Friday, August 28, 2020

Jurnal Kas Besar - Cash on Hand, pencatatan dan pengelolaan diutamakan sebagai penerimaan tunai

Jurnal Kas Besar

Jurnal kas besar (Cash on Hand) merupakan pencatatan atas transaksi, namun memahaminya lebih dalam dari hanya pencatatan transaksi. Kas Besar (Cash on Hand), merupakan aset paling lancar atau likuid dibandingkan aset keuangan yang lain. Dimana kas merupakan uang tunai yang dapat digunakan secara cepat untuk memenuhi kewajiban terutama kewajiban jangka pendek. Dengan adanya perbedaan antara kas ditangan (Cash on Hand) dan Kas di bank / rekening Giro (Cash in bank) maka masing-masing mempunyai pencatatan, penyimpanan, pengelolaan dan pengendalian internal tersendiri. Kita akan sama – sama membahas secara detail dengan kondisi - kondisi dan pengalaman yang saya temukan saat bekerja.


Pengertian Kas dan Kas Besar (Cash on Hand)

Sebelum saya menjabarkan lebih lanjut, ada baiknya kita mengingat kembali pengertian kas. Dikutip dari PSAK NO 2 Kas adalah Kas terdiri dari saldo kas (Cash on Hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan sebagai kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Setara Kas adalah sebuah investasi yang dapat bersifat sangat liquid, memiliki jangka pendek dan dapat dengan cepat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko atas perubahan nilai yang signifikan.

Jadi dapat disederhanakan bahwa kas adalah harta perusahaan yang sifatnya sangat mudah digunakan atau dapat digunakan secara langsung dalam aktivitas operasional perusahaan. Maka dari itu dalam neraca perusahaan, letak kas tersebut ada pada aktiva lancar, dan merupakan salah satu pada Laporan Arus kas.


Pengelolaan Kas Besar (Cash on Hand)

Begitu pentingnya sebuah pengelolaan kas, masih ada perusahaan yang tidak menerapkan pembagian atau perbedaan kas (baik Kas Besar (cash on hand) maupun rekening giro) menurut fungsi dan kegunaannya. Hal tersebut bisa memicu terjadinya kerancuan dalam pencatatan bahkan bisa menimbulkan terjadinya penyalahgunaan / kecurangan (fraud).

Di bawah ini akan saya bagikan pengalaman saya selama bekerja, dalam pengelolaan dan pencatatan jurnal kas atas transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Saya ingatkan kembali bahwa kas terdiri dari:

  • Saldo kas / Kas ditangan (Cash on Hand)merupakan dana kas yang tersimpan dalam brankas perusahaan (entitas). Baik itu dana untuk operasional perusahaan maupun dana dari penerimaan tunai dari penjualan.
  • Rekening Giro / Bank (Cash in Bank)merupakan dana kas yang tersimpan di rekening bank. Baik itu dana untuk operasional perusahaan maupun dana dari penerimaan dari penjualan.

Untuk itu sebaiknya perusahaan melakukan pengelolaan kas dengan memisahkan antara kas untuk operasional dengan kas untuk penerimaan penjualan jasa / barang. Pemisahan kas ini memunculkan Kas Kecil (Petty Cash) sebagai pengeluaran operasional dengan nilai kecil.

Saldo kas (Cash on Hand) atau pada umumnya menggunakan akun yang diberi nama Kas Besar. Digunakan sebagai pencatatan dan control atas setiap penerimaan uang tunai atas transaksi penjualan barang atau jasa. Meskipun nantinya jumlah penerimaan tunai tersebut disetorkan ke rekening bank. Rekening bank tersebut juga menerima pembayaran atas jasa maupun barang yang dijual dengan metode transfer. (mengenai bank ini akan dijelaskan lebih lanjut dalam tulisan tentang bank).


