Saturday, December 26, 2020

SOP Pembelian kredit, Prosedur pengadaan barang dengan pembayaran kredit

SOP pembelian kredit
 

SOP pembelian kredit merupakan prosedur yang dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pembelian atas persediaan atau barang kebutuhan operasional dengan cara pembayaran kredit. Pembelian kredit ini melibatkan supplier dengan kesepakatan atas pengadaan dan penyerahan barang yang dipesan dengan pembayaran jangka waktu tertentu yang sudah disepakati.


Hal – hal yang mendasari perancangan SOP Pembelian Kredit

Perancangan SOP Pembelian Kredit berdasarkan Flowchart pembelian yang sudah dibuat sebelumnya. Merupakan bagian dari sebuah pengelolaan persediaan, dimana saya sudah ulas dalam tulisan sebelumnya tentang Metode pencatatan persediaan dan metode estimasi persediaan. Apapun metode yang diterapkan dimulai dari harga perolehan persediaan yang didapat dari proses pengadaan dan pembelian barang.

Saat ini saya akan mengulas prosedur atau SOP pembelian kredit, sedangkan untuk SOP pembelian tunai akan saya ulas pada tulisan berikutnya.

Prosedur atau SOP Pembelian Kredit ini dibuat sebagai pedoman dalam pelaksanaan proses pembelian berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan. Mengingatkan kembali bahwa flowchart dan prosedur merupakan bagian dari Sistem Informasi Akuntansi. Dan ancaman terhadap sistem informasi akuntansi dapat diminimalkan dengan penerapan pengendalian internal.

Untuk itu perancangan prosedur didasari dengan pengendalian internal. Dimana pendelegasian wewenang, otorisasi, persetujuan serta pemisahan tugas dan fungsi haruslah tergambar dan tersampaikan dalam flowchart pembelian kredit maupun pembelian tunai. Selain itu juga penggunaan formulir dalam sistem informasi akuntansi yang diterapkan dalam proses pembelian kredit.

Dalam SOP pembelian kredit didasarkan pada flowchart pembelian yang sudah dibuat sebelumnya. Dimana tanggung jawab pembelian menjadi bagian departemen purchasing atau procurement. Hal ini dilakukan untuk memastikan kendali atas pengadaan. Sehingga bagian lain selain bagian purchasing, tidak diperkenankan untuk melakukan proses pembelian.

Sudah menjadi rahasia umum bahwa proses pembelian terdapat hal – hal yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan. Seperti komisi yang diberikan supplier atau pemberian lain yang membuat supplier tetap bisa memasok dalam perusahaan. Karena hal itu bagian purchasing tidak diperkenankan memilih supplier baru. Sehingga pemilihan supplier harus mendapat persetujuan hingga senior management. Itu pun dengan perbandingan 3 supplier dan kendali atas kinerja dan harga dari supplier yang diawasi ketat oleh cost controller.

Formulir yang digunakan dibuat sedemikian rupa hingga bisa digunakan tidak hanya sebagai merekam atau mencatat data pembelian, namun juga difungsikan sebagai pengendalian internal.


Membuat Prosedur atau SOP Pembelian Kredit

Prosedur atau SOP pembelian kredit perlu disiapkan terlebih dahulu formulir yang akan digunakan dalam menjalankan proses pembelian kredit. Formulir yang akan digunakan yaitu:

  • Formulir Purchase Request (PR), merupakan Formulir yang digunakan oleh user atau warehouse untuk melakukan permintaan pembelian atas kebutuhan barang operasional dan atau persediaan barang di gudang yang sudah mendekati batas minimum persediaan.
  • Formulir Purchase Order (PO), merupakan formulir yang digunakan oleh bagian purchasing untuk melakukan pemesanan dan pembelian barang.
  • Formulir Master Data Supllier, merupakan formulir yang berisi data tentang supplier yang wajib diisi oleh semua supplier dan kemudian data di input kedalam sistem pembelian.
Selain itu dalam persetujuan atas PO dapat ditentukan diskresi atas persetujuan PO (Discretion of decisions). Dengan ilustrasi apabila persetujuan PO maka ditetapkan harus melalui persetujuan oleh Financial Controller / manajer keuangan dan General Manager / Direktur. Maka untuk proses yang lebih efektif untuk nilai PO atau nilai barang tertentu semisal dibawah 10 juta maka cukup hanya persetujuan FC. Namun apabila nilai barang atau PO diatas >10juta harus persetujuan FC dan GM.

Diskresi ini diterapkan apabila volume atas proses pembelian yang cukup tinggi dan membutuhkan kecepatan waktu dalam proses administrasi, serta karena kondisi top management seperti GM dan direktur yang sering tidak ada ditempat.

Prosedur atau SOP pembelian kredit ini mempunyai format yang sama dengan SOP pada tulisan saya sebelumnya, mempunyai 3 bagian yang memberikan informasi seperti berikut:

  1. Bagian 1: Header SOP Pembelian Kredit.
  2. Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP Pembelian Kredit.
  3. Bagian 3: Badan dokumen SOP Pembelian Kredit.

