SOP pengeluaran barang dari gudang merupakan sebuah prosedur barang keluar dari gudang karena permintaan kebutuhan perusahaan dan penjualan barang dagangan atau barang jadi. Keluarnya barang dari gudang merupakan bagian dari proses atau siklus rantai pasokan. Rantai pasokan dimulai dari barang masuk hingga barang keluar dari gudang untuk digunakan produksi atau operasional perusahaan, sampai barang yang telah terjual keluar gudang dikirim ke pembeli. Penyusunan SOP pengeluaran barang dari gudang ini juga dilandasi dengan flowchart yang sudah dirancang dengan penerapan pengendalian internal dalam alur proses dan dokumen yang ditetapkan.
Daftar isi
- 1 Pertimbangan pembuatan SOP pengeluaran barang dari gudang
- 2 Merancang SOP pengeluaran barang dari gudang
- 2.1 Bagian 1: Header SOP pengeluaran barang dari gudang
- 2.2 Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP pengeluaran barang dari gudang
- 2.3 Bagian 3: Badan dokumen SOP pengeluaran barang dari gudang
- 3 Sosialisasi SOP pengeluaran dari gudang ke bagian terkait
Pertimbangan pembuatan SOP pengeluaran barang dari gudang
Perlu dipahami dalam merancang SOP pengeluaran barang dari gudang merupakan bagian dari sebuah proses atau aktivitas yang jauh lebih besar yaitu rantai pasokan. Tentunya akan ada keterkaitannya dengan SOP yang lain seperti SOP penerimaan barang, SOP pembelian tunai dan SOP pembelian kredit.
Hal ini merupakan kendali dari sebuah rantai pasokan dari mulai barang diadakan / dibeli, disimpan dalam gudang hingga dikeluarkan dari gudang untuk digunakan atau dijual. Ini merupakan proses yang besar yang melibatkan banyak bagian dalam perusahaan. Sehingga memerlukan SOP yang memberikan batasan dalam proses, pemisahan tanggung jawab dan penggunaan formulir yang memadai.
Sebagai pengendalian internal dan bagian dari sistem informasi akuntansi, nantinya SOP ini diharapkan dapat meminimalkan dampak internal maupun eksternal yang mungkin terjadi.
Untuk itu dalam merancang SOP, perlu dilakukan beberapa hal utama (seperti halnya merancang sistem informasi akuntansi) yang memungkinkan memberikan batasan dan pemilahan tanggung jawab, yaitu:
- Observasi. Melakukan observasi lapangan untuk dapat memberikan gambaran besar atas proses atau aktivitas yang dilakukan. Dari observasi yang di dapat akan memberikan gambaran ideal atas proses atau aktivitas yang nantinya akan dituangkan dalam flowchart dan dinarasikan dalam SOP. Melakukan observasi ini seperti helicopter view, dimana gambaran besar seperti dilihat dari atas dan dari berbagai aspek.
- Formulir yang akan digunakan. Setiap aktivitas atau proses yang dilakukan harus melibatkan formulir dalam sistem informasi akuntansi. Dimana formulir akan merekam aktivitas dan proses tidak hanya data kuantitas dan nominal namun juga pengguna dan otorisasi. Baik itu secara manual maupun secara elektronik dalam sebuah perangkat lunak berupa sistem persediaan.
- Flowchart. Dari hasil observasi kemudian ditentukan bagaimana alur proses dan formulir yang tergambar dalam sebuah flowchart. Sehingga pada proses pengeluaran barang dari gudang akan terlihat jelas bagian yang bertanggung jawab dan tugas dari masing – masing bagian. Dan formulir yang digunakan dalam merekam aktivitas, user dan pihak yang memberikan otorisasi.
Merancang SOP pengeluaran barang dari gudang
Pada SOP ini terdapat 2 proses atau aktivitas yang berbeda yaitu pengeluaran barang dari gudang untuk:
- Operasional perusahaan dan produksi/pelayanan jasa.
