Flowchart pengeluaran barang dari gudang merupakan salah satu alur bagian dari siklus persediaan dalam pemenuhan kebutuhan operasional dan produksi serta penjualan barang jadi. Secara umum, dalam bidang usaha dagang, manufaktur dan jasa termasuk hospitality, mempunyai kemiripan dalam alur dokumen dan proses operasional gudang. Masing – masing bidang usaha tersebut mempunyai alur yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan. Namun secara gambaran besar, alur dokumen dan proses pengeluaran barang dari gudang seperti yang saya ulas dibawah ini.
Daftar isi
- 1 Flowchart pengeluaran barang dari gudang bagian rantai pasokan
- 2 Aktivitas berbeda sebagai dasar merancang flowchart pengeluaran barang dari gudang
- 2.1 1. Flowchart pengeluaran barang dari gudang untuk kebutuhan intern perusahaan
- 2.2 2. Flowchart pengeluaran barang dari gudang untuk pengiriman penjualan
- 3 Pembuatan SOP berdasar flowchart pengeluaran barang dari gudang
Flowchart pengeluaran barang dari gudang bagian rantai pasokan
Rantai pasokan dan persediaan (Supply Chain) mempunyai alur dokumen dan proses yang saling terkait. Selain flowchart pembelian sebagai alur atas barang persediaan masuk, maka diperlukan alur proses dan dokumen atas barang keluar dari gudang. Flowchart pengeluaran barang dari gudang merupakan alur proses dan dokumen atas barang yang keluar dari gudang.
Seperti halnya barang masuk ke gudang dimana data yang digunakan berasal dari metode pencatatan persediaan dan metode penilaian persediaan yang diterapkan. Sehingga barang yang keluar dari gudang sudah terhitung secara sistematik sebagai harga pokok penjualan apabila untuk produksi atau penjualan. Begitu juga halnya dengan barang yang digunakan sebagai kebutuhan operasional perusahaan.
Itulah kenapa flowchart pengeluaran barang dari gudang ini terkait dengan flowchart yang lain dalam kaitannya dengan persediaan. Flowchart – flowchart ini menjadi rangkaian dalam sistem informasi akuntansi, terkhusus persediaan, yang satu sama lain saling terkait. Karena nantinya apabila terdapat kurangnya barang yang diminta dari gudang, maka pemenuhannya harus mengikuti prosedur yang alurnya tertuang dalam flowchart yang sudah ditetapkan.
Dimana batasan – batasan dan penanggung jawabnya tervisual dengan jelas dalam flowchart ini. Sehingga memungkinkan untuk meminimalkan terjadinya kesalahan baik itu tanpa sengaja maupun yang disengaja (fraud).
Aktivitas berbeda sebagai dasar merancang flowchart pengeluaran barang dari gudang
Merancang flowchart harus disesuaikan dengan proses yang terjadi dalam operasional dan kebutuhan perusahaan. Melakukan pengamatan atas proses yang terjadi atau membuat sebuah gambaran besar atas proses yang akan dilakukan, menjadi hal itu dalam merancang sebuah flowchart. Di satu sisi, flowchart juga digunakan sebagai pengendalian internal, dimana batasan tanggung jawab, tugas, formulir yang digunakan dan bagaimana perekaman data dilakukan, tergambar dalam flowchart tersebut.
Begitu juga halnya dalam merancang flowchart pengeluaran barang dari gudang, penggunaan formulir atau dokumen disesuaikan dengan proses yang terjadi. Perbedaan proses yang terjadi atau dilakukan juga membedakan formulir yang akan digunakan.
Pada umumnya, proses atau aktivitas pengeluaran barang secara garis besar terdapat dua kondisi / aktivitas yang berbeda yaitu:
- Pengeluaran barang dari gudang untuk kebutuhan produksi atau operasional perusahaan.
- Pengeluaran barang dari gudang untuk dikirim ke pembeli dari hasil penjualan.