Bagian 1 Header SOP Pembelian Kredit

Header prosedur atau SOP Pembelian Kredit ini memberikan informasi yang lebih umum berupa:

  • Logo Perusahaan: kolom untuk menunjukan logo perusahaan. Sebagai sebuah pernyataan bahwa SOP dibuat dan digunakan untuk kepentingan dan milik perusahaan.
  • Judul: Pada kolom ini menginformasikan lebih detail dengan judul “Pembelian kredit atas pengadaan persediaan dan kebutuhan operasional”.
  • Nomer Dokumen: Menginformasikan nomer SOP berurutan dengan SOP yang sebelumnya dengan kategori yang sama.
  • Tanggal dibuat: tanggal SOP dibuat.
  • Tanggal berlaku: Tanggal SOP mulai diberlakukan.
  • Nama departemen: menginformasikan departemen accounting & finance yang menerbitkan dan berkepentingan atas SOP ini.
  • Revisi: Jumlah revisi SOP yang sudah pernah dilakukan, kalau belum diisi 0.
  • Halaman: Jumlah halaman dengan penulisan halaman ke berapa dari berapa halaman.
Kita pastikan bagian header dari prosedur ini memberikan informasi secara detail dan muncul pada bagian atas setiap halaman.


Bagian 2 Persetujuan dokumen SOP Pembelian Kredit

Kolom persetujuan dan pembuat menginformasikan pejabat dalam departemen akuntansi dan keuangan yang mempunyai kewenangan menerbitkan SOP. Dengan menampilkan informasi bahwa SOP Pembelian Kredit ini diterbitkan sebagai SOP baru, koreksi / revisi atau bahkan pembatalan SOP.

Bagian pembuat dan persetujuan ini terdapat detail sebagai berikut:

  • Kolom Dibuat oleh: pada kolom ini diisi jabatan yang membuat SOP dan ditandatangani.
  • Kolom Disetujui oleh: berisi jabatan yang berwenang menyetujui SOP dan ditandatangani.
  • Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan: Diisi sesuai dengan kondisi SOP ini dibuat.

Bagian 3 Badan dokumen SOP Pembelian Kredit

Ini menjadi bagian pokok dari SOP Pembelian Kredit, di bagian ini memberikan informasi secara detail terkait tujuan pembuatan SOP, definisi, dokumen yang digunakan, detail prosedur hingga lampiran.

Berikut ini bagian badan dokumen SOP Pembelian Kredit:

  • Bagian Tujuan:  Merupakan tujuan yang mendasari dibuatnya SOP pembelian kredit ini. Contoh dari tujuan prosedur adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam dalam pelaksanaan pembelian secara kredit atas persediaan dan kebutuhan operasional, dan proses dijalankan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan”.
  • Bagian Ruang lingkup: Merupakan lingkup bagian / departemen yang diikat dengan SOP, dalam hal ini adalah divisi / departemen akuntansi dan keuangan. Contohnya seperti berikut “Prosedur ini menjelaskan proses pembelian kredit yang berlaku bagi sub departemen purchasing dan semua departemen yang terkait”.
  • Bagian Definisi: Pemakaian istilah-istilah dijelaskan pada kolom ini. Seperti Purchase request, Purchase Order, Master Data Supplier dan Discretion Decisions.
  • Bagian Acuan: Menginformasikan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur dan mengikat SOP.
  • Bagian Dokumen: Menginformasikan dokumen - dokumen yang digunakan untuk menjalankan prosedur pembelian kredit.
  • Bagian Rincian Prosedur: Menjelaskan secara detail atas prosedur pembelian kredit, tiap - tiap langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab. Disertai narasi penggunaan dokumen pendukung yang menyertai.
  • Bagian Lampiran: Menginformasikan lampiran atas SOP pembelian kredit ini, baik berupa contoh dokumen yang akan digunakan.


Contoh prosedur atau SOP Pembelian Kredit


SOP pembelian kredit
Contoh SOP pembelian kredit halaman 1



SOP pembelian kredit
Contoh SOP pembelian kredit halaman 2

SOP pembelian kredit
Contoh SOP pembelian kredit halaman 3


SOP pembelian kredit
Contoh SOP pembelian kredit halaman 4


SOP pembelian kredit
Contoh SOP pembelian kredit halaman 5


Sosialisasi prosedur SOP pembelian kredit ke bagian terkait dan departemen lain

SOP pembelian kredit ini mencakup ruang lingkup yang cukup luas karena keterlibatan departemen lain dalam kepentingannya untuk memenuhi kebutuhan barang departemen lain. Sehingga perlunya pemahaman atas penggunaan formulir dan alur dokumen serta proses yang harus dilakukan.

Memberikan pemahaman dalam melakukan proses dan penggunaan formulir yang ada membutuhkan waktu yang tidak sedikit, karena departemen lain yang berkepentingan juga harus memahami proses tersebut. Pada saat penerapan prosedur ini saya biasanya memberikan jarak waktu 2 minggu untuk dilakukan sosialisasi dan simulasi. Baik untuk bagian purchasing maupun departemen lain. Sehingga harapannya penggunaan formulir dan proses dapat dipahami dan pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik.

SOP ini akan berkaitan dengan Flowchart penerimaan barang dan SOP penerimaan barang yang diulas pada tulisan berikutnya.