Monday, December 28, 2020

SOP pembelian tunai, pengadaan barang menggunakan dana kas kecil

SOP pembelian tunai

SOP pembelian tunai merupakan pedoman dalam proses pelaksanaan pembelian atas persediaan atau barang kebutuhan operasional dengan cara pembayaran tunai. SOP pembelian tunai ini tidak berbeda jauh dengan SOP pembelian kredit, yang membedakan bahwa SOP pembelian tunai ini berkelanjutan dengan SOP pengeluaran kas kecil. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan untuk menjaga cash flow keuangan perusahaan, sehingga penggunaan dana tunai perusahaan sangat dibatasi.


Hal – hal yang mempengaruhi pelaksanaan SOP pembelian tunai

Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam membuat SOP pembelian tunai, dimana perlu ditegaskan pembatasan yang jelas terhadap pembelian tunai. Baik untuk pengadaan persediaan juga untuk kebutuhan operasional ditegaskan hanya menggunakan pembelian dengan cara pembayaran kredit.

Batasan dan nilai pembelian tunai harus mengikuti atas prosedur pengeluaran uang tunai melalui pengajuan cash advance. Sehingga alurnya dari pengajuan user hingga pengajuan pembelian melalui Purchase Order (PO) mengikuti SOP pembelian kredit, namun pada saat pengajuan dana tunai melalui cash advance untuk pembelian harus mengikuti SOP pengeluaran kas kecil.

Apabila batasan dan ketegasan prosedur ini tidak dilakukan maka akan timbul permintaan pembelian tunai yang bersifat urgent dengan nilai yang melebihi batasan pengeluaran kas kecil. Sudah menjadi kebiasaan pada personal yang tidak disiplin atau tidak memiliki perencanaan atas pengadaan, akan melakukan pengajuan pembelian secara mendadak dengan alasan urgent.

Pembelian secara mendadak hanya untuk kondisi emergency, bukan urgent. Karena emergency tidak bisa dikondisikan, sedangkan urgent bisa dikondisikan. Kondisi urgent atau mendadak ini sering kali tidak bisa dipenuhi oleh supplier regular.

Berikut beberapa kondisi yang membuat SOP pembelian tunai tidak berjalan baik dan tidak selaras dengan SOP pengeluaran kas kecil yaitu:

  • Tidak adanya perencanaan atau budget atas kebutuhan operasional yang menyebabkan permintaan urgent.
  • Tidak baiknya pengelolaan persediaan terutama dalam pengawasan batas minimum persediaan sehingga menimbulkan permintaan urgent.
  • Tidak disiplinnya personal lain dalam kegiatan adminstrasi yang menunda pengajuan Purchase Request (PR) atau Purchase Order (PO) sehingga menimbulkan permintaan urgent untuk pembelian tunai.
  • Tertundanya pembayaran hutang supplier yang sudah melebihi jatuh tempo, sehingga permintaan atas barang tidak dilayani atau diblokir. Sehingga permintaan barang hanya dilayani dengan pembelian tunai.
Meskipun pembelian tunai karena kondisi diatas masih bisa dijalankan, namun sekali lagi berpengaruh besar pada cash flow perusahaan. Kondisi tersebut akan mempengaruhi proses pembelian tunai yang seharusnya secara frekuensi rendah menjadi tinggi. Perlu ketegasan dalam menjalankan prosedur dan sanksi yang tegas.


Membuat Prosedur atau SOP pembelian tunai

Berdasarkan flowchart pembelian, SOP pembelian tunai menggunakan formulir dan alur dokumen yang sama dengan SOP pembelian kredit dan satu formulir yang dijalankan berdasar SOP pengeluaran kas kecil yaitu:

  • Formulir Purchase Request (PR), merupakan Formulir yang digunakan oleh user atau warehouse untuk melakukan permintaan pembelian atas kebutuhan barang operasional dan atau persediaan barang di gudang yang sudah mendekati batas minimum persediaan.
  • Formulir Purchase Order (PO), merupakan formulir yang digunakan oleh bagian purchasing untuk melakukan pemesanan dan pembelian barang.
  • Formulir Bon Sementara atau Cash Advance, merupakan formulir yang digunakan sebagai bukti pengeluaran dana sebagai uang muka / cash advance yang belum didukung dengan tanda bukti pembayaran.
Apabila perusahaan menerapkan Diskresi atas persetujuan PO, seperti halnya pembelian kredit, maka seharusnya persetujuan PO cukup level FC. Dengan kondisi bukan pembelian tunai karena kondisi urgent yang tidak seharusnya. Kalaupun terpaksa dilakukan pembelian tunai dengan nominal besar melebihi aturan pengeluaran kas kecil, maka persetujuan PO mengikuti diskresi atau bila perlu tetap persetujuan direktur. Hal tersebut dilakukan agar jadi shock therapy ke personal yang tidak disiplin.

Prosedur atau SOP pembelian tunai ini mempunyai format yang sama dengan SOP pada tulisan saya sebelumnya, mempunyai 3 bagian yang memberikan informasi seperti berikut:

  • Bagian 1: Header SOP Pembelian Tunai.
  • Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP Pembelian Tunai.
  • Bagian 3: Badan dokumen SOP Pembelian Tunai.