Sehingga terdapat 2 flowchart terhadap pengeluaran barang dari gudang berdasarkan aktivitas tersebut diatas.
Selain flowchart, formulir yang digunakan juga merupakan bagian dari sistem informasi akuntansi. Jadi apabila kita merancang bangun sebuah sistem informasi akuntansi, selain flowchart / bagan alir prosesnya maka kita juga menentukan formulir yang akan digunakan. Pembahasan hal ini bisa dilihat pada tulisan formulir dalam sistem informasi akuntansi.
Sistem informasi akuntansi yang nantinya bisa diwujudkan dalam bentuk perangkat lunak atau software akuntansi. Maka formulir yang digunakan menjadi salah satu fitur dalam perangkat lunak, sehingga perekaman data menjadi terintegrasi dari mulai permintaan barang hingga barang keluar, baik secara kuantitas maupun nilainya. Hal ini juga termasuk persetujuan (approval) yang dapat dilakukan secara elektronik dengan membedakan login user. Banyak software akuntansi sudah mengakomodir kebutuhan ini.
Kalaupun belum bisa menggunakan perangkat lunak karena pertimbangan – pertimbangan tertentu, setidaknya flowchart dan formulir masih bisa berfungsi sebagai pengendalian internal.
1. Flowchart pengeluaran barang dari gudang untuk kebutuhan intern perusahaan
Kebutuhan internal perusahaan disini, bisa untuk operasional perusahaan, penunjang pelayanan jasa ataupun produksi atas barang jadi.
Flowchart ini dimulai dari pengajuan atas kebutuhan departemen lain atau substore, dengan menggunakan formulir Store Requisition (SR) / permintaan gudang. Fomulir SR dibuat rangkap 3 dan harus disetujui oleh atasan departemen atau penanggung jawab substore. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa setiap permintaan barang dan gudang sesuai kebutuhan yang telah diketahui dan disetujui atasan. Sehingga tidak semua personal atau karyawan dapat melakukan permintaan tanpa sepengetahuan dan persetujuan atasan.
Selanjutnya SR yang sudah disetujui diserahkan ke bagian gudang, dan user / substore mengarsip lembar ke 3 apabila sudah diterima dan ditandatangani bagian gudang. Kalau menggunakan sistem,akan terarsip secara otomatis pada user masing – masing.
Bagian gudang menerima, memeriksa SR dan memastikan ketersediaan barang. Apabila permintaan barang melebihi barang yang tersedia meskipun barang diatas batas minimum persediaan, maka bagian gudang melakukan prosedur permintaan pembelian barang.
Tetapi apabila barang yang diminta tercukupi dengan persediaan yang ada, maka bagian gudang menyiapkan barang dan formulir untuk penerimaan barang yaitu Goods receiving note (GRN) rangkap 3. Selain itu bagian gudang diharuskan mengisi kartu stok (fisik), meskipun di sistem terdapat kartu stok elektronik. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pengecekan kuantiti barang on the spot di gudang, serta membantu dalam melakukan stock opname dan kontrol persediaan.
Kemudian barang dan formulir GRN diserahkan ke user / substore, User / substore memeriksa barang, menandatangani GRN, mengambil lembar 2 untuk arsip. Bagian gudang menerima GRN lembar 1 dan 3, kemudian menyerahkan SR lembar 2 dan GRN lembar 3 ke bagian inventory control.
 |
| Contoh flowchart pengeluaran barang dari gudang untuk intern perusahaan |
2. Flowchart pengeluaran barang dari gudang untuk pengiriman penjualan
Pada flowchart untuk pengiriman penjualan sedikit berbeda dibandingkan dengan pengeluaran barang untuk intern perusahaan. Flowchart ini digunakan untuk aktivitas atas barang dagangan atau barang jadi yang terjual dan akan dikirimkan ke pembeli. Sehingga aktivitas ini hanya melibatkan departemen yang terkait dengan penjualan dan pengiriman.
