Tuesday, December 29, 2020

Flowchart penerimaan barang, bagian dari rantai pasokan atas persediaan

Flowchart penerimaan barang
 

Flowchart penerimaan barang menggambarkan alir dari proses dan dokumen yang digunakan untuk pelaksanaan penerimaan barang atas persediaan dan kebutuhan operasional perusahaan. Penerimaan barang sebagai bagian dari siklus pengadaan dan penyimpanan merupakan fungsi yang terpisah dari pembelian dan penyimpanan. Hal ini dilakukan untuk menerapkan pengendalian internal yang baik dalam proses pengadaan persediaan.


Struktur organisasi yang berbeda dalam penerapan Flowchart penerimaan barang

Dalam sebuah rantai pasokan yang dimulai dari pembelian atau pengadaan barang, bagian penerimaan barang mempunyai peranan penting. Terpisah dari fungsi pembelian dan fungsi penyimpanan atas persediaan, menjadi bagian yang memeriksa atas proses pengadaan barang. Disamping ada inventory / Cost Controller yang memeriksa atas pengadaan, Bagian receiving atau penerimaan barang berfungsi memastikan barang pesanan sesuai dengan yang diminta, baik secara spesifikasi barang, masa kedaluwarsa maupun kuantitas.

Bagian receiving atau penerimaan barang secara struktur organisasi bisa berbeda penerapannya. Seperti pengalaman saya, pada beberapa bidang usaha, bagian receiving atau penerimaan barang menjadi bagian pembelian. Namun ada beberapa bidang usaha, dimana bagian receiving atau penerimaan barang menjadi bagian gudang / warehouse.

Masing –masing dibuat dengan pertimbangan tersendiri sesuai penerapan atas pengendalian internal dalam pengadaan dan persediaan barang dalam perusahaan. Dan masing – masing mempunyai kelebihan dan kekurangannya sendiri, menjadi struktur bagian manapun, pengendalian internal tetap menjadi prioritas utama dalam penerimaan barang. Dan flowchart penerimaan barang ini menjadi salah satu cara dalam penerapannya, dengan menggambarkan alir dokumen dan batasan tanggung jawab masing – masing bagian yang terkait beserta controlnya.

Sama halnya dengan flowchart pembelian dibuat dalam struktur yang berbeda, bagian receiving atau penerimaan barang menjadi sub struktur dibawah struktur bagian pembelian atau bagian gudang. Namun ada beberapa perusahaan berskala besar yang mempunyai volume persediaan yang besar menerapkan penerimaan barang menjadi bagian yang sama level strukturnya dengan pembelian dan gudang.


Flowchart penerimaan barang sebagai salah satu gambaran penerapan pengendalian internal

Pemilahan fungsi – fungsi tersebut untuk membuat batasan tanggung jawab yang jelas dan cek silang antar bagian. Selain itu penggunaan formulir yang tergambar dalam flowchart penerimaan barang, tidak hanya berfungsi sebagai perekam data namun juga sebagai penerapan pengendalian internal.

Flowchart penerimaan barang merupakan bagian dari Sistem informasi akuntansi, dimana ancaman terhadap sistem informasi akuntansi membutuhkan pengendalian internal.

Hal ini dilakukan untuk menerapkan control yang ketat atas barang persediaan antara pengadaan dan penyimpanan. Pengendalian antara barang pesanan yang datang dan barang masuk ke gudang untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya penyalah gunaan dan control atas supplier.

Selain itu sebagai penerapan formulir yang tidak hanya memantau dan mencatat aktivitas namun juga memberikan batasan atasa tanggung jawab dan otorisasi. Adapun formulir yang digunakan untuk pemeriksaan merupakan formulir yang juga digunakan dalam flowchart pembelian, yang menjadi awal dari rantai pasokan. Berikut formulir yang digunakan dalam flowchart penerimaan barang yaitu:

  • Formulir internal: Purchase Order (PO) dan Receiving Slips (RS).
  • Formulir eksternal: Delivery Order (DO).
Dengan batasan atas tanggung jawab, fungsi, penggunaan formulir dan verifikasi internal diharapkan dapat menerapkan pengendalian internal dengan baik pada flowchart penerimaan barang. Dengan harapan dapat menjaga aset perusahaan dan menjadi pedoman dalam proses penerimaan barang.