Pengelolaan Kas besar / Cash on Hand sebagai penerimaan tunai atas pendapatan / penjualan

Kenapa penerimaan tunai atas penjualan barang atau jasa harus tetap tercatat dalam akun kas besar (Cash on Hand)?. Beberapa perusahaan mungkin melakukan pencatatan pada saat penerimaan tunai tersebut disetorkan ke bank. Namun perlu kita ingat bahwa ada jeda waktu dalam 1 minggu yang tidak mungkin setiap hari dapat menyetorkan penerimaan tunai ke bank. Dengan pertimbangan berikut:

  • Penerimaan tunai pada hari jumat sabtu dan minggu, pada umumnya baru disetorkan ke bank pada hari Senin. Kalaupun ada bank yang melayani hari sabtu tapi tidak semua perusahaan kantornya buka dihari Sabtu.
  • Pada umumnya perusahaan besar dan kecil mengunakan sistem pencatatan atas transaksi di kasir penjualan menggunakan sistem komputerisasi. Meskipun sistem yang sederhana namun tercatat secara komputerisasi. Sistem yang dipakai akan secara otomatis mencatat penerimaan penjualan secara tunai dan apabila terintegrasi dengan sistem akuntansi, maka akan otomatis terbentuk jurnal Pendapatan dengan Kas.

Dengan pertimbangan tersebut kita tetap mencatat penerimaan tunai pada akun kas. Dan yang paling utama sebagai control atau pengendalian internal atas penerimaan penjualan tunai. Seminimal mungkin menghindari penyalahgunaan atas penerimaan tunai. Dimana nantinya sejumlah uang tunai yang diterima dengan yang disetorkan ke bank apakah sesuai atau tidak.  Dan berapa lama rentang waktu antara diterimanya penjualan tunai dengan waktu disetorkan ke bank. Semua itu untuk control yang lebih baik atas penerimaan tunai. Karena pada beberapa bidang usaha tertentu penerimaan tunai mempunyai nilai yang sangat besar.


Metode pencatatan Jurnal Kas Besar Cash on Hand

Metode pencatatan kas (Cash On Hand) sebenarnya tidak terlalu rumit, apalagi kalau menggunakan sistem akuntansi yang sudah integrasi (tersambung) dengan sistem operasional kasir. Namun apabila sistem tersebut tidak terintegrasi satu sama lain, maka tetap harus melakukan jurnal secara manual berdasarkan dokumen kasir. Merupakan bagian dari siklus akuntansi, jurnal ini sama seperti jurnal lain yang dilakukan pencatatan jurnal secara harian (Daily Basis).


A. Jurnal Kas Besar atas penerimaan tunai

Setiap hari kasir harus menyampaikan laporan harian atas penjualan baik tunai maupun kredit dengan bukti – bukti pendukung yang lengkap ke akunting. Berdasarkan Laporan dan bukti pendukung, maka akunting melakukan verifikasi dengan data, apabila mengunakan sistem terintegrasi. Tapi apabila sistem tidak terintegrasi, maka akunting melakukan jurnal berdasarkan laporan dan bukti pendukung. Akunting akan membuat Voucher jurnal kas besar yang nantinya diperiksa dan disetujui atasan untuk dilakukan jurnal. Ini sebagai salah satu bentuk pengendalian internal atas penerimaan kas dan jurnal. 


Jurnal Kas Besar
Jurnal Kas Besar Cash on Hand atas penerimaan tunai


B. Jurnal Kas Besar atas setoran tunai ke rekening Bank

Pada saat dilakukan setoran ke bank atas penerimaan penjualan tunai oleh kasir atau akunting (tergantung bagaimana ditentukan pengendalian internal atas setoran). Pencatatan atau jurnal kas besar atas setoran ke bank berdasarkan dokumen atau bukti pendukung berupa slip setoran bank. Pencatatan atau jurnal kas besar ini dibuatkan terlebih dahulu voucher jurnal. Saya ingatkan kembali kalau penjurnalan ini manual ke sistem Akuntansi. Sistem akuntansi sekarang juga sudah secara langsung membuat voucher jurnal dan persetujuan secara sistematis oleh atasan.


Jurnal Kas Besar
Jurnal Kas Besar Cash on Hand atas setor tunai ke bank


Seperti tulisan saya sebelumnya mengenai Formulir dalam sistem infromasi akuntansi dan siklus akuntansi, bukti transaksi dan bukti pendukung merupakan awal dari siklus. 
Dan pencatatan atau jurnal kas besar ini dilakukan apabila bukti transaksi dan bukti pendukung sudah diverifikasi dan dipastikan kebenarannya. Baik itu jurnal manual maupun jurnal yang terbentuk secara sistem yang terintegrasi. Mengenai pengendalian internal kas besar dan flowchart kas besar akan saya bahas pada tulisan berikutnya.