Tuesday, September 29, 2020

Pengendalian Internal Transaksi Bank (kas di bank), pengawasan atas transaksi dan fasilitas bank

pengendalian internal transaksi bank

Pengendalian internal transaksi bank (kas di bank) dilakukan untuk mengawasi proses atas pengelolaan kas di bank. Setiap transaksi yang dijalankan dan pemilahan atas otorisasi dalam penggunaan sarana yang diberikan pihak bank. Baik transaksi penerimaan dana maupun pengeluaran dana dari bank perlu dilakukan pengendalian internal agar tidak terjadi penyalahgunaan yang tidak diinginkan.


Pertimbangan dalam Pengendalian Internal Transaksi Bank

Seperti yang sudah dibahas dalam tulisan sebelumnya bahwa kas di bank atau Cash in Bank termasuk dalam kas dan yang setara dengan kas (cash & Cash equivalent). Karena sifat kas yang sangat liquid sehingga sangat rawan untuk terjadinya kesalahan baik tidak sengaja maupun dengan sengaja. Kas di bank sebagai bentuk pengelolaan kas yang menggunakan jasa bank sebagai penyimpan dana. Karena uang tunai dalam jumlah besar sangat rawan apabila disimpan dalam penyimpanan perusahaan.

Pihak bank memberikan jasa penyimpanan dan menyediakan sarana yang bisa digunakan untuk pengambilan dan penyetoran ke rekening bank milik perusahaan. Sarana yang disediakan oleh bank seperti cek (cheqeu), BG (bilyet Giro), teller, Mobile banking dan internet banking masih mungkin disalahgunakan oleh pihak – pihak tertentu. Saya mempunyai pengalaman menemukan karyawan yang melakukan pemalsuan tanda tangan dan stempel perusahaan. Hal ini dilakukan agar cek dapat dicairkan ke rekening bersangkutan. Tidak diketahuinya cukup lama karena oknum tersebut melakukan tutup lubang (istilahnya) dengan cek yang lain.

Kondisi tersebut sangat mungkin terjadi apabila pengendalian internal atas transaksi bank sangat lemah, baik itu menerima maupun mengeluarkan dana kas di bank. Dan itu ada keterkaitan dengan subsistem yang lain seperti penerimaan piutang dan pembayaran hutang. Jarang terjadi kehilangan aset berupa kas di bank karena kelemahan sistem bank, yang banyak terjadi justru dari internal perusahaan sendiri.

Untuk itulah diperlukan pengendalian internal transaksi bank, dengan dilakukan otorisasi bertingkat dan verifikasi berlapis. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan dampak lingkungan terhadap transaksi bank. Seperti yang sudah saya ulas dalam tulisan Pengendalian internal, pengertian dan tujuan, bahwa dampak lingkungan baik internal maupun eksternal tidak dapat dihilangkan, tapi bisa diminimalkan.


Menerapkan pengendalian internal transaksi bank

Pembahasan dalam pengendalian internal transaksi bank ini bukan tentang bagaimana melakukan pemeriksaan, namun lebih luas lagi. Pengendalian internal dimulai dalam menentukan siapa yang bertanggung jawab atas transaksi bank, penyimpanan, verifikasi hingga perlakuan koreksi terhadap kesalahan transaksi atau pencatatan.

1. Penetapan tanggung jawab atas transaksi dan aktivitas secara memadai dalam pengendalian internal transaksi bank

Dalam pengelolaan kas di bank akan diserahkan pada satu bagian yang bertanggung jawab secara penuh atas semua transaksi dalam penggunaan dana di bank. Pada perusahaan dengan struktur organisasi kecil, tanggung jawab ini biasanya dipegang langsung oleh pemilik perusahaan. Beberapa perusahaan menyerahkan tanggung jawab pengelolaan pada departmen / bagian keuangan.

Namun pada sebuah perusahaan yang mempunyai struktur organisasi yang cukup besar, mempunyai sub departemen / departemen dalam divisi keuangan dan akuntansi. Sub bagian ini disebut sebagai bagian treasury / keuangan, dimana semua transaksi pengeluaran dan pemasukan dalam kendali bagian ini. Semakin besar struktur organisasi, semakin tinggi kompleksitas masalah, dengan volume transaksi yang semakin besar. Hal ini perlu diperhatikan dalam pemilahan tugas dan fungsinya, meskipun masih dalam satu bagian / departemen yang sama.

2. Pemisahan tugas dan fungsi dalam pengendalian internal transaksi bank

Pada bagian yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengendalian transaksi bank, perlu dilakukan pemilahan tugas dan fungsi. Seperti halnya yang sudah diulas pada pengendalian internal kas kecil dan kas besar, agar menjadi pengelolaan yang sehat fungsi ini dipisah menjadi 3:

  • Otorisasi, pada transaksi bank terdapat beberapa sarana yang diberikan bank dengan otorisasi yang pada orang tertentu yang diberi kewenangan oleh perusahaan. Beberapa otorisasi atas sarana bank berupa Cheque / Bilyet Giro, Internet banking dan Rekening koran. Otorisasi atau yang diberi kuasa ini mempunyai tingkatan dan akses yang berbeda. Ini perlunya kita menetapkan kepada siapa otorisasi ini diberikan.
  • Penyimpanan, pada bagian penyimpanan bisa didelegasikan pada bagian / personal yang tidak mempunyai fungsi otorisasi dan pencatatan / jurnal. Arti penyimpanan ini bukan menyimpan dana kas, tapi penyimpanan atas sarana yang digunakan untuk transaksi yaitu cheque dan Bilyet Giro.
  • Pencatatan, Merupakan pencatatan yang dilakukan perusahaan atas transaksi bank berupa jurnal. Fungsi harus terpisah dari fungsi otorisasi dan penyimpanan.
3 fungsi diatas memang sangat baik kalau dipisah, hal ini dilakukan untuk meminimalkan terjadinya penyalahgunaan.

