa nota / faktur penjualan.

Penanggung jawab kas kecil mencatat setiap transaksi pengajuan dan penyelesaian kas kecil dalam buku pembantu dan menyerahkan laporan kas kecil harian maupun bulanan. Laporan kas kecil ini nantinya digunakan untuk pengajuan pengisian kembali kas kecil.Laporan transaksi kas kecil dan semua bukti pendukung atas penyelesaian kas kecil diserahkan ke akunting untuk dilakukan pencatatan jurnal. Akunting yang berfungsi sebagai pencatatan jurnal berdasarkan bukti transaksi dan bukti pendukung. Terkait bagaimana formulir sebagai bukti transaksi dan bukti pendukung, bisa dilihat pada tulisan sebelumnya Formulir dalam Sistem Informasi Akuntansi, alat penting dalam sebuah transaksi.


4. Perlindungan atas aset, catatan dan data dalam pengendalian internal kas kecil

Pengendalian fisik, mekanik dan elektronik juga dibutuhkan dalam pengendalian internal kas kecil. Uang tunai beserta dokumen pendukung disimpan dalam sebuah deposit box. Kunci deposit box disimpan oleh kasir keuangan yang bertanggung jawab. Pada akhir jam kerja deposit box disimpan didalam brankas akunting. Brankas ini juga terletak di sebuah tempat atau ruangan yang dapat dipantau oleh CCTV. Pemegang kunci dan akses brankas berbeda dengan dengan pemegang kunci deposit box.

Pencatatan dilakukan oleh pemegang kas kecil yaitu kasir, yang secara berkala melaporkan kepada atasan. Laporan bisa disampaikan harian meskipun belum waktunya pengisian kas kecil. Hal ini dilakukan untuk memantau pemakaian dan posisi dana kas kecil. Dokumen atau formulir disimpan sementara oleh kasir. Dan diserahkan ke accounting untuk dicatat dalam jurnal dan dokumen diarsip oleh accounting.


5. Pengecekan Independen atau verifikasi internal dalam pengendalian internal kas kecil

Hal yang paling penting adalah perlunya verifikasi internal dan pengecekan independen. Verifikasi internal ini dilakukan oleh departemen akunting. Setiap akhir jam kerja perlu dilakukan verifikasi dan penghitungan ulang dana kas kecil, mencocokan dengan catatan transaksi. Saya menerapkan hal ini karena pertimbangan dana kas kecil yang cukup besar. Supervisor atau yang ditunjuk melakukan Cash Opname atas kas kecil setiap akhir jam kerja. Keesokan harinya supervisor, atasan atau yang ditunjuk melakukan pemeriksaan dokumen pendukung dengan laporan. Menganalisa atas pengajuan kas kecil yang belum diselesaikan tapi sudah jatuh tempo. Hal itu didasarkan atas prosedur pengajuan kas kecil yang mempunyai batas waktu atas penyelesaian.

Dalam sebuah perusahaan skala besar yang mempunyai Internal Auditor akan melakukan pemeriksaan secara berkala dengan waktu tidak sama. Kas kecil ini juga menjadi perhatian atas pemeriksaan internal auditor dengan melakukan cash opname. Terutama atas jangka waktu penyelesaian dan kewajaran nilai pengajuan dan penyelesaian. Semua ini dilakukan untuk menjaga aset perusahaan dari hal yang seharusnya tidak perlu terjadi.


Pembuatan flowchart dan Standard Operating Procedure / SOP Kas Kecil berbasis Pengendalian Internal Kas Kecil

Dari semua pengendalian internal yang dibahas di atas, agar bisa dijalankan dengan baik perlu dibuatkan Standard Operating Prosedur / SOP Pengeluaran Kas Kecil. SOP pengeluaran kas kecil ini dibuat berdasarkan Pengendalian internal yang diwujudkan dalam narasi bagan alir / flowchart. Karena salah satu langkah membuat SOP kas kecil adalah membuat Flowchart Kas Kecil terlebih dahulu. Dan flowchart berdasarkan pengendalian internal. Begitulah hubungannya antara pengendalian internal, FlowChart dan SOP, Jadi apabila kita membuat SOP dengan mengabaikan pengendalian internal, akan terdapat celah yang dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak tertentu untuk kepentingan pribadi. Perancangan atas prosedur ini juga berdasar atas Sistem Kas Kecil yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Dan semua itu merupakan sebuah rangkaian dalam membangun sebuah Sistem Informasi  Akuntansi yang baik. Agar dapat berjalan sesuai tujuan dan fungsi Sistem Informasi akuntansi bagi kebutuhan perusahaan.