- Penjualan yang dikirimkan ke pembeli.
Masing – masing proses melibatkan bagian atau departemen yang berbeda, sehingga perlunya kita menentukan batasan fungsi, bagian dan tanggung jawab seperti:
- User departemen. Pengguna dari departemen yang berbeda dengan Main Store untuk kebutuhan operasional atau pelayanan jasa / produksi.
- Substore. Bagian kecil dari departemen lain yang mempunyai penyimpanan tersendiri, karena barang yang diminta tidak langsung digunakan. Pengeluaran barang dari substore untuk digunakan bisa menggunakan flow dan dokumen yang sama seperti main store. Tapi juga bisa penggunaan barang tanpa dokumen atau flow, contohnya substore kitchen di hotel. Dimana setiap akhir bulan dilakukan stock opname untuk menghitung sisa persediaan yang tersimpan di substore.
- Delivery. Bagian yang bertanggung jawab atas pengiriman barang ke pembeli.
- Inventory Control. Sub bagian dari Accounting yang bertanggung jawab untuk menganalisa dan mengontrol mutasi persediaan dari mulai dibeli hingga digunakan dan dikirim. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi inventory control dengan cost control dikarenakan dengan adanya fungsi PPIC (Planning Production and Inventory Control) di bagian produksi.
Seperti yang sudah tergambar dalam flowchart pengeluaran barang dari gudang, terdapat formulir yang digunakan untuk merekam aktivitas terutama mutasi persediaan.
Yang perlu diperjelas adalah semua formulir yang digunakan dalam pengeluaran barang dari gudang, sama sekali tidak mencantumkan harga barang persediaan. Hal ini dilakukan untuk setidaknya dapat meminimalkan terjadinya fraud atas penyalahgunaan barang karena diketahui harga barang persediaan tersebut.
Prosedur atau SOP pengeluaran barang dari gudang ini mempunyai format yang sama dengan SOP pada tulisan saya sebelumnya. Dimana mempunyai 3 bagian yang memberikan informasi seperti berikut:
- Bagian 1: Header SOP pengeluaran barang dari gudang.
- Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP pengeluaran barang dari gudang.
- Bagian 3: Badan dokumen SOP pengeluaran barang dari gudang.
Bagian 1: Header SOP pengeluaran barang dari gudang
Header prosedur atau SOP pengeluaran barang dari gudang ini memberikan informasi yang umum yaitu:
- Logo Perusahaan: kolom untuk menunjukan logo perusahaan. Sebagai sebuah pernyataan bahwa SOP dibuat dan digunakan untuk kepentingan dan milik perusahaan.
- Judul: Pada kolom ini menginformasikan lebih detail dengan judul “Pengeluaran barang dari gudang”.
- Nomor Dokumen: Menginformasikan nomor SOP berurutan dengan SOP yang sebelumnya dengan kategori yang sama.
- Tanggal dibuat: Kapan tanggal SOP dibuat.
- Tanggal berlaku: Kapan tanggal SOP mulai diberlakukan.
- Nama departemen: menginformasikan departemen accounting & finance yang menerbitkan dan Main Store yang berkepentingan atas SOP ini.
- Revisi: Jumlah revisi SOP yang sudah pernah dilakukan.
- Halaman: Jumlah halaman (dengan penulisan halaman ke berapa dari berapa halaman).
Dalam formatnya kita harus memastikan bagian header dari prosedur ini memberikan informasi secara detail dan muncul pada bagian atas setiap halaman.
Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP pengeluaran barang dari gudang
Kolom persetujuan dan pembuat menginformasikan pejabat dalam departemen yang mempunyai kewenangan menerbitkan SOP. Dengan menampilkan informasi bahwa SOP Pembelian Kredit ini diterbitkan sebagai SOP baru, koreksi / revisi atau bahkan pembatalan SOP.
Bagian ini terdapat detail sebagai berikut:
- Kolom Dibuat oleh: pada kolom ini diisi jabatan yang membuat SOP beserta tanda tangan.