Setelah fungsi tersebut ditetapkan, maka pada fungsi yang melekat mempunyai tugas masing – masing yang terkait dengan fungsi yang diembannya. Seperti fungsi otorisasi mempunyai tugas memeriksa dan memastikan kebenaran atas transaksi, meskipun dibantu oleh personal tertentu. Juga memberikan konfirmasi ke bank bank terkait pencairan dana jumlah besar. Fungsi penyimpanan mempunyai tugas untuk memeriksa kelengkapan, menyimpan ditempat aman, menyiapkan saat akan digunakan dan sebagainya. Begitu juga bagian pencatatan / jurnal.

3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan – catatan dalam pengendalian internal transaksi bank

Seperti halnya transaksi kas, pada transaksi bank juga diperlukan dokumen – dokumen dan pencatatan. Meskipun dokumen – dokumen pendukung tersebut sebagian besar didapat dari fasilitas yang diberikan oleh bank. Namun tetap diperlukan dokumen / formulir yang dibuat oleh internal perusahaan, Seperti Bulk Payment / List of payment / daftar pembayaran hutang. Dalam transaksi penerimaan bank juga dibuatkan laporan pembayaran piutang harian. Bahkan pada saat sebelum dilakukan jurnal rekonsiliasi bank perlu dibuatkan laporan rekonsiliasi bank dan voucher jurnal.

Begitu pula dengan pencatatan diluar jurnal yang digunakan untuk mengendalikan transaksi bank. Sepert contoh pencatatan atas cek / BG yang dibatalkan (avoid), hal ini dilakukan sebagai kendali hingga hal – hal yang paling kecil sekalipun.

Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan ini dilakukan untuk memastikan keakuratan dan kebenaran data yang disajikan dan didukung dengan bukti transaksi dan bukti pendukung.

4. Perlindungan atas aset, catatan dan data dalam pengendalian internal transaksi bank

Meskipun penyimpanan kas berada dalam tanggung jawab pihak bank, namun akses atas pengeluaran kas di bank masih rawan disalahgunakan apabila tidak diberi perlindungan. Perlindungan atas aset berupa kas di bank, catatan dan data menggunakan alat bantu mekanik dan elektronik seperti berikut:

  • Cek / BG atas nama perusahaan baik yang belum digunakan atau yang dibatalkan (avoid) disimpan dalam brankas yang hanya bisa diakses oleh yang diberi kewenangan.
  • Penerimaan Cek / BG pembayaran piutang / Customer dicatat oleh penerima / piutang dan disimpan oleh kasir di dalam brankas.
  • Akses internet banking hanya diberikan kepada 2 orang dengan otorisasi yang berbeda yaitu create dan approve.
  • Pengambilan buku cek dan rekening hanya oleh karyawan yang diberi kuasa oleh perusahaan.

5. Pengecekan Independen atau verifikasi internal dalam pengendalian internal bank

Pengecekan dan verifikasi internal perlu dilakukan secara berkala dengan waktu random. Seperti halnya pemeriksaan kas, namun perbedaannya kita melakukan pemeriksaan atas buku Cheque dan BG (baik yang belum digunakan maupun yang dibatalkan), laporan  rekonsiliasi bank. Semua ini dilakukan untuk memastikan agar tidak terjadi penyalahgunaan. Pemeriksaan ini bisa dilakukan atasan atau manajer akuntansi keuangan atau yang ditunjuk.

Pemeriksaan yang tak kalah pentingnya adalah yang dilakukan oleh internal auditor perusahaan. Pada umumnya internal auditor ini memeriksa secara berkala dalam satu periode dan bertanggung jawab kepada komisaris atau pemilik perusahaan. Jadi benar – benar independen dalam pelaksanaan tugasnya.


Peran pengendalian internal transaksi bank sebagai dasar pembuatan SOP

Setelah kita menganalisa hal – hal yang mungkin berdampak dan mengantisipasi dengan pengendalian internal, sebaiknya kita menerapkan dalam standard operating procedure / SOP. Agar proses yang dijalankan mempunyai pedoman berupa kebijakan perusahaan dalam SOP. Selain itu juga ditunjang dengan pemakaian formulir yang bisa mencatat data transaksi disertai bukti pendukung lainnya. Penerapan pengendalian internal ini untuk memastikan keamanan atas semua harta perusahaan dan tercatat dengan dengan benar dan akurat.

SOP yang dibuat nantinya akan menjelaskan apa tujuan SOP, dokumen yang terkait, rincian prosedur disertai penanggung jawab atas aktivitas transaksi. Seperti halnya dengan SOP Rekonsiliasi Bank yang berdasar pada pengendalian internal. Sekali lagi saya ingatkan bahwa SOP bisa dilakukan review dan revisi seiring kondisi perusahaan dan permasalahan baru yang mungkin bisa terjadi.