Tuesday, March 9, 2021

Jurnal utang usaha, pencatatan atas kewajiban yang timbul karena pembelian secara kredit

jurnal utang usaha
 

Jurnal utang usaha umumnya dilakukan pencatatan pada saat barang atau jasa diterima oleh perusahaan. Hal ini dilakukan karena kebanyakan sistem informasi akuntansi dirancang untuk mencatat kewajiban atau utang pembelian barang atau jasa pada saat barang atau jasa tersebut diterima. Namun saat ini pengakuan utang yang nantinya juga tampil dalam aging utang atau umur utang berdasarkan faktur penjualan yang diterima. Lalu bagaimana melakukan jurnal utang usaha dengan jeda waktu antara barang diterima dengan faktur yang diterima tidak bersamaan?


Pemahaman utang usaha untuk melakukan jurnal utang usaha

Kita mesti memahami dahulu bagaimana sebuah utang usaha timbul sebelum kita dapat melakukan jurnal utang usaha.

Utang usaha atau account payables adalah saldo yang terhutang kepada pihak lain untuk barang – barang atau perlengkapan atau jasa – jasa yang dibeli dengan cara kredit.

Utang usaha ini timbul karena ada kesenjangan atau jarak waktu antara akuisisi hak aktiva atau penerimaan jasa dengan pembayaran nantinya. Periode pembayaran ini biasanya ditentukan dalam kesepakatan pembelian. Termasuk diantaranya pajak pertambahan nilai dan potongan pembelian atau diskon.

Seperti yang sudah disinggung diatas bahwa kebanyakan sistem informasi akuntansi dirancang untuk mencatat atau melakukan jurnal utang usaha sebagai pengakuan utang usaha pada saat barang atau jasa sudah diterima. Namun saat ini, berdasarkan pengalaman saya, bahwa banyak perusahaan menerapkan penerimaan faktur penjualan dari pemasok atau pihak lain sebagai dasar jurnal utang usaha untuk pengakuan utang usaha.

Penerimaan faktur penjualan atau lebih dikenal sebagai Tanda Terima Tagihan (TT) harus dilengkapi dengan dokumen pendukung seperti PO, Surat Jalan dan Faktur pajak. Hal ini dilakukan untuk memastikan dan melakukan control atas pengakuan utang usaha sudah sesuai dan dibuktikan dengan dokumen pendukungnya.

Namun yang terjadi di lapangan, pada saat barang atau jasa diserahterimakan ke perusahaan kita, belum tentu disertai dengan faktur penjualan dan dokumen pendukung lainnya. Meskipun beberapa perusahaan ada yang menerapkan surat jalan atau delivery order sekaligus sebagai faktur penjualan. Tetapi bagian pengiriman tidak disertai dokumen pendukung lainnya. Untuk itu, pemasok atau penjual jasa harus melakukan tanda terima tagihan secepatnya agar dapat dijadwalkan bayar, tanpa kehilangan banyak waktu mundur. (Perlakuan pemasok atau penjual jasa mencatat piutang dan aging dapat dilihat dalam pembahasan tentang pencatatan piutang usaha dan pengelolaan piutang usaha).

Lalu bagaimana jurnal utang usaha dilakukan apabila barang diterima dan faktur diterima perusahaan berbeda?


Jurnal utang usaha sebagai pengakuan atas kewajiban lancar yang harus dipenuhi

Pada saat kita melakukan jurnal utang usaha, maka saat itu sudah mulai dihitung rentang hari hingga saat kewajiban lancar diselesaikan oleh perusahaan. Pada kenyataannya pengakuan atas utang usaha sendiri bisa berbeda dengan pengakuan saat hak aktiva diterima perusahaan. Terlebih karena perusahaan menerapkan penerimaan tagihan (Tanda Terima Tagihan) atas faktur penjualan yang ditagihkan harus disertai dengan dokumen pendukungnya.

Dan hal ini umumnya juga dicantumkan dalam perjanjian pembelian barang atau jasa, selain cara bayar juga terkait pembayaran harus melalui diterimanya tagihan terlebih dahulu. Semakin lama pemasok atau penjual jasa menyerahkan tagihan, maka semakin lama pembayaran dilakukan.

Untuk kondisi tersebut perusahaan dapat menerapkan akun yang berbeda untuk penerimaan barang dan penerimaan tagihan. Akun tersebut adalah akun utang usaha belum ditagihkan (Account payables unbilled) dan akun utang usaha ditagihkan (Account payables billed). Sehingga dari akun tersebut terdapat perlakuan jurnal sebagai berikut:

  1. Jurnal utang usaha belum ditagih atau account payables unbilled.
  2. Jurnal utang usaha ditagih atau jurnal utang usaha atau account payables / billed.