- Kolom Disetujui oleh: berisi jabatan yang berwenang menyetujui SOP beserta tanda tangan.
- Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan: Diisi sesuai dengan kondisi SOP ini dibuat.
Bagian 3: Badan dokumen SOP pengeluaran barang dari gudang
Di Bagian ini akan menjelaskan detail apa yang menjadi tujuan pembuatan SOP, dokumen yang digunakan serta definisinya. Dan apabila ada peraturan perusahaan yang lebih tinggi yang menjadi acuan wajib dicantumkan agar selaras dengan tujuan perusahaan.
Berikut ini bagian badan dokumen SOP pengeluaran barang dari gudang:
- Bagian Tujuan: Latar belakang yang mendasari dibuatnya SOP ini. Pada bagian ini saya mencontohkan bahwa tujuan prosedur adalah “Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam pelaksanaan permintaan barang dari gudang untuk kebutuhan operasional, produksi dan penjualan yang diserahkan atau dikirim ke pembeli. Serta memastikan semua dokumen dan proses dijalankan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan”.
- Bagian Ruang lingkup: Ruang lingkup yang diikat oleh SOP. Dengan contoh “Prosedur ini menjelaskan proses permintaan barang dari gudang yang berlaku bagi departemen Main Store dan departemen yang terkait”.
- Bagian Definisi: Istilah – istilah yang digunakan wajib kita jelaskan pada kolom ini.
- Bagian Acuan: Perlu kita isi dengan peraturan perusahaan yang lebih tinggi dari yang mengatur tentang pedoman pencatatan dan pengelolaan akuntansi dan keuangan.
- Bagian Dokumen: Pada bagian ini kita menginformasikan nama – nama dokumen yang akan digunakan untuk menunjang prosedur ini dijalankan.
- Bagian Rincian Prosedur: Hal yang paling penting dalam prosedur ini adalah detail prosedur. Bagian yang menjelaskan prosedur secara rinci detail langkahnya dan jabatan / bagian yang bertanggungjawab atas setiap tugas yang dilakukan. Benar – benar terinci atas setiap hal yang harus dilakukan dan dokumen yang mendukung.
- Bagian Lampiran: Daftar lampiran atas dokumen atau formulir yang digunakan. Dilampirkan dokumen flowchart piutang usaha sebagai visualisasi alur proses dan dokumen serta contoh formulir yang sudah ditetapkan untuk digunakan.
Contoh SOP pengeluaran barang dari gudang
 |
| Contoh SOP pengeluaran barang dari gudang hal 1 |
 |
| Contoh SOP pengeluaran barang dari gudang hal 2 |
 |
| Contoh SOP pengeluaran barang dari gudang hal 3 |
 |
| Contoh SOP pengeluaran barang dari gudang hal 4 |
Sosialisasi SOP pengeluaran dari gudang ke bagian terkait
Saat dibuatnya SOP pengeluaran barang dari gudang, perlu kita siapkan sosialisasi, bila perlu dilakukan simulasi dan penjelasan detail terhadap penggunaan sistem dan formulir. Perlunya sosialisasi ini untuk menyamakan persepsi dan visi dari prosedur pengeluaran barang dari gudang. Dengan harapan semua bagian yang terkait memahami, dapat menjalankan dengan baik dan dapat menghindarkan kesalahan yang tidak perlu.
Sejak tanggal dibuat hingga tanggal diberlakukan diperlukan rentang waktu yang digunakan untuk melakukan sosialisasi. Saya sendiri menerapkan 1 – 2 minggu untuk masa sosialisasi, tergantung dari lingkup SOP dan besarnya bagian yang terkait. Terutama apabila penerapan SOP bersamaan dengan penggunaan sistem penunjang yang diperbaharui. Sehingga cukup membutuhkan waktu bagi pengguna untuk memahami terlebih dahulu sebelum diterapkan pada waktunya.