Penggambaran Flowchart penerimaan barang

Bagan alir / Flowchart penerimaan barang dimulai dari barang pesanan yang dikirim oleh pihak supplier dan diterima bagian receiving atau penerimaan barang. Dimana bagian penerimaan barang memeriksa jenis dan spesifikasi barang datang berdasarkan PO.

Apabila jenis dan spesifikasi barang tidak sesuai PO, bagian receiving akan konfirmasi ke purcashing guna memastikan. Bagian purchasing akan konfirmasi ke departemen user atau gudang. Departemen user atau gudang memberikan konfirmasi barang bisa digunakan atau dikembalikan ke supplier.

Setelah mendapat konfirmasi atas spesifikasi barang tidak dapat diterima, bagian receiving mengembalikan barang ke supplier.

Apabila spesifikasi barang sesuai atau mendapat konfirmasi barang bisa digunakan, bagian receiving melanjutkan memeriksa kuantitas dan masa kedaluwarsa dengan kondisi:

  • Apabila jumlah barang kurang dari PO, maka receiving menginformasikan ke purchasing untuk PO parsial. Dan Purchasing menginformasikan PO parsial ke inventory / Cost Controller.
  • Apabila jumlah barang lebih banyak dari PO, maka receiving menerima sejumlah barang sesuai PO dan mengembalikan sisanya.
  • Apabila jumlah barang sesuai dengan PO, maka receiving menerima barang yang dikirim.
Kondisi tersebut dengan syarat barang dalam keadaan baik dan atau masa kedaluwarsa masih panjang.

Selanjtnya flowchart penerimaan barang menggambarkan bagian receiving membuat Receiving Slip rangkap 4 sebagai bukti barang sudah diterima dengan baik. Distribusi formulir RS sebagai berikut:

  • Menyerahkan RS lembar ke 1 beserta DO lembar ke 1 ke supplier.
  • Menyerahkan RS lembar ke 3 beserta Barang ke departemen user atau gudang.
  • Menyerahkan RS lembar ke 4 kepada inventory / cost control.
  • Mengarsip RS lembar ke 2 dalam arsip bagian receiving atau penerimaan barang.
Purchasing bisa atau tidak menyimpan RS tergantung kebutuhan, karena pada dasarnya pada saat dibuat receiving slip secara sistem, maka PO sudah selesai atau close.

Contoh Flowchart penerimaan barang

Flowchart penerimaan barang
Contoh Flowchart penerimaan barang halaman 1



Flowchart penerimaan barang
Contoh Flowchart penerimaan barang halaman 2

Perancangan prosedur berdasar flowchart penerimaan barang

Dalam membuat prosedur salah satu yang menjadi dasar perancangan adalah flowchart, dalam hal ini adalah flowchart penerimaan barang. Prosedur atau SOP penerimaan barang ini nanti akan mendiskripsikan secara detail atas proses dan tanggung setiap langkah – langkah dalam penerimaan barang.

Selain itu dalam prosedur nantinya juga menentukan formulir – formulir yang digunakan dan yang terkait baik dari internal perusahaan maupun dari eksternal perusahaan. Dan pada lampiran terdapat contoh formulir yang digunakan untuk menjalankan proses ini. Flowchart penerimaan barang yang dibuat ini juga akan dilampirkan pada prosedur yang ditetapkan sebagai pendukung dan gambaran bagan alir proses dan dokumen.

Perlu ditegaskan dalam prosedur ini bahwa receiving hanya menerima barang berdasarkan PO dan apabila tidak kesesuaian atas jenis, spesifikasi dan jumlah harus konfirmasi ke bagian purchasing atau pembelian. Jadi bagian receiving tidak serta merta mengambil keputusan sendiri. Karena bagian receiving lebih banyak difungsikan sebagai pengendalian atas barang yang dipesan dan dikirim.