Bagian 1 Header SOP pembelian tunai

Header prosedur atau SOP pembelian tunai ini memberikan informasi yang lebih umum berupa:

  • Logo Perusahaan: kolom untuk menunjukan logo perusahaan. Sebagai sebuah pernyataan bahwa SOP dibuat dan digunakan untuk kepentingan dan milik perusahaan.
  • Judul: Pada kolom ini menginformasikan lebih detail dengan judul “Pembelian tunai atas pengadaan persediaan dan kebutuhan operasional”.
  • Nomer Dokumen: Menginformasikan nomer SOP berurutan dengan SOP yang sebelumnya dengan kategori yang sama.
  • Tanggal dibuat: tanggal SOP dibuat.
  • Tanggal berlaku: Tanggal SOP mulai diberlakukan.
  • Nama departemen: menginformasikan departemen accounting & finance yang menerbitkan dan berkepentingan atas SOP ini.
  • Revisi: Jumlah revisi SOP yang sudah pernah dilakukan, kalau belum diisi 0.
  • Halaman: Jumlah halaman dengan penulisan halaman ke berapa dari berapa halaman.
Header atas SOP ini muncul pada setiap halaman dari SOP.


Bagian 2 Persetujuan dokumen SOP pembelian tunai

Pada kolom persetujuan dan pembuat menginformasikan pejabat dalam departemen akuntansi dan keuangan yang diberi kewenangan dalam menerbitkan SOP. Menyajikan informasi bahwa SOP pembelian tunai ini diterbitkan sebagai SOP baru, koreksi / revisi atau bahkan pembatalan SOP.

Bagian ini terdapat detail sebagai berikut:

  • Kolom Dibuat oleh: pada kolom ini diisi jabatan yang membuat SOP dan ditandatangani.
  • Kolom Disetujui oleh: berisi jabatan yang berwenang menyetujui SOP dan ditandatangani.
  • Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan: Diisi sesuai dengan kondisi SOP ini dibuat.

Bagian 3 Badan dokumen SOP pembelian tunai

Badan dokumen Ini menjadi bagian pokok dari SOP pembelian tunai, yang memberikan informasi secara detail terkait tujuan pembuatan SOP, definisi, dokumen yang digunakan, detail prosedur hingga lampiran.

Berikut ini detail badan dokumen SOP pembelian tunai:

  • Bagian Tujuan:  Menjelaskan dasar dibuatnya SOP ini. Contoh dari tujuan prosedur adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam dalam pelaksanaan pembelian tunai atas persediaan dan kebutuhan operasional, dan proses dijalankan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan”.
  • Bagian Ruang lingkup: Merupakan lingkup bagian / departemen yang diikat dengan SOP, dalam hal ini adalah divisi / departemen akuntansi dan keuangan. Contohnya seperti berikut “Prosedur ini menjelaskan proses pembelian tunai yang berlaku bagi sub departemen purchasing dan semua departemen yang terkait”.
  • Bagian Definisi: Pemakaian istilah-istilah dijelaskan pada kolom ini. Seperti Purchase request, Purchase Order, Master Data Supplier dan Bon Sementara / Cash Advance.
  • Bagian Acuan: Menginformasikan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur dan mengikat SOP.
  • Bagian Dokumen: Menginformasikan dokumen - dokumen yang digunakan untuk menjalankan prosedur pembelian tunai.
  • Bagian Rincian Prosedur: Menjelaskan secara detail atas prosedur pembelian tunai, tiap - tiap langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab. Disertai narasi penggunaan dokumen pendukung yang menyertai.
  • Bagian Lampiran: Menginformasikan lampiran atas SOP ini, baik berupa contoh dokumen yang akan digunakan.
Contoh prosedur atau SOP pembelian tunai

SOP pembelian tunai
Contoh SOP pembelian tunai halaman 1


SOP pembelian tunai
Contoh SOP pembelian tunai halaman 2


SOP pembelian tunai
Contoh SOP pembelian tunai halaman 3


SOP pembelian tunai
Contoh SOP pembelian tunai halaman 4


Perlunya pemahaman SOP Pembelian Tunai yang berhubungan dengan prosedur pengeluaran kas kecil

Disini saya mengingatkan kembali perlunya pemahaman yang sama kepada semua pelaksana dan user mengenai keterkaitan antara prosedur atau SOP pembelian tunai dengan prosedur pengeluaran kas kecil. Seperti yang saya bahas dalam sistem kas kecil dan pengendalian kas kecil bahwa pengeluaran operasional dibatasi dengan dana kas kecil.

Selain untuk menjaga ketersediaan dana dalam pengelolaan keuangan juga untuk menghindari penyalah gunaan yang lebih mudah karena melibatkan uang tunai.

Sehingga perlunya sosialisasi untuk memberikan pemahaman yang sama dalam pelaksanaan SOP ini. Sama halnya dengan Sop yang sudah saya bahas sebelumnya, dimana rentang waktu antara tanggal telah dibuat dan tanggal diberlakukan merupakan rentang waktu untuk sosialisasi.

Dengan pemahaman yang sama maka diharapkan tidak terjadinya aktivitas yang tidak sejalan dengan prosedur yang sudah ditetapkan. Dan dapat menghindarkan tindakan urgent karena ketidak disiplinan personal.

SOP ini akan berkaitan dengan flowchart penerimaan barang dan SOP penerimaan barang yang saya ulas pada tulisan berikutnya