Saturday, January 2, 2021

SOP Penerimaan Barang, Prosedur pemeriksaan kesesuaian barang pesanan

SOP penerimaan barang
 

SOP penerimaan barang sebagai pedoman dalam pelaksanaan penerimaan barang untuk memastikan kesesuaian barang yang diterima dengan yang dipesan. Pada SOP penerimaan barang ini bagian penerimaan barang atau receiving yang diberi tanggung jawab dalam penerimaan barang, lebih difungsikan sebagai control atas semua barang yang dipesan dan dibeli oleh perusahaan. Untuk memastikan dan memeriksa kualitas dan kuantitas semua pengadaan barang yang akan menjadi aset perusahaan.


Hal – hal yang mendasari perancangan SOP Penerimaan Barang

Berdasar dari flowchart penerimaan barang untuk membuat prosedur atau SOP penerimaan barang, merupakan kelanjutan dari flowchart pembelian dan SOP pembelian kredit maupun SOP pembelian tunai. Dari sini bisa dilihat, apapun cara bayarnya maka barang yang dibeli harus melalui bagian receiving atau penerimaan barang sebelum didistribusikan ke user atau disimpan ke gudang.

Prosedur atau SOP penerimaan barang ini dibuat sebagai pedoman dalam pelaksanaan proses penerimaan barang berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan. Seperti yang kita ketahui bersama bahwa SOP penerimaan barang merupakan bagian dari Sistem Informasi Akuntansi. Dan ancaman terhadap sistem informasi akuntansi dapat diminimalkan dengan penerapan pengendalian internal. Dari sini SOP penerimaan barang lebih banyak difungsikan sebagai pengendalian atas penerimaan barang.

Pada SOP penerimaan barang terlihat batasan tanggung jawab pada bagian receiving yang bertugas memeriksa setiap barang yang dipesan atau dibeli. Dimana tanggung jawabnya hanya sebatas memastikan kesesuaian barang yang dibeli dan dipesan, apabila tidak ada kesesuaian bagian receiving tidak diperkenankan mengambil keputusan untuk menerima sebelum ada konfirmasi dari bagian purchasing.

Adapun kondisi – kondisi yang akan dihadapi seperti berikut ini:

  • Apabila jenis & spesifikasi barang dari supplier tidak sesuai dengan yang diminta, bagian receiving meminta konfirmasi dari purchasing.
  • Apabila jumlah barang lebih sedikit dari PO, bagian receiving segera menginformasikan ke purchasing untuk PO parsial.
  • Apabila jumlah barang lebih banyak dari PO, maka bagian receiving hanya menerima sejumlah barang sesuai PO, dan mengembalikan kelebihan barang.
  • Apabila jenis dan jumlah barang sesuai PO, maka bagian receiving akan menerima barang tanpa konfirmasi dan persetujuan bagian lain.
Umumnya perusahaan yang menggunakan sistem dalam pengadaan barang dan pencatatan persediaan, dimana pembuatan Formulir receiving datanya mengalir dari formulir purchase order. Sehingga secara sistem data yang tampil di receiving slips mengacu pada purchase order. Apabila tidak ada kesesuaian maka menjadi tanggung jawab bagian penerimaan barang atau receiving untuk memeriksa dan memastikan ketidaksesuaian.


Membuat Prosedur atau SOP penerimaan barang

Prosedur atau SOP penerimaan barang perlu dipahami terlebih dahulu formulir yang akan digunakan dan terlibat dalam menjalankan proses penerimaan barang yaitu:

  • Formulir Purchase Order (PO), merupakan formulir yang digunakan oleh bagian purchasing untuk melakukan pemesanan dan pembelian barang.
  • Formulir Receiving Slips (RS), formulir yang digunakan sebagai tanda bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan sesuai.
  • Formulir Delivery Order (DO) eksternal dari supplier, merupakan formulir dari supplier yang digunakan sebagai bukti pengiriman atas barang pesanan.
Pada beberapa sistem memungkinkan untuk membuat Receiving slips berdasar PO parsial. Maksudnya apabila barang yang diterima sebagian atau lebih sedikit dari yang dipesan berdasar PO, maka PO dipecah menjadi parsial sesuai jumlah barang dikirim. Sedangkan sisa barang yang belum dikirim akan membuat PO parsial lainnya masih berstatus Open atau belum ditutup transaksinya. Sebagai tanda bahwa masih ada barang yang terkirim dari supplier.

Prosedur atau SOP penerimaan barang ini mempunyai format yang sama dengan SOP yang pernah dibahas sebelumnya, mempunyai 3 bagian yang memberikan informasi seperti berikut:

  • Bagian 1: Header SOP Penerimaan Barang.
  • Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP Penerimaan Barang.
  • Bagian 3: Badan dokumen SOP Penerimaan Barang.'