Flowchart ini dimulai dari departemen sales, dimana setelah melakukan kesepakatan penjualan dengan pembeli terkait harga dan kuantitas, sales membuat Sales Order (SO) rangkap 3. SO ini digunakan sebagai dasar pengeluaran barang dari gudang untuk pengiriman ke pembeli. Tentunya SO ini sudah sepengetahuan dan persetujuan atasan sales. Sales menyimpan sebagai arsip SO lembar ke 3.
Bagian gudang menerima SO dari sales, memeriksa dan menyiapakan barang sesuai SO. Kemudian bagian gudang membuat Delivery Order (DO) / surat jalan rangkap 5 untuk diserahkan bersama barang ke bagian pengiriman. Bagian gudang juga mengisi barang keluar di kartu stok fisik berdasar DO yang dibuat. Bagian gudang menyerahkan SO lembar 2 ke inventory control.
Kemudian bagian pengiriman menerima dan memeriksa kesesuaian DO dan barang yang akan dikirim. Dan menyerahkan DO lembar ke 5 yang sudah ditanda tangani oleh bagian pengiriman. Setelah itu mengirimkan barang ke pembeli, menyerahkan barang dan DO untuk diterima dan ditandatangani. Pengirim mendapatkan DO lembar ke 2. Pengiriman menerima Do lembar 1,3 & 4 yang nantinya lembar ke 3 diserahkan ke inventory control dan lembar ke 1 ke bagian billing untuk diterbitkan faktur penjualan.
Sebagian perusahan menyatukan DO / surat jalan dengan faktur penjualan, namun ada sebagian perusahaan yang memisahkan DO dengan faktur penjualan. Dengan pertimbangan apabila faktur penjualan dibuat setelah DO diterima pembeli, sedikit kemungkinan barang retur yang dapat revisi faktur penjualan (keluarnya credit Note) yang juga berpengaruh terhadap revisi faktur pajak.
 |
| Contoh flowchart pengeluaran barang dari gudang untuk pengiriman penjualan |
Pembuatan SOP berdasar flowchart pengeluaran barang dari gudang
Seperti yang sudah disinggung diatas, bagaimana flowchart pengeluaran barang dari gudang berhubungan dengan flowchart lain terkait persediaan. Sebagai bagian dari sistem informasi akuntansi, maka perlu diperhatikan adanya ancaman terhadap sistem informasi akuntansi. Yang salah satunya dapat diminimalkan dengan penerapan flowchart sebagai dasar SOP (Standard Operating Procedure).
Flowchart ini dijadikan acuan dalam membuat sistem informasi akuntansi yang diwujudkan dalam sebuah aplikasi atau perangkat lunak. Dimana perangkat lunak atau software ini selain merekam data tetapi juga berfungsi sebagai kendali (control) aktivitas atau mutasi barang masuk dan keluar dari gudang.
Meskipun umumnya sudah sebagian besar perusahaan menggunakan software yang merekam aktivitas persediaan, baik itu yang terintegrasi dengan software akuntansi atau yang berdiri sendiri. Namun tidak memungkiri bahwa masih ada perusahaan yang berskala kecil melakukannya secara manual mengandalkan dokumen fisik sebagai control.
Maka SOP nantinya yang dibuat berdasarkan bagan alir atau flowchart ini, memberikan batasan – batasan secara detail dan naratif. Hingga batasan waktu berapa lama proses atau aktivitas dilakukan, karena bagaimanapun proses yang terjadi membutuhkan waktu dalam proses administratif.
Nantinya SOP yang dibuat memberikan informasi apa yang menjadi alasan prosedur ini dibuat dan bagaimana melaksanakannya. Serta diinformasikan ruang lingkup yang terkait dengan aktivitas seperti yang terdeskripsi detail dalam sop pengeluaran barang dari gudang.