Sunday, September 27, 2020

Jurnal Rekonsiliasi Bank dan Laporan Rekonsilliasi Bank, keselarasan pencatatan perusahaan dan bank

Jurnal Rekonsiliasi Bank

Jurnal Rekonsiliasi Bank merupakan pencatatan atas hasil rekonsiliasi antara pencatatan transaksi oleh perusahaan dengan pencatatan transaksi oleh pihak bank. Pencatatan transaksi Bank tidak beda jauh dengan pencatatan transaksi kas. Karena transaksi bank dikategorikan sebagai bagian kas dan yang setara dengan kas (Cash & Cash Equivalen). Meskipun perlakuan pencatatannya serupa dengan kas, namun beberapa hal berbeda karena keterlibatan institusi lain yaitu bank sebagai penyimpan dana. Sehingga perlunya dilakukan rekonsiliasi atas pencatatan perusahaan dengan pencatatan pihak bank agar selaras atas pengakuan transaksi.


Tujuan Rekonsiliasi Bank

Seperti yang sudah saya ulas pada tulisan tentang Jurnal penerimaan bank dan pengeluaran bank, dimana perusahaan mempunyai mekanisme pengelolaan kas. Pertimbangan atas resiko yang besar apabila melakukan penyimpanan uang tunai dalam jumlah besar di dalam perusahaan. Untuk itu perusahaan melakukan pengelolaan dan penyimpanan menggunakan sarana perbankan. Sehingga pengelolaan dana kas yang tersimpan di dalam bank (cash in Bank) menggunakan fasilitas bank. Fasilitas yang umum digunakan berupa fasilitas teller bank, mobile banking maupun internet banking. Ditunjang dengan sarana pendukung seperti ATM, buku Cek atau BG dan slip penarikan atau penyetoran langsung ke bank.  Setiap transaksi mengunakan sarana yang disediakan bank dan akan tercatat dalam pencatatan pihak bank. Kemudian pihak bank secara berkala akan menerbitkan Laporan bank berupa Rekening Koran kepada perusahaan sebagai nasabah bank.

Seperti lazimnya pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, perusahaan juga melakukan jurnal atas penerimaan bank dan pengeluaran bank. Pencatatan ini berdasarkan bukti transaksi dan bukti pendukung atas transaksi bank (bukan berdasarkan rekening koran). Antara pencatatan perusahaan dan pencatatan pihak bank terdapat perbedaan. Perbedaan ini disebabkan cut off atau waktu pengakuan atas transaksi yang terjadi, dan transaksi bank yang belum dilakukan pencatatan oleh perusahaan. Dari perbedaan ini tentunya menyebabkan saldo akhir periode antara pencatatan perusahaan dan pihak bank menjadi berbeda. Untuk mencocokkan saldo akhir periode antara perusahaan dan bank perlu dibuatkan laporan rekonsiliasi bank. Jadi mencocokkan saldo akhir kas di bank (cash in bank) antara pencatatan perusahaan dan pihak bank merupakan tujuan dari laporan rekonsiliasi bank dan jurnal rekonsiliasi bank.


Mengidentifikasi perbedaan pencatatan untuk membuat Rekonsiliasi Bank

Saat ini kita membedah satu persatu apa yang menjadi perbedaan dalam pencatatan perusahaan dan pencatatan pihak bank. Terdapat beberapa transaksi yang umumnya menjadi penyebab timbulnya perbedaan pencatatan seperti berikut ini:

1. Setoran dalam perjalanan (Deposit in Transit)

Setoran dalam perjalanan ini biasanya deposit yang disetorkan ke bank karena perbedaan hari dalam pencatatan. Seperti misalnya setoran kliring atas cek BG bertepatan pada akhir bulan. Setoran kliring yang tercatat pada hari sama harus mengikuti batasan kliring dari bank yang maksimal jam 11 siang sebelum tutup kliring dari Bank Indonesia. Namun apabila setoran kliring dilakukan pada siang hari misalnya pada jam 2 siang, maka dianggap sebagai titipan setoran kliring oleh bank. Pada kondisi ini perusahaan sudah melakukan pencatatan atas setoran kliring ke bank pada akhir bulan. Meskipun di bank masih memperlakukan sebagai titipan kliring untuk esok hari / awal bulan dan baru melakukan pencatatan saat kliring keesokan harinya / awal bulan.