Bagian 1 Header SOP Penerimaan Barang

Header prosedur atau SOP Penerimaan Barang ini menampilkan informasi yang lebih umum yaitu:

  • Logo Perusahaan: kolom untuk menunjukan logo perusahaan. Sebagai sebuah pernyataan bahwa SOP dibuat dan digunakan untuk kepentingan dan milik perusahaan.
  • Judul: Pada kolom ini menginformasikan lebih detail dengan judul “Penerimaan barang atas pembelian persediaan dan kebutuhan operasional”.
  • Nomer Dokumen: Menginformasikan nomer SOP berurutan dengan SOP yang sebelumnya dengan kategori yang sama.
  • Tanggal dibuat: tanggal SOP selesai dibuat.
  • Tanggal berlaku: Tanggal SOP akan diberlakukan.
  • Nama departemen: menginformasikan departemen accounting & finance yang menerbitkan dan berkepentingan atas SOP ini.
  • Revisi: Jumlah revisi SOP yang sudah pernah dilakukan, kalau belum diisi 0.
  • Halaman: Jumlah halaman dengan penulisan halaman ke berapa dari berapa halaman.
Di bagian header dari prosedur muncul dibagian atas setiap halaman yang memberikan informasi secara detail.


Bagian 2 Persetujuan dokumen SOP Penerimaan Barang

Kolom persetujuan dan pembuat menginformasikan manajemen yang berwenang dalam departemen akuntansi dan keuangan dalam menerbitkan SOP. Dengan menampilkan informasi bahwa SOP Penerimaan barang ini diterbitkan sebagai SOP baru, koreksi / revisi atau bahkan pembatalan SOP.

Bagian pembuat dan persetujuan ini terdapat detail sebagai berikut:

  • Kolom Dibuat oleh: pada kolom ini diisi jabatan yang membuat SOP dan ditandatangani.
  • Kolom Disetujui oleh: berisi jabatan yang berwenang menyetujui SOP dan ditandatangani.
  • Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan: Diisi sesuai dengan kondisi SOP ini dibuat.

Bagian 3 Badan dokumen SOP Penerimaan Barang

Ini menjadi bagian pokok dari SOP Penerimaan barang, di bagian ini memberikan informasi secara detail terkait tujuan pembuatan SOP, definisi, dokumen yang digunakan, detail prosedur hingga lampiran.

Berikut ini bagian detail badan dokumen SOP Penerimaan Barang:

  • Bagian Tujuan:  Merupakan tujuan yang mendasari dibuatnya SOP ini. Contoh dari tujuan prosedur adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam dalam pelaksanaan penerimaan barang atas persediaan dan kebutuhan operasional, dan proses dijalankan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan”.
  • Bagian Ruang lingkup: Merupakan lingkup bagian / departemen yang diikat dengan SOP, dalam hal ini adalah divisi / departemen akuntansi dan keuangan. Contohnya seperti berikut “Prosedur ini menjelaskan proses penerimaan yang berlaku bagi sub departemen receiving dan semua departemen yang terkait”.
  • Bagian Definisi: Pemakaian istilah-istilah dijelaskan pada kolom ini. Seperti, Purchase Order, Delivery Oedre (DO) dan Receiving Slips (RS).
  • Bagian Acuan: Menginformasikan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur dan mengikat SOP.
  • Bagian Dokumen: Menginformasikan dokumen - dokumen yang digunakan untuk menjalankan prosedur penerimaan barang.
  • Bagian Rincian Prosedur: Menjelaskan secara detail atas prosedur penerimaan barang, tiap - tiap langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab. Disertai narasi penggunaan dokumen pendukung yang menyertai.
  • Bagian Lampiran: Menginformasikan lampiran atas SOP ini, baik berupa contoh dokumen yang akan digunakan.
Contoh prosedur atau SOP Penerimaan Barang

SOP penerimaan barang
Contoh SOP penerimaan barang halaman 1


SOP penerimaan barang
Contoh SOP penerimaan barang halaman 2


SOP penerimaan barang
Contoh SOP penerimaan barang halaman 3


Penerapan prosedur atau SOP penerimaan Barang dengan sosialisasi yang baik

Permintaan atas barang tidak hanya diajukan oleh bagian gudang atau warehouse, namun juga departemen lain yang membutuhkan peralatan, perlengkapan atau kebutuhan penunjang operasional. Sehingga ruang lingkup dari SOP penerimaan barang perlu diketahui dan dipahami baik dari bagian penerimaan barang atau Receiving maupun departemen lain yang akan menerima barang berdasarkan pesanan ke bagian purchasing.

Dimana setiap pengajuan pembelian ke bagian purchasing yang kemudian ditindaklanjuti dengan pemesanan barang ke supplier dengan cara bayar kredit atau dilakukan pembelian tunai oleh bagian purchasing. Maka setiap barang yang dibeli atau dikirim supplier harus melalui bagian penerimaan barang atau receiving untuk diperiksa dan dipastikan kualitas dan kuantitas barangnya.

Proses ini harus diketahui bersama sehingga tidak ada by pass yang memungkinkan terjadinya kolusi atau penyalah gunaan. Untuk itu diperlukannya sosialisasi kesemua bagian terkait dan yang berkepentingan untuk mengetahui dan memahami SOP penerimaan barang ini. Sosialisasi ini membutuhkan waktu karena ruang lingkupnya cukup luas.

Pada umumnya dari sejak selesai dibuat dan akan diberlakukan mempunyai rentang waktu 14 hari. Rentang waktu ini yang akan digunakan sebagai masa sosialisasi prosedur. Sehingga harapannya proses penerimaan barang dapat dipatuhi dan berjalan dengan baik.