Wednesday, September 30, 2020

SOP Rekonsiliasi Bank, pedoman dalam pengendalian transaksi bank

SOP rekonsiliasi bank

SOP Rekonsiliasi Bank merupakan prosedur yang menjabarkan pelaksanaan rekonsiliasi bank dan tanggung jawab pelaksana. Hal ini dilakukan untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan oleh staff yang bertanggung jawab atas rekening Koran maupun staff accounting dalam melakukan jurnal. Seperti yang sudah saya ulas dalam tulisan saya tentang jurnal rekonsiliasi bank, dimana masih ada praktek yang salah atas Jurnal Rekonsiliasi Bank. Sehingga pemahaman dan prosedur dalam melakukan rekonsiliasi bank diperlukan. 


Pertimbangan dalam membuat SOP Rekonsiliasi Bank

Perancangan Standard Operating Procedure / SOP Rekonsiliasi Bank dilakukan atas pertimbangan control atas transaksi kas di bank. Salah satu dasar yang digunakan adalah Pengendalian Internal Transaksi Bank. Penangung jawab atas pengelolaan dana kas di bank melakukan rekonsiliasi bank dan melaporkannya kepada atasan. Dalam laporan rekonsiliasi bank akan menjelaskan perbedaan transaksi yang dicatat oleh perusahaan dengan transaksi yang dicatat oleh pihak bank.

Jurnal Rekonsiliasi Bank dilakukan berdasarkan atas laporan rekonsiliasi bank yang dibuat oleh penanggung jawab pengelola kas di bank. Dengan dibuatnya rekonsiliasi maka bisa dipastikan bahwa jurnal harian atas transaksi bank dilakukan berdasar bukti transaksi dan bukti pendukung. Masih banyak ditemukan terutama pada perusahaan kecil, dimana jurnal transakasi bank dibuat berdasarkan rekening Koran. Sehingga tanpa laporan rekonsiliasi bank, sudah pasti saldo akhir buku besar akun bank sama besarnya dengan saldo akhir rekening koran.

Padahal yang seharusnya, jurnal harian transaksi bank dibuat berdasarkan bukti transaksi dan bukti pendukung. Pada awal bulan pencatatan / jurnal transaksi di rekonsiliasi dengan rekening Koran dan setiap perbedaan akan dijelaskan dalam laporan rekonsiliasi bank. Jadi laporan rekonsiliasi bank merupakan salah satu alat dalam melakukan pengendalian internal transaksi bank.

Untuk memastikan rekonsiliasi dijalankan dengan sesuai yang diharapkan oleh perusahaan maka dibuatkan SOP Rekonsiliasi Bank. SOP ini digunakan sebagai pedoman dalam menjalankan rekonsiliasi bank dan batasan tanggung jawab serta dokumen yang digunakan.


Pembuatan SOP Rekonsiliasi Bank

Dari pertimbangan yang mendasar diatas maka dibuatkan SOP Rekonsiliasi Bank dengan memberikan batas yang jelas siapa penanggung jawab dan lingkup tanggung jawabnya. Lingkup SOP ini sangat kecil hanya dalam departemen keuangan / akuntansi namun dampaknya sangat besar. Ada batas yang jelas yang sudah ditetapkan sebelum SOP ini dibuat yaitu: 

  • Penanggung jawab pengelola kas di bank tidak melakukan jurnal transaksi bank.
  • Yang bertanggung jawab melakukan jurnal tidak melakukan jurnal berdasarkan rekening Koran.
  • Laporan rekonsiliasi bank dibuat berdasarkan hasil rekonsiliasi data buku besar akun bank dan rekening Koran bank.
  • Akun / COA buku besar dibuat berdasar rekening bank yang dimiliki oleh perusahaan.
  • Laporan Rekonsiliasi Bank dibuat berdasar masing – masing rekening bank yang dimiliki perusahaan.


<

Bagian – Bagian dari SOP Rekonsiliasi Bank

Sama halnya dengan SOP pada tulisan saya sebelumnya, SOP Rekonsiliasi Bank juga memiliki 3 bagian utama yang terdiri dari:

  • Bagian 1: Header SOP Rekonsiliasi Bank
  • Bagian 2: Persetujuan Dokumen SOP SOP Rekonsiliasi Bank
  • Bagian 3: Badan Dokumen SOP Rekonsiliasi Bank


Bagian 1 Header SOP Rekonsiliasi Bank

Pada bagian header atau kepala dokumen SOP ini menampilkan informasi berupa:

  • Logo Perusahaan: kolom mengisi logo perusahaan.
  • Judul: Laporan rekonsiliasi bank.
  • Nomer Dokumen: nomer dokumen yang sudah berurutan dengan SOP yang lain.
  • Tanggal dibuat: kapan dibuatnya SOP.
  • Tanggal berlaku: kapan SOP mulai diberlakukan.
  • Nama departemen: nama departemen yang mengeluarkan SOP ini.
  • Revisi: Apabila SOP revisi maka diisi revisi yang ke berapa, kalau belum berarti 0.
  • Halaman: Jumlah halaman dengan penulisan halaman ke berapa dari berapa halaman.