2. Cek yang masih beredar (Outstanding Cheques)

Cek yang dibuat oleh perusahaan dan sudah diserahkan ke pihak eksternal semisal untuk pembayaran supplier. Cek yang sudah dibuat dan diserahkan ini sudah dilakukan pencatatan oleh perusahaan sebagai pengeluaran kas di bank. Meskipun pihak eksternal perusahaan / supplier baru akan melakukan pencairan cek keesokan hari atau beberapa hari kemudian. Kondisi seperti ini bank melakukan pencatatan pada saat cek dicairkan oleh supplier. Penyerahan dan pencatatan cek oleh perusahaan dilakukan pada saat akhir bulan, sedangkan pencairan cek supplier pada awal bulan maka pihak bank melakukan pencatatan pada awal bulan.

3. Cek kosong atau tidak ada dana (Not Sufficient Fund Cheque)

Cek yang diterima perusahaan dari pihak eksternal semisal customer untuk pembayaran atas pembelian atau piutang. Cek akan dicatat oleh perusahaan sebagai pelunasan pembayaran pada saat diterima. Apabila cek yang dicairkan secara tunai akan mudah diketahui apabila cek tidak terdapat dana atau kosong. Namun pada umumnya cek yang diterima perusahaan akan dikliring keesokan harinya, karena keamanan apalagi kalau jumlahnya besar. Apabila cek dilakukan setoran kliring pada akhir bulan maka kondisi cek tidak ada dana baru diketahui keesokan harinya atas konfirmasi dari bank. Perbedaan ini bisa muncul apabila kliring dilakukan pada akhir bulan dan baru diketahui cek kosong pada awal bulan.

4. Setoran pihak lain / Kredit Bank (Bank Credit)

Customer melakukan pembayaran atau setoran ke bank namun tidak memberikan konfirmasi ke perusahaan. Hal ini sering kali terjadi dalam transaksi pembayaran piutang customer, terutama customer yang berskala besar. Seringkali customer membayar ke rekening bank perusahaan tanpa memberikan berita dalam setoran atau transfer sehingga sulit dilacak. Pada saat ini dengan fasilitas internet banking kita bisa melakukan pengecekan melalui transaksi harian di internet banking kapanpun. Yang menjadi permasalahan adalah terdapat dana masuk ke bank tanpa ada informasi yang jelas maupun detail dari siapa dan untuk pembayaran apa. Selain itu juga terdapat wesel tagih yang dilakukan oleh bank, dimana saat pembayaran yang ditagihkan bank baru diketahui melalui rekening koran yang diterbitkan awal bulan berikutnya.

5. Bunga bank (Interest Bank)

Salah satu benefit yang diberikan oleh pihak bank apabila perusahaan menyimpan dana kas ke bank adalah bunga bank. Dan bunga bank ini baru diketahui jumlahnya pada saat rekening koran periodik yang diterbitkan oleh pihak bank. Dan seperti yang kita ketahui bahwa rekening koran ini diterbitkan pada awal bulan berikutnya.

6. Biaya jasa bank (Bank Service charges)

Seperti halnya bank memberikan benefit ke perusahaan karena menyimpan dananya di bank. Bank pun mengambil benefit dari perusahaan atas jasa penyimpanan dan sarana – sarana bank yang digunakan oleh perusahaan. Biaya jasa bank ini berupa biaya administrasi, biaya buku cek / BG, biaya kliring, biaya materai termasuk pajak. Beberapa Biaya ini baru bisa diketahui pada saat pihak bank menerbitkan rekening koran pada awal bulan berikutnya.