1. Jurnal utang usaha belum ditagih pada saat barang atau jasa diterima

Apabila perusahaan menerapkan akun belum ditagih dan ditagih, maka pada saat barang atau jasa diterimakan ke perusahaan, maka sistem akan melakukan jurnal utang usaha belum ditagih dengan jurnal persediaan. Untuk mengakui bahwa barang atau jasa yang dipesan sudah diserahterimakan ke perusahaan sebagai hak aktiva perusahaan.

Dengan ilustrasi sebagai berikut: Perusahaan yang bergerak dibidang proses makanan kemasan. Memesan barang persediaan bahan baku daging sapi sejumlah 1 ton dengan harga per kg Rp.120.000 total pembelian senilai Rp.120.000.000 belum termasuk PPN dan mendapatkan syarat 5/10. Disepakati rentang pembayaran atau term of payment 30 hari sejak tagihan diterima perusahaan. Perusahaan mengirimkan purchase order (PO) sebagai tanda pemesanan. Pemasok mengirimkan barang pada tanggal 09 Maret 21 menggunakan dokumen pendukung berupa surat jalan.

Jurnal utang usaha belum ditagih pada saat barang atau jasa diterima

Jurnal utang usaha
Jurnal utang usaha belum ditagih


2. Jurnal utang usaha ditagih pada saat faktur diterima

Pada saat awal diterimanya barang persediaan, jurnal utang usaha melakukan pencatatan akun persediaan akan dilawankan dengan akun utang usaha belum ditagih. Namun pada saat diterimanya tagihan dari pemasok atau pemberi jasa maka jurnal utang usaha akan mencatat akun utang usaha belum ditagih (account payable unbilled) dilawankan dengan akun utang usaha ditagih (account payable billed) atau akun utang usaha (account payable).

Lanjutan ilustrasi: Perusahaan menerima tagihan dari pemasok berupa faktur penjualan, surat jalan, PO dan faktur pajak pada tanggal 11 Maret 2021.

Jurnal utang usaha ditagih pada saat tanda terima tagihan dari pemasok

jurnal utang usaha
jurnal utang usaha ditagih


Pencatatan atau Jurnal utang usaha dengan diskon pembelian

Pada jurnal utang usaha akan terkait dengan diskon pembelian (purchase discount), terdapat 2 metode dalam perlakuan diskon pembelian yaitu:

  • Metode kotor (Gross methods), dimana Pemakaian akun diskon menunjukan bahwa perusahaan melaporkan pembelian dan utang usaha pada jumlah kotor. Diskon pembelian harus dilaporkan sebagai pengurang dari pembelian persediaan dalam laporan laba rugi.
  • Metode bersih (Nett Methods), dimana Pemakaian akun diskon menunjukan bahwa perusahaan melaporkan pembelian dan utang usaha pada jumlah bersih. Diskon pembelian yang hilang harus dianggap sebagai beban keuangan dan dilaporkan dalam bagian beban dan kerugian lain – lain pada laporan laba rugi.
Metode bersih dianggap lebih baik karena karena:

  1. Menyediakan pelaporan yang tepat menyangkut biaya aktiva dan kewajiban yang terkait.
  2. Menyajikan kesempatan untuk mengukur inefisiensi manajemen jika diskon tidak diambil.
Dalam metode bersih kegagalan mengambil diskon pembelian selama periode diskon dicatat dalam akun diskon pembelian yang hilang. Dan ini merupakan tanggung jawab manajemen.

Lanjutan ilustrasi: Perusahaan melakukan pembayaran utang usaha atas pembelian persediaan daging sapi pada tanggal 18 Maret 21 sejumlah Rp.40.000.000 dan melunasinya pada tanggal 11 April 2021 sejumlah Rp.80.000.000.

Jurnal utang usaha diskon pembelian

jurnal utang usaha
Jurnal utang usaha diskon pembelian

Banyak pihak berpendapat bahwa kesulitan dalam menggunakan metode bersih yang sedikit rumit tidak sebanding dengan manfaatnya. Hal ini membuat metode kotor yang kurang logis tapi lebih sederhana yang banyak dipakai. Selain itu banyak anggapan bahwa manajemen enggan melaporkan jumlah diskon pembelian yang hilang dalam laporan keuangan.