Sekali saya ingatkan, bahwa setelah SOP dibuat dibutuhkan masa sosialisasi kepada karyawan yang lingkupnya ada pada SOP. Rentang waktu antara tanggal SOP hingga diimplementasikan beragam, tergantung dari kesiapan karyawan dan hal yang mendukung dijalankannya SOP. Umumnya 2 minggu masa sosialisasi, tapi karena lingkup yang kecil maka tidak perlu terlalu lama masa sosialisasi.


Bagian 2 Persetujuan SOP Rekonsiliasi Bank

Di bagian memberikan informasi tentang siapa yang mempunyai kewenangan dalam membuat SOP ini dan siapa yang punya kewenangan menyetujui. Informasi juga merekam jabatan yang membuat dan menyetujui, sehingga terdapat histori siapa yang membuat dan melakukan revisi. Untuk hal itu pada bagian terdapat kolom SOP dibuat dalam kondisi baru, revisi atau bahkan pembatalan.

Dibagian persetujuan ini terdapat detail sebagai berikut:

  • Kolom Dibuat oleh: pada kolom ini diisi jabatan yang membuat dengan jelas.
  • Kolom Disetujui oleh: diisi jabatan yang berwenang menyetujui SOP yang dibuat.
  • Kolom dibawahnya berisi dokumen baru, perubahan, tidak ada perubahan, pembatalan: Diisi sesuai dengan kondisi SOP ini dibuat.


Bagian 3 Badan dokumen SOP Rekonsiliasi Bank

Selain tujuan dan definisi, yang utama terdapat rincian prosedur dan lampiran yang mengikut pada SOP Rekonsiliasi Bank. Dalam rincian prosedur dijelaskan secara detail pelaksanaan rekonsiliasi bank dan siapa penanggung jawabnya. Jadi seperti disampaikan diatas, sudah harus ditetapkan siapa penanggung jawab dan formulir apa yang akan dipakai. Berikut bagian – bagian yang terdapat dalam badan SOP terdiri dari:

  • Bagian Tujuan:  Apa tujuan yang melatarbelakangi dibuatnya SOP ini.
  • Bagian Ruang lingkup: Raung lingkup yang mengikat oleh SOP, baik bagian – bagian terkait dan personal yang bertanggung jawab.
  • Bagian Definisi: Kita harus menjabarkan istilah yang digunakan dalam SOP ini.
  • Bagian Acuan: Peraturan perusahaan yang lebih tinggi yang digunakan sebagai acuan dalam pembuatan SOP.
  • Bagian Dokumen: Disini bagian yang menginformasikan dokumen – dokumen yang digunakan dalam menjalankan SOP penerimaan kas.
  • Bagian Rincian Prosedur: ini adalah bagian paling utama yang menjelaskan secara detail bagaimana proses  dilaksanakan dan siapa yang menjadi penanggung jawab.
  • Bagian Lampiran: Formulir atau dokumen digunakan dalam menjalankan SOP.


Contoh Standard Operating Procedure / SOP Rekonsiliasi Bank


SOP rekonsiliasi bank
Contoh SOP Rekonsiliasi Bank hal 1

SOP rekonsiliasi bank
Contoh SOP Rekonsiliasi Bank hal 2

SOP rekonsiliasi bank
Contoh SOP Rekonsiliasi Bank hal 3


Perlunya Sosialisasi SOP Rekonsiliasi Bank

Meskipun ruang lingkup dari SOP ini cukup kecil namun dampaknya sangat besar apabila SOP ini tidak dijalankan oleh karyawan. Karena kaitannya dengan transaksi bank dengan nilai yang sangat besar, maka Sosialisasi dilakukan hingga karyawan paham dalam menjalankan. Dan memastikan bahwa karyawan mempunyai komitmen dalam menjalankan. Dan bila perlu diberikan penalty atau hukuman apabila SOP Rekonsiliasi Bank ini tidak dijalankan.

Pada kebanyakan perusahaan besar mempunyai code of conduct dari Human resource departemen yang mengikat karyawan. Dimana salah satunya adalah Saksi yang berat atas tidak dijalakannya peraturan yang sudah ditetapkan. Semua hal tersebut dilakukan untuk memberi kepastian prosedur dijalankan dengan sungguh – sungguh untuk kepentingan perusahaan. Kalau proses dan prosedur dijalankan dengan baik dan benar maka tujuan perusahaan akan jauh lebih mudah tercapai.