7. Kesalahan pencatatan (Error in Recording)

Tidak menutup kemungkinan terjadi kesalahan pencatatan baik pencatatan pada perusahaan maupun pencatatan pada pihak bank. Meskipun sangat jarang terjadi kesalahan pencatatan bank tapi hal tersebut mungkin terjadi. Apabila terjadi kesalahan pencatatan pihak bank, biasanya langsung dilakukan koreksi didebetkan atau dikreditkan secara langsung.  Namun apabila terjadi kesalahan pencatatan perusahaan dan baru ditemukan pada saat membuat rekonsiliasi bank, maka dibuatkan jurnal rekonsiliasi bank atas pencatatan yang salah.


Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Rekonsiliasi Bank

Setelah kita menerima laporan rekening koran dari bank, kita bisa membuat rekonsiliasi bank dengan membandingkan antara buku besar akun bank (Bank Ledger) dengan rekening koran. Dari pengalaman saya, saat ini sudah ada sistem yang berbasis web cloud yang terintegrasi dengan web bank. Mohon maaf untuk nama sistem ini tidak dapat saya sebutkan. Sehingga pada saat awal bulan rekening koran secara otamatis terkirim dalam sistem akuntansi dan dapat dilakukan rekonsiliasi antara buku besar dan rekening koran dalam sistem akuntansi.  Maka dilakukan jurnal rekonsiliasi bank atas kekurangan, kelebihan atau kesalahan pencatatan.

Namun tidak semua sistem akuntansi mempunyai fitur seperti yang saya sampaikan tadi. Apabila sistem tidak memfasilitasi maka kita dapat melakukan rekonsiliasi bank dengan membandingkan antara buku besar dan rekening koran. Seperti yang kita ketahui bersama, saat membandingkan buku besar dan rekening koran, maka kita kan melakukan rekonsiliasi bank berdasar masing – masing nomer rekening bank. Untuk itulah kenapa akun bank dibuat berdasarkan nomer rekening bank yang dimiliki perusahaan.

Pada saat kita membandingkan buku besar dengan rekening koran, perlu kita ketahui bersama hal yang mendasar berikut ini:

  • Sisi debit di buku besar akun bank merupakan sisi kredit di rekening Koran bank.
  • Sisi kredit di buku besar akun bank merupakan sisi debit di rekening Koran bank.

A. Langkah – langkah membuat Laporan Rekonsiliasi Bank sebelum Jurnal Rekonsiliasi Bank

Pada saat kita baru menerima rekening koran bank dan membandingkan dengan buku besar maka saldo akhir pasti berbeda. Begitu pula saldo sisi debit maupun kredit, hal yang paling terlihat adalah adanya bunga bank dan biaya bank. Berikut ini langkah – langkah melakukan rekonsiliasi dan membuat laporan rekonsiliasi bank:

  1. Kita masukan saldo akhir buku besar dan saldo akhir rekening Koran pada posisinya masing - masing di laporan rekonsiliasi bank hingga terlihat berapa selisih atas perbandingan saldo tersebut.
  2. Kemudian baru kita mencocokkan sisi debit buku besar (penerimaan bank) dengan sisi kredit rekening Koran, kekurangan maupun kelebihan nya kita masukan dalam laporan rekening Koran. Apabila perusahaan memisahkan rekening penerimaan dengan rekening pengeluaran maka penelusuran rekonsiliasi akan jauh lebih mudah. Karena posisi kredit buku besar atau debit di rekening bank (bagian pengeluaran) hanya berisi koreksi kesalahan pencatatan bank (apabila ada) dan biaya bank.
  3. Setelah itu melakukan sebaliknya, kita mencocokan sisi kredit buku besar dengan sisi debit rekening Koran (pengeluaran bank). Saya punya tips dimana dalam pencocokan sisi kredit buku besar saya beri angka A1 seterusnya di sebelah nominal tiap lajur transaksi juga disisi debit rekening Koran. Sedangkan pada sisi debit buku besar diberi angka 1A dan seterusnya disebelah nominal tiap lajur dan juga di sisi kredit rekening Koran.
  4. Kekurangan atau kelebihan pencatatan pada buku besar maupun rekening koran dimasukan dalam laporan rekonsiliasi bank pada posisi masing – masing.
  5. Setelah semua kekurangan atau kelebihan pencatatan dimasukan, kita harus memastikan selisih saldo antara buku besar dan rekening Koran adalah nol.
  6. Setelah semuanya nol kita siapkan jurnal koreksi apabila ada kesalahan pencatatan perusahaan dan jurnal rekonsiliasi bank atas kekurangan dan kelebihan pencatatan.

Jurnal Rekonsiliasi Bank
Contoh laporan rekonsiliasi bank

B. Membuat Jurnal Rekonsiliasi Bank

Setelah kita membuat menemukan kekurangan dan kelebihan pencatatan dan membuat laporan rekonsiliasi bank. Selanjutnya dilakukan penyesuaian pencatatan dengan menggunakan jurnal rekonsiliasi bank sebagai berikut:


Jurnal Rekonsiliasi Bank
contoh jurnal rekonsiliasi bank

Perlu kita ingat jurnal rekonsiliasi bank yang dilakukan adalah yang dibagian kolom “buku besar belum mencatat transaksi”. Nantinya Saldo akhir buku besar setelah rekonsiliasi menjadi Rp.61.465.700,92 dari sebelumnya Rp.59.868.581,68. Sedangkan saldo akhir di rekening Koran bank tetap sebesar Rp. 63.873.700,92 tidak bisa dirubah. 

Meskipun dalam laporan rekonsiliasi bank saldo akhir setelah rekonsialiasi baik buku besar maupun rekening Koran menjadi sama Rp.61.465.700,92. Tetapi itu tidak merubah pencatatan dan saldo akhir yang tertera di rekening koran bank. Masih terdapat selisih sebesar Rp.2.408.00 (hasil 6.840.000 – 4.432.000) atas transaksi setoran dalam perjalanan dan cek masih beredar yang belum tercatat direkening Koran. Dan ini bukanlah masalah dan terbaca jelas detailnya dalam Laporan rekonsiliasi bank.


Peranan Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Rekonsiliasi Bank

Peranan rekonsiliasi bank, untuk menunjukan dan menjelaskan transaksi yang masih selisih karena belum tercatat pihak bank. Belum adanya pencatatan pada bank ini terjadi bukan karena bank lalai tapi karena faktor cut off atas kliring dan supplier yang belum mencairkan cek saat akhir bulan. Tetapi sayangnya ada praktek pencatatan yang menurut saya kurang baik yang masih terjadi di perusahaan – perusahaan. 

Hanya karena supaya saldo akhir buku besar akun bank tidak terdapat selisih (balance) dengan rekening Koran. Maka perusahaan melakukan penundaan pencatatan titip kliring dan cek yang belum dicairkan akhir bulan. Perusahaan baru akan mencatat apabila dananya sudah masuk di bank. Hal ini masih banyak terjadi, dan seharusnya praktek ini tidak perlu dilakukan karena sudah difasilitasi dengan metode rekonsiliasi bank.

Sedikit atau banyak praktek seperti ini juga akan mempengaruhi pengendalian internal atas transaksi dan pengelolaan dana di bank. Terutama kendali atas peredaran Cek / BG yang dibayarkan oleh perusahaan maupun yang diterima oleh perusahaan. Selengkapnya akan saya bahas dalam tulisan berikut mengenai PengendalianInternal Transaksi Bank dan SOP Rekonsiliasi Bank.